特定の仕事を「雑務」と表現することがあります。雑務には「誰にでもできる仕事」というイメージがありますが、実は雑務を行うことにはメリットも存在します。今回は、雑務とは何か、また、雑務をこなすメリットや減らす方法などについてまとめました。
目次
そもそも雑務とは？
雑務とはいったいどういう仕事を指しているのでしょうか。雑務の定義や、雑務に当てはまる業務例を紹介します。
売上とは直接関係しない業務全般
雑務の定義とは「主たる業務とは関係のない雑多な仕事」です。ここで言う「主たる業務」とは、売上に関係する業務を指しているため、雑務とは「売上に直接的に影響を与えない仕事」となります。
雑務に当てはまる業務の例
雑務に当てはまる業務例を挙げると、ゴミ捨て、掃除、電球の取り替え、備品管理、来客へのお茶出しなどが当てはまります。これらは直接的に売上には影響はありませんが、いずれも快適に働く環境を保つためには重要な仕事です。働く社員一人ひとりがこれらの雑務をこなすことにより、社内環境は保たれます。
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雑務をこなすことで得られるメリット
雑務は社内環境を維持するためには必要不可欠と言えますが、雑務をこなすことのメリットには何があるのでしょうか。
業務のメリハリがつけられる
同じ業務を何時間も続けて行うと、どうしても集中力が途切れてしまいがちです。このような時の気分転換になるのが雑務です。特別、集中力が必要な作業ではないため、気楽にできるメリットがあります。
それに加えて、自席を離れて取り組むことも多いので張り詰めていた仕事脳をリセットでき、改めて集中して業務に戻ることも可能です。業務のメリハリやストレスの軽減にもつながり、良いアイディアなども浮かびやすくなるでしょう。
社内の状況把握につながる
自分の業務だけに集中していると、どうしても社内のほかの部分に意識が向かなくなりがちです。届いたFAXの配布やごみの分別などの雑務を行うことで、他部署のメンバーとのコミュニケーションが生まれるだけではなく、自分の仕事以外にも目を向けるきっかけとなり、社内全体の状況把握にもつながります。
生産性の向上につながる
ゴミをまとめたら終わり、電球を変えたら終わりなど、雑務は「業務の完了」を感じやすい仕事です。これはタスク完了のトレーニングにもなり、タスクを分解し、雑務を行うタイミングや効率的な導線などを意識して行うことで、結果として通常業務の生産性向上にもつながります。
雑務を減らす方法とは
前章で述べたとおり、雑務は誰が行っても良い業務であるものの、かといって雑務ばかりが増えてしまうとメインの業務に割ける時間がどんどん減ってしまいます。あまりにも雑務が多い・雑務時間が占める割合が大きいと感じるならば、雑務作業を減らすことを考えてみましょう。
雑務を効率化する
雑務は、徹底的に効率化を図ることで時間を圧縮することができます。たとえば、1日のうち3回に分けて行っていた雑務を1回にまとめることも方法のひとつです。また、一人ひとりが行っていた雑務を当番制にし、当番になった人が全員分の雑務を請け負う、というのも効率化につながります。
外注を活用する
社内では抱えきれないほどの雑務や、専属の担当者が必要となるような雑務ならば、外注することも検討してみましょう。外注業者を「担当者」にして雑務をこなしてもらえば、社員はそれぞれが抱えるコア業務に集中できるようになります。
雑務外注なら「クラウドワークス」
雑務は細分化された業務のため、それぞれに専門業者がありますが、複数の業者へ依頼すると外注コストの負担が大きくなってしまいます。雑務を一括で請け負う人材を探すほうが現実的で、オンライン上で対応可能な業務なら個人へ依頼することでコストを減らせます。
そこでおすすめなのが、クラウドソーシングサービス（※）を利用する方法です。なかでも業界最大手の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。休職・転職中の経理担当者や、リモートでの仕事環境が整っている人材を確保でき、さまざまな業務を小ロットから外注できます。
【クラウドワークスの発注事例】
・簡易的な事務代行（データ入力や書類作成、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・バックオフィス業務代行（経理や会計、総務など）：時給1,000～1,500円
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まとめ
雑務は誰でもできる仕事としてのイメージがあるものの、働く環境を快適に保つためには欠かせない業務です。雑務を行うことによって気分転換できるなどのメリットもありますが、あまりにも雑務が多くなってしまったら外注を検討してみてください。雑務を効率化して快適に仕事に集中できるようにしましょう。
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