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公開日: 2020.12.24

ウェビナー開催のメリット・デメリット、必要な準備等を一挙に解説!

ウェビナーは「Web」と「Seminar」を合わせた言葉で、オンライン上で開催されるセミナーや講義、講演などのことをいいます。この記事では、ウェビナーの配信方法やウェビナー開催のメリット・デメリット、ウェビナーのメリットを生かすために必要な準備などについて紹介します。

ウェビナーの配信方法にはどんな種類がある?

はじめに、ウェビナーの配信方法の種類や特徴を紹介します。

リアルタイム配信・録画配信

ウェビナーには、ライブ形式でセミナーの様子を配信する「リアルタイム配信」と、あらかじめ録画しておいた動画を配信する「録画配信」があります。参加者に臨場感を持ってもらいやすいのはリアルタイム配信ですが、録画配信では事前編集で資料やデータを追加できるため、参加者の理解が深まりやすいという特徴があります。

一方向配信・双方向配信

配信の方向性による種類の違いもあります。配信元から参加者へ一方通行で配信を行うのが「一方向配信」、ウェビナーの開催中に配信者(講師)と参加者(受講者)が相互交信を行えるのが「双方向配信」です。

録画配信を選択すれば必然的に一方向配信となるケースが多く、リアルタイム配信では一方向・双方向どちらの配信方法も使われます。タイムテーブル通りにウェビナーを進めやすいのは一方向配信、参加者の反応や疑問点をウェビナー中に把握できるのは双方向配信といえ、必要に応じて選択されることが一般的です。

リアルタイム・録画・一方向・双方向それぞれのメリットを生かすために、「講義部分のみ一方向・録画による配信を行い、リアルタイム・双方向配信に切り替えて質疑応答を行う」というケースも見られます。

ウェビナーを開催するメリットとは?

次に、ウェビナーを開催することで得られるメリットを紹介します。

場所を選ばず配信・受講できる

まず、場所を選ばずに配信・受講できるというメリットが挙げられます。インターネットに接続することができれば、配信者・参加者のどちらも任意の場所からウェビナーを配信・閲覧することが可能です。

費用や時間の削減につながる

通常のセミナーに比べて、ウェビナーは費用や時間を削減しやすい点もメリットです。多数の参加者を収容できる会場を手配する必要がなく、参加登録や受付はオンライン上で済ませることができるため、会場費・設営時間・人件費などの節約につながります。

一方、参加者は指定の会場へ出向くことなく受講できるため、交通費や移動時間をカットすることが可能です。

再配信やリプレイが可能

ウェビナーの内容を録画しておけば、オンライン上で再配信・リプレイができるという利点もあります。配信者が同じ内容のセミナーを繰り返し開催したい場合、参加者が講義の内容をもう一度確認したい場合などに役立てることができ、不参加者のフォローアップにも活用できます。

ウェビナーを開催するデメリットや注意点は?

続いて、ウェビナーの開催にともなうデメリットや注意点を紹介します。

インターネット状況に左右される

場所を選ばないというメリットの反面、ウェビナーの配信・受講がインターネット状況に左右されるという点には注意が必要です。インターネットの接続状況が不安定な環境下で配信・受講を行うと、予定時間に開始できない、映像や音声が途切れるなどのトラブルが起こる可能性があります。また、ウェビナーの配信に使用するシステムのサーバーで障害・メンテナンスなどが発生し、安定した配信が難しくなる場合もあります。

使用ツール・機材でクオリティが変わる

ウェビナーに使用するツールや機材によって、配信する映像・音声などのクオリティが変わるという点にも注意しましょう。PCは大容量の動画配信にも対応できるスペックを備えたもの、ウェブカメラ・録画用のカメラは見やすい画質を提供できるもの、マイクはクリアーで聞きやすい音声を提供できるものを用意し、ウェビナーの開催前には各機材について動作テストを行っておくと安心です。

