働き方改革が進むにつれて注目が集まり、導入する企業が増えている「オンライン秘書」ですが、具体的にはどのようなサービスなのでしょうか。ここでは、採用や派遣雇用とオンライン秘書の違いや、活用するメリット・デメリット、料金相場、依頼方法などを説明します。
目次
そもそもオンライン秘書とは？
まずは、オンライン秘書とはどういうサービスなのか紹介しましょう。
オンラインで業務を依頼するサービス
オンライン秘書とは、ルーティンワークや、ルールさえわかれば誰でもできるような業務を、リモートワーカーがオンラインで代行・サポートするサービスのことです。同サービスを活用することで社員はコア業務を効率よく進めることができ、残業時間削減にもつながるため、多くの企業が導入するようになっています。
派遣や採用との違い
コア業務以外をこなす人材を探す場合、派遣社員や社員の採用が選択肢となりますが、オンライン秘書は業務の時間や人単位で業務を依頼するため、採用コストだけでなく社会保険・福利厚生費・交通費などがかからないのが特徴です。また、それぞれの業務に高いスキルを有する個人が登録しているので、育成期間などを必要としない「即戦力」として活用できます。
依頼できる業務は多岐にわたる
依頼できる業務はスケジュールやアポイント調整などの一般的な秘書業務のほか、経理・財務・人事業務、資料作成やメール対応などの営業アシスト、SNS投稿やコメント返信、Web広告運用などのマーケティング業務、専門性を有するクリエイティブ業務など、多岐にわたります。
現在は子育てや介護などで出勤すること自体が難しいものの、かつてその業務を専門に勤務していた人が対応するため、クオリティ面でも安心です。
オンライン秘書のメリット・デメリット
便利なオンライン秘書ですが、メリット・デメリットそれぞれを整理しておきましょう。
オンライン秘書のメリット
メリットとしては、自社のスタッフがコア業務に専念できるため、業務の効率化と働き方改革の推進、ひいては業績向上につなげることができます。また、アシスタントとは「1カ月50時間まで」「1日5時間程度」などのように時間単位での契約ができるため、繁忙期や緊急時のみの利用でも問題ありません。
それに加えて、自社のリソースでは対応できない専門的な仕事でも、あらゆる業務における専門家が全国からオンライン上に集まっているオンライン秘書ならば、即戦力となるプロ人材に仕事を依頼できます。
オンライン秘書のデメリット
一方のデメリットは、書類の整理や茶菓の提供など、オフィス内で行うオフライン業務はもちろん依頼できません。また、事前に依頼相手とオンライン面談をしてスキルなどを口頭ですり合わせしてから契約できることもありますが、実際のスキルは仕事が始まるまでは確認できないことも多いです。
それに加えて、面談内容や経歴をもとに判断することになるので、コミュニケーション能力や、相性の良し悪しなどでミスマッチが起こる可能性もないとはいえません。
オンライン秘書の料金相場
オンライン秘書の料金は、月に決まった時間の業務を月額料金で支払う方法と、業務別に支払う方法の2種類があります。前者は業務内容が固定していないので、決められた時間内でさまざまな仕事をお願いしたい場合に向いています。料金相場は、月に30時間契約の場合では7～12万円前後となり、時給で2,000～4,000円ほどです。
後者のほうは、その業務内容に合わせてあらかじめ決められている料金を支払う方法です。記帳や給与計算だけを臨時で頼みたいなどの場合は、こちらのほうがコスト削減にもなります。料金相場は、例えば給与計算の場合では1人あたり600円～、決算処理代行では4万円～、ライティング業務は上級レベルならば文字単価5円～が目安です。
いずれの方法にしても、オンライン秘書を利用する場合のおおよその目安は、時給3,000円前後を見込んでおくと良いでしょう。
オンライン秘書の募集方法や依頼先とは？
オンライン秘書を依頼する方法は、個人やフリーランスに依頼する、もしくはサービス会社を通して依頼するの2択です。
個人事業主やフリーランスに依頼
まずは、クラウドワークスのようなクラウドソーシングを利用して依頼相手を見つける方法があります。例えば、クラウドワークスには100万人を超すクラウドワーカーが登録しており、あらゆる業務のスキルをもつ個人を探せます。サイト上から希望する職種やスキルを持つクラウドワーカーを検索すると、個人を絞り込めるため、実績や評価をもとにもっとも合う人を選べます。
オンライン秘書サービス会社に依頼
もうひとつは、「ビズアシスタントオンライン」など、オンライン秘書サービスを提供している会社に依頼する方法です。前述したクラウドワークスでの依頼は、案件単位での契約となるため、原則としてそれ以外の業務を依頼することはできません。
一方、オンライン秘書サービスなら「時間単位」「人単位」での契約なので、幅広い業務をフレキシブルに依頼することが可能です。スケジュール調整やメール返信など、匿名クラウドワーカーには頼みづらい業務も、オンライン秘書ならば依頼しやすくなります。
オンライン秘書ならビズアシスタントオンライン
オンラインアシスタントやオンライン秘書サービスを提供する「ビズアシスタントオンライン」は、約320万人の在宅アシスタント人材が登録しており、自社のニーズに合ったアシスタントをマッチングしてくれるサービスです。
事務局が人材データベース上に確保しているのは、厳しいスキルチェックと面接を通過したハイスキル人材のみ。人材を探すところから始めるとなると手間も時間もかかり、ミスマッチが起こる可能性もありますが、一定のレベル以上の人材から選んでくれるのは大きなメリットです。
依頼できる業務は事務領域が中心となりますが、お互いにミスマッチが起こらないよう契約前に相手と面談ができます。万が一、希望していた人材とは異なる場合、違うアシスタントを再度マッチングしてもらうことも可能です。
クラウドワークスでの依頼は単体業務を気軽にプロに依頼できるところがメリットですが、ビズアシスタントオンラインはお仕事における優秀なアシスタントを確保するイメージ。そのため、単発契約ではなく最短1カ月・月50時間からの契約となります。給与計算だけ・データ入力だけというよりも総務業務全般をフォローして欲しい時や、SNS広告運用とカスタマーサポートを一緒に依頼したいなどの時にはビズアシスタントオンラインが最適です。
まとめ
働き方改革の推進が本格化するにつれ、利用する企業が増えている「オンライン秘書」は、ハイスキルな人材を低コストで効率よく活用できるため人気のサービスです。中でも、ビズアシスタントオンラインならば豊富なデータベースとハイスキル人材を揃えているので、安心して依頼できるでしょう。固定費がかからないぶん派遣や採用よりもコストが抑えられるため、ぜひ検討してみてください。
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