企業が行う決算業務の主なものとして、1年単位で行う「年次決算」や1カ月単位で行う「月次決算」が挙げられます。この記事では、各業務の流れやスケジュール、年次決算と月次決算の違い、決算業務を効率化するための方法などを紹介します。
目次
年次決算と月次決算の違いとは？
まずは、「年次決算」と「月次決算」の違いや意義、目的について解説します。
年次決算は義務、月次決算は任意で行う
決算とは、自社の財政状況や経営実績を確定するために行う一連の業務・処理を指し、実施するタイミングによって「年次決算」と「月次決算」に分けられます。
2つの決算業務の大きな違いは、年次決算は実施が「義務」であるのに対し、月次決算は「任意」で行われるという点にあります。
それぞれの意義や目的
年次決算の主な目的は、1年間の売上実績を総括することです。算出された売上データは財務諸表にまとめられ、株主や投資者、取引先などへ開示されます。年次決算の結果を受けて、企業内部では次年度の経営方針や資金調達計画が策定され、株主や取引先はその企業への投資や受発注の金額・回数などを判断します。
一方、月次決算は、社内で経営状況の把握や分析を行う目的で使われる傾向にあります。「月単位で方針の修正や業績の改善を行うための指標」という意味合いが強く、年次決算のベースにもなります。月ごとに売上の計算や軌道修正を実施しておくことで、年次決算の負担を軽減できるというメリットもあります。
年次決算業務の流れとスケジュール
年次決算業務は、以下のような流れ・スケジュールで行われることが一般的です。
1.決算整理
決算整理とは、年度内の取引のうち未処理のものがないかどうかを確認する作業です。実際には、決算整理前の試算表を作成して未処理仕訳の有無をチェックし、発見された場合は残高の修正を行います。
2.決算書（財務諸表）作成
次に、決算書（財務諸表）の作成を行います。決算書の作成にあたって用意する書類のうち、「財務三表」と呼ばれる貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書は特に重要とされ、決算が完了した後も一定期間保存しておくことが義務とされています。
作成された決算書は取締役会・会計監査などで精査され、定時株主総会への提出・内容報告が行われます。そのため、決算月や監査に必要な期間、株主総会の開催日などから逆算して作業を終えておく必要があります。
3.税金の計算・申告・納税
決算残高の確認・確定が済んだら、消費税・法人税・法人住民税・法人事業税を算出し、確定申告書へ記入します。法人税の確定申告は「事業年度の終了翌日から2カ月以内」に行うことが原則となっており、消費税は確定申告の方式によって提出する書類が異なります。それぞれの期限や必要書類などについては、あらかじめ確認しておくことが重要です。
月次決算業務の流れとスケジュール
続いて、月次決算業務の流れ・スケジュールを紹介します。
1.決算整理
月次決算の決算整理では、現金・預金勘定の帳簿残高と実際残高を突き合わせ、差異があった場合には修正を行います。その後、月次棚卸高の確定、仮勘定の整理、経過勘定や減価償却費・退職給付費用の計上などを必要に応じて実施します。
2.月次決算書（試算表）作成
決算整理の後は、月次決算書（試算表）を作成します。損益計算書と賃借対照表の2点は毎回作成されるケースが多く、他の書類（部門別損益計算書・予算実績管理表など）は企業の方針やその月の売上状況などによって必要性が判断されます。また、月次決算書のフォーマットや記載項目などが企業ごとに異なる場合もあります。
3.業績報告
月次決算書が作成できたら、経営陣へ業績報告を行います。このとき、他の月や前年同月と予算・実績などを比較できる資料を作成すると、的確な経営判断が下されやすくなります。
決算業務を効率化する方法は？
上記で紹介したような決算業務を効率化するにはどのような手段があるのでしょうか？4つの方法を紹介します。
業務マニュアルの作成・整備
業務マニュアルの作成が決算業務の効率化に役立つ場合があります。マニュアルがあれば業務の分担・引継ぎなどがスムーズになり、担当者の急な欠勤・退職などの際にも対応しやすくなります。すでにマニュアルがある場合、法改正などに応じて情報を定期的に更新しておきましょう。
システム・ツールの導入
システムやツールの導入によって決算業務をデジタル化し、効率化につなげる方法もあります。勘定科目の振り分けや予算・損益などの計算、必要書類の作成などを自動で行えるシステム・ツールを使用すれば、業務にかかる時間や人数を削減することが可能です。
しかし、特殊な仕訳や企業の独自フォーマットなどには対応していない場合も多く、すべてを自動化できないケースもあります。また、導入や追加開発などに大がかりな費用がかかるケースも想定しておく必要があります。
スケジュールの見直し
効率よく決算業務を進めるため、スケジュールの見直しを行うことも効果的です。決算日直前に業務を集中させるのではなく、前倒しできる業務は早めに行うなどして負荷の分散を図りましょう。余裕あるスケジュールで業務を実施すれば人的ミスも発生しにくくなり、確認・修正の手間を削減することにもつながります。
決算業務の外注
決算業務を外注するのも1つの方法です。決算業務に必要なスキル（簿記・会計などの資格や知識）と実務経験を持つ人に業務を委託すれば、効率化とともに業務のクオリティ向上も期待できます。
決算業務の外注先には、ビジネス事務代行会社、会計事務所、税理士、オンラインアシスタントサービスなどがあり、依頼できる業務の種類や範囲はそれぞれ異なります。決算業務をすべて請け負ってくれる外注先を選べば、それまで決算業務を担当していた社員にもコア業務（売上に直結する業務）を割り当てられるようになり、さらなる業績アップを目指せるという利点もあります。
決算業務のサポートなら「ビズアシスタントオンライン」
外注先のなかでも、オンラインアシスタントサービス「ビズアシスタントオンライン」には、以下のような特長があります。
まず、希望のスキルを持つアシスタントのマッチングを受けることができます。決算業務の経験者、有資格者、特定の会計システムの操作経験者などを紹介してもらえるため、業務を効率的に行える人材を確保できます。
1年を通した依頼だけでなく、繁忙期や決算期に限定した依頼も可能です。決算業務以外に、業務マニュアルの作成や整備・定型業務のスケジューリングなどをあわせて依頼することもできるため、状況に応じて柔軟に活用することができます。
また、利用料・成果報酬などは必要なく、アシスタントへの報酬のみで利用できるため、コストの削減にも有効です。
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まとめ
決算業務には年次決算と月次決算があり、それぞれ目的や業務内容が異なります。年次・月次を問わず、決算業務を効率化するにはいくつかの方法があるため、自社に合った対策を講じると良いでしょう。
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