ウェビナーに使用するツールにはさまざまなものがあるため、詳しくは以下の記事を参照してください。

関連記事:ウェビナーのマーケティング効果を高めるには?おすすめツールも紹介

受講者の途中離脱を招きやすい

ウェビナーには、受講者(参加者)の途中離脱を招きやすいというデメリットがあります。

通常のセミナーであれば、途中離脱の際には退席・退場をしなければならないため、他の参加者への迷惑を気にして心理的なブレーキがかかりやすい傾向にあります。しかしウェビナーでは簡単な操作で離脱が可能であるうえ、離脱によって他人に迷惑がかかるケースもあまりありません。そのため、内容がつまらない・他の予定を優先させたいなどの理由で視聴を中断する参加者も一定数いることが予想されます。

メリットあるウェビナーのための準備とは?

では、有意義なウェビナーを開催するためにはどのような準備が必要なのでしょうか?

インターネット状況の確認と周知

先ほども説明した通り、インターネット状況はウェビナーの配信・受講を大きく左右する要素です。接続状態が良好であるか、サーバーが正常かつメンテナンスなどの予定がないかなどの点についてあらかじめ確認をしておきましょう。

また、参加者へもインターネット状況を事前にチェックしてからウェビナーを受講するよう周知を行っておくことが推奨されます。

ツールの仕様やレジュメ内容の把握

ウェビナーで講師やそのサポート役を務める人であれば、使用ツールの操作手順やレジュメの内容を事前に把握しておくという準備も必要です。ウェビナーの進行が順調であれば参加者の理解度や好感度がアップする可能性が高まり、リピーターの獲得も期待できます。逆に、ツールの操作に手間取ったり、話す内容にまとまりや説得力がなかったりすると、参加者の印象を悪くしてしまうことにつながります。

各種トラブルの想定と対策

ウェビナーの開催にともなって想定されるトラブルをリストアップし、事前に対策を講じておくことも重要な準備といえます。インターネット・使用ツール・機材などを原因とするウェビナーの中止や中断、講師の体調不良、予期せぬ質問への対処法など、多方面のトラブルを想定しておくことが必要です。

ウェビナー開催中のトラブル発生に備えて、サポートスタッフを待機させておくのもひとつの方法です。講師・サポートスタッフともに自社内に適任者がいない場合、スキルや知識を持った外部の人材を探すことも有効です。

ウェビナー関連業務の依頼は「クラウドワークス」

ウェビナー開催にあたって依頼したい業務がある場合、クラウドソーシングサービスを活用するとスムーズです。なかでも、日本最大級のクラウドソーシングサービス「クラウドワークス」には多彩なスキルを持ったクラウドワーカーが登録しているため、希望の人材を見つけやすいというメリットがあります。

たとえば、ウェビナーツールに詳しい人材を探し、ツールの導入サポート、使い方のレクチャー、操作マニュアルの作成などを依頼することができます。また、ウェビナー開催経験のある人材に講師やサポート役を依頼したり、インターネット・ツール・機材のトラブルに対応できる人材を待機スタッフとして確保したりすることも可能です。

各クラウドワーカーのウェビナーに関する知識・経験の有無は発注前に確認できるため、契約時のミスマッチが発生しにくい点もポイントです。

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まとめ

ウェビナーの開催には、さまざまなメリット・デメリットや注意点があります。効果的なウェビナーのためには各方面の準備やリスクヘッジをきちんと行い、必要があれば外注に頼ることなども検討してみてはいかがでしょうか。

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ippo(一歩)
ビジネス系Webメディアにて執筆を担当。カード決済会社など、複数のオウンドメディアでの執筆経験あり。自身が従業員の教育や指導で得た経験を活かした、業務効率化やビジネス知識の解説などのテーマを得意とする。ブログ運営やビジネス心理学講座で1年半以上学んだ知識や経験をもつ。

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