社内における属人的な業務というのはリスクが付きまといます。そのため、担当者の不在時・退職時に仕事の引き継ぎができるよう、マニュアルを用意しておくことが重要です。いったん作成したマニュアルは新入社員の教育にも重宝するため、マニュアルの作成方法を確認していきましょう。
マニュアル作成のコツ・ポイント
マニュアル作成では以下のポイントを押さえることがポイントです。
仕事の全体像が分かるようにする
マニュアルにおいて重要なのは、仕事の全体像が見えるかどうかです。仕事の目的、全体の流れ、具体的な作業工程、求められる水準などの情報が俯瞰できる資料が望ましいです。
業務の判断基準を示す
エラーが起こったら最初にどのような確認を行うのか、それで問題解決できなければ誰に相談するのか等、判断基準を明確にしておきましょう。そうすることで新人社員でもスムーズに業務遂行をすることができます。
「目的」「理由」まで記載する
業界経験が長い人であれば、説明をしなくとも作業の目的や意味については想像がつきますが、業界未経験者や新人だと難しいでしょう。人によっては非生産的だと考える業務かもしれませんので、なぜ必要なのか、目的や理由も記載しましょう。
図や表を挿入する
文章で説明するよりも、写真や図表を掲載したほうが何倍も早く伝わり、理解しやすいこともあります。できるだけ写真や図表を用いたわかりやすいマニュアルにしましょう。
マニュアル作成の4ステップ
マニュアルを作成する際には何から手を付けたら良いのでしょうか。マニュアル作成の4つのステップを説明します。
制作ツールやスケジュールの決定
最初に行うのは、マニュアル制作に関する枠組みの決定です。まず対象者は誰なのかを明確にしましょう。新人社員なのか、あるいは他部署から異動になった社員なのかによって、説明する情報の量や表現が変わるためです。
次に、誰がマニュアルを作るのかを決めます。社内で作るのであれば、誰が・どんなツールを使って・いつまでに作るのか、またどのような状態で保管するのかを決めましょう。外注する場合にはどの会社にどのように依頼するのか、責任者は誰にするのかを検討する必要があります。
業務内容の情報収集、分析、整理
マニュアルにまとめる情報を集めます。その業務の担当者だったとしても、いざ人に説明するため文書に落とし込むのはなかなか大変な作業です。まずはどんな内容をどの手順で進めるのかを整理します。作業の頻度や順番、フェーズごとに確認すると良いでしょう。外注する場合でも、情報収集に関しては社内の担当者が行う必要があります。
構成の決定、マニュアル作成
情報を整理したら、マニュアル作成を開始します。資料を作る前は、まず構成を作り、わかりやすいものかどうかを検討してから制作に入りましょう。構成は目次としてマニュアルの冒頭に記載することで、見た人が情報を検索しやすくなります。
共有してブラッシュアップ
マニュアルを制作したら、まずは同僚や関係者と共有しましょう。業務フローはわかりやすいか、抜け漏れはないかを確認してもらい、内容のブラッシュアップを行います。修正後は再度、関係者と訂正ポイントについて話し合い、よりよいものへと改訂していきましょう。
マニュアルを作成する方法
マニュアルを実際に制作する方法について説明します。制作方法は大きく以下の3つに分けられるでしょう。
テンプレートを活用して社内で作成
社内でマニュアル制作の担当者を決めて依頼する場合は、テンプレートを活用するのがおすすめです。いちから構成やデザインを考えていては時間がかかってしまいます。そのため、ほかのマニュアル作成時にすでに活用しているテンプレートを流用すると、必要な内容や構成を簡単にまとめることが可能です。
作成ソフトやツールを活用
マニュアル作成用のソフトやツールを活用する方法もあります。このようなソフトは有料のものが多いですが、テンプレートをはじめ、ソフトによっては動画や画像作成もでき、高クオリティのマニュアルを作れます。
作成代行会社や個人にアウトソーシング
マニュアル作成に特化した事業を運営する会社もあります。「マンパワーが足りない」「高クオリティのマニュアルを作りたい」などの場合、作成代行会社に依頼することで課題解決ができるでしょう。
また、作成代行会社にアウトソースする以外にも、クラウドソーシングサイトを用いて個人やフリーランスに外注する方法もあります。個人やフリーランスに依頼する場合、クオリティ面だけでなく、直接制作者とコミュニケーションが取れるため効率的でスピーディな作成が期待できます。
マニュアル作成の外注ならクラウドワークス
クラウドソーシングサイトを通して、個人やフリーランスにマニュアル作成を外注する方法を詳しく説明していきます。クラウドソーシングサービスを活用するならば、業界ナンバー1のユーザー数を誇る「クラウドワークス」がおすすめです。
マニュアル作成スキルをもつ個人が多数在籍
クラウドワークスにはさまざまなスキルを持つ個人やフリーランスが多数登録していますが、マニュアル作成に特化したスキルや豊富な実績を持つクラウドワーカーもたくさんいます。たとえば、以下のページは、クラウドワークスの登録者一覧ページから「業務マニュアル」と入力して検索した結果です。
マニュアルといってもいくつかの種類があるため、検索窓にさらにキーワードを追加して入力することで、より個人やフリーランスを絞り込めます。ぜひ実際に調べてみてください。
一部工程や関連業務の依頼もできる
大枠は自社内で作成したいけれども、イラストだけ、図だけというように、特定の部分のみどうしてもプロに依頼したいということがあるかもしれません。しかし、制作会社に依頼するとなると、基本的にはすべての工程をお願いする形がほとんどです。
その点、クラウドワークスでは「マニュアルに関連するデータを集める」「挿入するイラストのみ依頼する」など、マニュアル作成の一部工程のみを依頼することも可能です。また、すでに作ったマニュアルを整えるため、仕上げの部分のみをデザイナーに依頼することもできます。
初回発注でもコンシェルジュで安心
クラウドワークスはもちろんクラウドソーシング自体が初めての場合、どのようにして依頼して良いのか迷ってしまうことでしょう。クラウドワークスには「CWコンシェルジュ」という無料サービスがあるため、良いクラウドワーカーを見つけるコツや予算などを電話で相談しながら発注できます。発注したいお仕事内容を伝えることで、募集文面を作成代行してくれるので、初回利用の人におすすめのサービスです。
まとめ
マニュアル作成をする際の最大のポイントは、記載する情報をわかりやすくまとめる点です。また、デザインや書面への落とし込みを外注する方法もひとつの策です。ぜひポイントを押さえて、使いやすいマニュアルを制作してみましょう。
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