感染症の流行や働き方改革により、リモートワーク化を進めた企業が大幅に増加しました。それに伴い、採用活動にもオンライン面接が導入が必要される機会が増えています。そこで今回は、オンライン面接のメリット・デメリット、スムーズに進めるコツ、おすすめのツールなどを解説します。
目次
オンライン面接を行うメリット・デメリット
オンライン面接は、通常の面接に比べると場所の制約がなくスケジュールを組みやすいため、面接業務を効率化できる点が特徴です。ここでは、メリットやデメリットを詳しく紹介します。
メリット1：応募しやすくなる
オンライン面接は移動時の交通費や移動にかかる時間が発生しないため、応募者の応募に対する心理的なハードルが下がりやすく、選考辞退率を下げられる可能性が高くなります。特に学生の場合、居住地に関係なく応募できるかどうかは学業と就職活動を両立させるためには重要なポイントといえます。また、応募へのハードルが下がるため一般的な面接に比べると応募者の数は増加する傾向があり、そのぶん優秀な人材の発掘につながる可能性も高まります。
メリット2：面接官育成の教材になる
オンライン面接ツールの中には録画機能・共有機能を備えたものがあるため、面接を録画しておいて後で確認したり、やりとりを振り返ったりする際に活用することができます。また、録画しておいた動画は面接官の育成教材として利用できる点もメリットです。
デメリット1：表情がわかりにくいことがある
オンライン面接はパソコンなどの画面を通して行うことから、細かな表情の変化がわかりにくい可能性があります。特に、カメラの画質が低い・周辺環境が暗いといった場合には注意が必要です。また、対面では応募者の仕草や上半身以外の部分を見られますが、オンライン面接で見られるのは主に上半身部分のみとなり、緊張に伴う仕草・変化なども感じ取りにくくなるといえます。
デメリット2：通信トラブルが起こる可能性がある
オンラインで行う面接となるため、インターネット環境が不安定な場所では、通信が途絶える・ノイズが入るなどといった通信トラブルが起こる可能性があります。開催者側が通信環境に配慮することはもちろんですが、応募者側にもWi-Fi環境が整っている場所へ移動してもらう・電波が安定している場所で接続するよう伝えておくと良いでしょう。
オンライン面接をスムーズに行うコツ
オンライン面接をスムーズに行うためには、以下に挙げるコツを意識してみてください。
事前の案内を丁寧に行う
オンライン面接を初めて行うという応募者もいることを考慮し、事前の案内はできるだけ詳しく行っておくようにします。具体的には以下の項目を中心に案内しておきましょう。
・イヤホンの用意（外部の雑音を遮断し、お互いの声を聴きやすくなる）
・服装（スーツなのか、私服なのかを案内）
・カメラ、マイクの動作確認
・スマートフォンでの参加について（事前に企業側が方針を決定しておく）など
連続面接の場合はURLを変える
2人以上と連続して面接を行う場合、オンライン面接の指定URLは別に発行しておくようにします。同一のURLを複数の応募者へ案内してしまうと、面接中の応募者の画面に次の応募者が参加してきてしまう可能性があります。連続面接の場合はそれぞれ異なるURLを発行しておくことも重要なポイントです。
面接前にアイスブレイクを行う
アイスブレイクはオンライン面接をスムーズに進めたいときにも効果的です。初対面の相手との面接は応募者・開催者どちらにとっても緊張しやすいシーンであるため、緊張を緩和し、和やかな雰囲気の中で面接を始めやすくするためにアイスブレイクによってリラックスする時間を設けましょう。たとえば、「オンライン面接の経験はありますか？」「緊張されていますか？」「こちらは寒さが厳しいですが○○さんの地域はいかがですか？」などがあります。
初心者でも簡単に利用できるオンライン面接ツール
オンライン面接を初めて行うという応募者は一定数いることを考慮し、オンライン面接ツール・システムはできるだけ設定が簡単なものを選択することがおすすめです。そこで、オンライン面接が初めての人でも簡単に操作できるツールを2つ紹介します。
BioGraph
BioGraphはクラウドタイプのWeb面接システムで、スマートフォンなどの端末にも対応できるツールです。面接前の通知機能や録画機能のほか、面接予約の段階で参加者の動作検証が行える動作認証機能も利用できます。なお、ツールの利用には企業側のアカウント作成が不可欠です。
【プラン】
・トライアル：無料
・ミニマム：1万円/月
・スタンダード：3万円/月
・プラチナ：5万円/月
・エンタープライズ：別途見積り
playse web面接
playse web面接は、オンライン説明会から面接後の評価まで一括で管理できるクラウドタイプのツールです。Web会社説明会のページ作成機能により、動画・スライドの公開やエントリーフォームへの誘導ボタンの設置もできます。ほかにも、参加者の自己紹介動画のアップロードが可能な「ヒアリングシート」、評価基準の均一化に有効な「面接評価シート」などの作成機能もあります。
プラン、料金については問い合わせが必要です。
オンライン面接ツールを導入する流れ
オンライン面接ツールを導入する流れを解説します。
ツール選定のための判断基準を決める
まずは、ツールを選定するための判断基準を決めましょう。判断基準がないまま選定すると、あとから必要な機能が不足していることに気付いたり、そのために余分な費用が発生したりする可能性があります。自社にとって必要な機能、面接をする頻度、面接官や参加者の人数などといった洗い出しを行い、条件に合うツールを検討します。
予算を見積もる
無料ツールではなく有料ツールを検討している場合、どのくらいの予算が必要になるのかを算定し、どのツールにするのか検討します。たとえば、利用期間を3年とした場合、ツール利用料や初期費用、カメラやマイクなどの周辺機器に必要な費用も忘れずに算定します。料金プランごとに管理者やユーザーの人数制限が設定されているかどうかも確認しておきましょう。
トライアルが可能であれば体験してみる
どんなに高機能なツールでも操作してみないことには分からない部分があるため、検討中のツールで無料トライアルを実施しているならば、まずは体験してみることもおすすめです。基本的な操作性のほか、接続の安定性・つながりやすさ、映像・音声技術などを確認できます。
採用業務やその他の業務を効率化するには？
採用業務や事務代行などを外注する場合、さまざまなスキル・実績を持つ人材を探せるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも業界最大手の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、テレワーク対応可能なフリーランスが多数登録しています。
一般事務や経理・会計などを得意とする人材を日本全国から探すことでき、社員を雇用する際にかかる費用（福利厚生費や交通費、賞与など）がかからないため、コストを抑えて外注できます。また、事前にオンライン面談を行えるため、個人の経歴やスキル、保有資格、人柄などを把握したうえで依頼するかどうかを検討でき、自社の求める人材や任せたい業務とのミスマッチを防げることもメリットです。
【クラウドワークスの発注事例】
・事務代行（データ入力やリサーチ業務、書類作成など）：時給1,000円前後
・採用代行（求人広告の作成、オンライン面接官の代行など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（テレアポやスケジュール管理、問い合わせ対応など）：月額3～10万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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まとめ
オンライン面接では、応募者がオンラインによる面接は初めてである可能性もあるため、事前案内の内容やアイスブレイクを行うなどの点に気をつけましょう。また、実施時は、自社にとって使いやすく必要機能が備わっているオンライン面接ツールを導入しておくと安心です。記事で紹介した導入の流れやおすすめのツールなどを参考に、自社に合ったツールを検討してください。
なお、採用活動だけではなく営業活動もオンライン化してみましょう。以下の記事ではオンライン商談に移行するメリットやコツ、おすすめツールや注意点などを解説しています。併せて参考にしてみてください。
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