業務効率化
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公開日: 2021.03.04

オンライン事務代行と相性の良い企業とは?メリットや依頼業務も紹介

オンライン事務代行とは、インターネット環境を利用して事務業務を外注できるサービスをさします。この記事では、オンライン事務代行へ依頼できる業務内容、主な依頼先、利用するメリット・デメリットなどを紹介します。

オンライン事務代行の依頼先としておすすめなサービスは?
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オンライン事務代行とは?


最初に、オンライン事務代行へ依頼できる業務と、主な依頼先について説明します。

依頼できる業務

オンライン事務代行は、事務業務を代行するサービスであるため、基本的には経理・総務・人事などといったバックオフィス業務を中心に依頼することができます。具体的には、請求書の発行・送付、支払いや振込などの経理業務、給与計算や採用関連の受付、スケジュール調整などの人事関連業務、勤怠データ入力や備品購入代行などの総務業務が該当します。

そのほか、役員のスケジュール管理や出張手配、メールの返信代行などの秘書業務、見積りや資料作成、顧客リスト作成などの営業サポート業務、WebページやSNS運用代行などを含めたサポート業務などを依頼できることもあります。

主な依頼先

オンライン事務代行の主な依頼先は3つあり、ビジネス事務代行サービス、フリーランス、オンラインアシスタントサービスに分かれます。

ビジネス事務代行サービスとは、サービスを提供する会社が事務業務の経験をもつ社員などをアシスタントとして揃え、オンライン上でお仕事の依頼から納品までの一連のやりとりができる会社をさします。会社によっては複数人のアシスタントがアサインされチームとして対応してもらえたり、オフラインによる対応を含んでいたりすることもあります。

フリーランスとは、事務経験のスキルをもつフリーランスへ直接依頼する方法をさします。また、オンラインアシスタントサービスとは、企業のニーズに合う在宅のアシスタントをマッチングしてくれるサービスをさします。経理・人事・秘書などの専門スキル・経歴をもつ人へ依頼できるうえ、アシスタントは在宅で業務を進めるためテレワーク環境に対応した人を探せるのが特徴です。

オンライン事務代行のメリット・デメリットは?

では、オンライン事務代行のメリット・デメリットには何があるのでしょうか。

メリット:人件費・固定費の削減になる

オンライン事務代行を利用するメリットは、社員や契約社員などを雇うための採用コストと、給与・社会保険料・交通費などの固定費を削減できる点です。それに加え、パソコンや備品などのコスト、作業場となるスペースなどを用意する必要もありません。

また、過去の就労経験などから特定のスキルを磨いてきた人へ依頼できるため即戦力を期待でき、一から教育する費用・手間や時間などが発生しないのもメリットです。

メリット:生産性の向上につながる

オンライン事務代行を利用することで、ノンコア業務として分類されるバックオフィス業務をまとめて外注することができるため、社員は企業の売上に直結するコア業務へ注力することができます。これによって生産性の向上につながりやすくなり、売上向上につながる可能性も高まります。

デメリット:担当者のスキルがわかりにくい

オンラインという環境面でのデメリットといえますが、誰が作業を行っているかが分かりにくく、担当者のスキルが見えにくいことが挙げられます。中には、相性が合わずに仕事がスムーズに進まないといった声が聞かれることもあり、契約前の面談では十分に時間をかけて認識のすり合わせをしておくことが求められるでしょう。

デメリット:依頼業務が限定される

オンラインによる事務代行であるため、来客対応、清掃、備品・資料管理などといったオフライン業務は依頼することができません。

また、事務代行へ依頼する企業の中には、社内の機密事項などの情報漏洩リスクを懸念し、資金繰り表の作成やお金の流れに関する重要な業務は社内で対応するようにしているケースも存在します。社内情報を渡す場合は秘密保持契約の締結や、セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶことがおすすめです。

オンライン事務代行の利用に向いた企業とは?


これまでの内容をふまえて、オンライン事務代行への依頼をおすすめできる企業とはどういうところでしょうか。

スタートアップ企業

まず、スタートアップ企業が挙げられます。比較的小規模の人数で立ち上げることが多いスタートアップはオンライン事務代行と相性が良く、事務職員を雇用する費用やパソコン・デスク・イスなどの備品を削減できる点、即戦力となるプロへ依頼できる点など、起業時のリソース不足やノウハウ不足の解消につなげられることが理由です。

中小企業

中小企業も、オンライン事務代行を利用することでメリットを得やすいといえます。スタートアップ企業の例と似ていますが、オンライン事務代行の利用によってコストを抑えながら必要な人員・ノウハウを補完でき、会社として注力すべき業務領域へ現状のリソースを有効活用できるため、業務効率化を目指すことが可能です。

事業拡大を目指す企業

そのほか、事業拡大を目指す企業などもオンライン事務代行の利用をおすすめできます。事業拡大を目指すフェーズでは、社員1人ひとりがコア業務へ集中することが求められます。オンライン事務代行の利用によってコストや時間の節約ができれば効率よくコア業務へ取り組むことができ、その結果として事業の拡大を目指しやすくなるからです。

オンライン事務代行でおすすめの依頼先は?


オンライン事務代行を依頼するなら、オンラインアシスタントサービスの「ビズアシスタントオンライン」をおすすめします。ビズアシスタントオンラインには経理・人事・秘書・営業サポートなどの事務領域の業務における経験者が多数揃っており、それらのプロの中から企業のニーズに合う人を無料でマッチングしてくれます。

契約前には面談ができるため、スキルや経歴などを口頭で確認することができます。また、セキュリティ面で心配な場合は秘密保持契約を結ぶことも可能です。アシスタントは業務単位ではなく時間単位での契約となり、発生するのは時間単価のみであるため、幅広く業務を依頼することもできます。

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まとめ

事務業務はバックオフィス系の業務に分類されるため、売上には直結しない業務=ノンコア業務だと認識されていることが多いです。このような業務をオンライン事務代行へ依頼することで、人件費・備品コストなどを削減できるだけでなく、社員がコア業務に集中しやすくなり生産性向上につながりやすくなります。スタートアップ企業や中小企業など、より社員の生産性を高めたい場合にはビズアシスタントオンラインでアシスタントへ依頼してみることをおすすめします。

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coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

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