働き方改革が進むにつれて注目が集まり、導入する企業が増えている「オンライン秘書」ですが、具体的にはどのようなサービスなのでしょうか。ここでは、採用や派遣雇用とオンライン秘書の違いや、活用するメリット・デメリット、料金相場、依頼方法などを説明します。
目次
そもそもオンライン秘書とは？
まずは、オンライン秘書とはどういうサービスなのか紹介しましょう。
オンラインで業務を依頼するサービス
オンライン秘書とは、ルーティンワークや、ルールさえわかれば誰でもできるような業務を、リモートワーカーがオンラインで代行・サポートするサービスのことです。同サービスを活用することで社員はコア業務を効率よく進めることができ、残業時間削減にもつながるため、多くの企業が導入するようになっています。
派遣や採用との違い
コア業務以外をこなす人材を探す場合、派遣社員や社員の採用が選択肢となりますが、オンライン秘書は業務の時間や人単位で業務を依頼するため、採用コストだけでなく社会保険・福利厚生費・交通費などがかからないのが特徴です。また、それぞれの業務に高いスキルを有する個人が登録しているので、育成期間などを必要としない「即戦力」として活用できます。
依頼できる業務は多岐にわたる
依頼できる業務はスケジュールやアポイント調整などの一般的な秘書業務のほか、経理・財務・人事業務、資料作成やメール対応などの営業アシスト、SNS投稿やコメント返信、Web広告運用などのマーケティング業務、専門性を有するクリエイティブ業務など、多岐にわたります。
現在は子育てや介護などで出勤すること自体が難しいものの、かつてその業務を専門に勤務していた人が対応するため、クオリティ面でも安心です。
オンライン秘書のメリット・デメリット
便利なオンライン秘書ですが、メリット・デメリットそれぞれを整理しておきましょう。
オンライン秘書のメリット
メリットとしては、自社のスタッフがコア業務に専念できるため、業務の効率化と働き方改革の推進、ひいては業績向上につなげることができます。また、アシスタントとは「1カ月50時間まで」「1日5時間程度」などのように時間単位での契約ができるため、繁忙期や緊急時のみの利用でも問題ありません。
それに加えて、自社のリソースでは対応できない専門的な仕事でも、あらゆる業務における専門家が全国からオンライン上に集まっているオンライン秘書ならば、即戦力となるプロ人材に仕事を依頼できます。
オンライン秘書のデメリット
一方のデメリットは、書類の整理や茶菓の提供など、オフィス内で行うオフライン業務はもちろん依頼できません。また、事前に依頼相手とオンライン面談をしてスキルなどを口頭ですり合わせしてから契約できることもありますが、実際のスキルは仕事が始まるまでは確認できないことも多いです。
それに加えて、面談内容や経歴をもとに判断することになるので、コミュニケーション能力や、相性の良し悪しなどでミスマッチが起こる可能性もないとはいえません。
オンライン秘書の料金相場
オンライン秘書の料金は、月に決まった時間の業務を月額料金で支払う方法と、業務別に支払う方法の2種類があります。前者は業務内容が固定していないので、決められた時間内でさまざまな仕事をお願いしたい場合に向いています。料金相場は、月に30時間契約の場合では7～12万円前後となり、時給で2,000～4,000円ほどです。
後者のほうは、その業務内容に合わせてあらかじめ決められている料金を支払う方法です。記帳や給与計算だけを臨時で頼みたいなどの場合は、こちらのほうがコスト削減にもなります。料金相場は、例えば給与計算の場合では1人あたり600円～、決算処理代行では4万円～、ライティング業務は上級レベルならば文字単価5円～が目安です。
いずれの方法にしても、オンライン秘書を利用する場合のおおよその目安は、時給3,000円前後を見込んでおくと良いでしょう。
オンライン秘書なら「クラウドワークス」がおすすめ
オンライン秘書を依頼したい場合、引き受けてくれる個人を探して仕事を依頼することもできますが、比較的安くスムーズに外注できるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法もおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキルを持つ人材が登録しています。
クラウドワークスを活用すれば、経理・会計の経験者や、秘書業務を得意とする人材などを広く探すことができます。リモートでの業務委託契約になるため、社員を雇用する際にかかる費用（福利厚生費や賞与、交通費、その他備品代など）がかからず、コストを抑えてオンライン秘書を外注することが可能です。また、事前にオンライン面談を行えるため、実績やスキル、保有資格、人柄などを確認したうえで依頼するかどうかを検討できます。
【クラウドワークスでの発注事例】
・事務代行（データ入力や資料作成、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、領収書の精算、給与計算など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（スケジュール管理やアポ取り、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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