業務効率化
2018.11.30
Pocket

事務は本当に大変?大変な理由とその改善方法をわかりやすく解説!

事務職には、オフィス内で電話応対や書類整理等を行う一般事務や、営業職のアシスタント業務を行う営業事務、その他、経理事務や医療事務などの資格保有者が就く事務職と多数あります。営業事務は、営業のアシスタント的な役割なので外勤も多く、得意先が相手なので、ミスが許されない仕事を求められる職種です。また、資格が必要な事務は、より高度な専門性と正確性が求められるため、精神的に気が抜けないことが多い職種です。

ここでは、一般的には誰でもできると思われているものの、実はマルチな才能が求められるなど、大変なことも多い一般事務について、その業務内容ややりがい・苦労などのほか、大変な作業を改善する方法等についてご紹介します。

事務作業の大変さとは?


企業における一般事務は、主に電話の応対や来客対応、資料整理などが主な業務であり、縁の下の力持ち的な存在であり、会社になくてはならない存在です。特別に高度なスキルや資格等は必要ありません。しかし、その仕事は多岐に渡り、たくさんのことをある一定レベル以上にこなさなくてはならない大変さもあります。実際には、どのようなことが大変と言われているのでしょうか。

やることの種類がバラバラ

一般事務の仕事の範囲は、勤めている企業の業種や規模によっても異なりますが、主に行うのが資料や契約書の作成、伝票整理、データまとめ、郵便物や新聞等の仕分け、ファイリング作業、電話や来客応対、清掃などと多岐にわたります。

また、資料作成をするためのエクセルやワードを使えるスキルを必要とされることが一般的です。簿記や英会話技能など、より専門性を求められる場合もあります。このほかにも、電話や接客応対のためのコミュニケーション能力や、サポート的な仕事が多いことから、細やかな気遣いなども求められます。やることや必要なスキル・能力が多岐に渡る上に、それらを一定レベル以上に仕上げなければならない大変さがあるでしょう。

重要な業務を一人で任されることも

小さな職場などでは一般事務が1人しか居なく、あらゆる仕事を任せられることも少なくありません。中には重要な業務を1人に任せられることもあり、会社の重要なデータを扱う資料や企画書の作成、秘書のような社長・役員のスジュール管理、営業補佐的に外勤まで行うこともあります。

責任ある仕事に誇りを感じる場合はやりがいにもなりますが、日々忙しく、不満を感じる人も多いかもしれません。

細かい人間関係

一般事務は原則オフィスワークとなるため、ほかのスタッフと良好な人間関係を築いておくことが重要です。仕事を時間内に済ませるためには、スタッフ間での効率的な仕事の振り分けが必要となり、チームワークが大切になります。事務職は女性が多い企業も多く、女性同士のひがみややっかみ、仕事への責任感の違いなどにより、人間関係がぎくしゃくしがちです。女性同士だけではなく、小さな会社であれば、男性も含めて人間関係に気を使う必要があります。自分の仕事をしっかりとこなしつつも、周囲とうまくやっていく努力も大切です。

事務作業のやりがいとは?


一般事務は、仕事の量や質、人間関係も含めて大変そうですが、一方でやりがいも多くあります。ご紹介しましょう。

役にたっていることが目に見えてわかる

会社の営業やほかのスタッフのサポート的な役割が多いため、例えば、頼まれた資料をきれいに早く作ったり、来客用に選んだ茶菓子が喜ばれたりなど、些細な事でも直接褒められたり感謝されたりすると、やはり嬉しいものです。また、営業数字のように、成果や実力が目に見えるわけではない職種ではあるものの、一般事務のサポートがあるこそ、営業職やほかのスタッフが気持ちよくスムーズに仕事ができ、数字につながっているのです。

そういう意味では、こうしたサポートも、目に見えてわかるやりがいのひとつです。

多くの部署の方と関わることができる

仕事が多岐に渡る分、あらゆるセクションの人と接することができます。小さな会社では、営業、総務、企画などすべての人と関わることになります。また、大企業では、敷地内でセクションが分かれていることもあり、工場で作ったデータ資料を営業に渡したり、総務から受け取った郵便物を役員に届けたりなど、あらゆるセクションや業種を超えて、色々な人と接することができます。接するたびにコミュニケーションを取ることで、見分を高めることもできます。

スキルを活かした転職ができる

毎日続けて行う事でスキルアップするパソコンや事務処理能力、コミュニケーション能力は、ほかの職場でも活かすことができます。また、経理などを行っていた場合、その経験値や実績を活かして会計事務所や監査法人への転職も可能です。

同じ社内でも、登用制度があれば、総合職への転職も夢ではありません。毎日同じ仕事をしていても、気持ちの持ちようで、単純な仕事からたくさんのことが得られるはずです。キャリアアップを望むのなら、自分が何をしたいのかの目標を定めて、それに必要な知識や知見、スキルなどを、日々の仕事や人間関係から貪欲に吸収するように努めると良いでしょう。

事務の大変な作業を改善する


多岐に渡る事務の仕事を、より効率的にレベルの高い仕事にするためにはどうしたら良いでしょうか。

担当業務を洗い出す

まず一度、業務全体の棚卸を行った上で、最初にやらなくても良い無駄な作業を省きましょう。次に、資料整理、データ入力など、業務の種類別に分類し、その上で納期別に分けていきます。

そして、仕事のボリュームを見ながら担当者を決めていきます。業務によっては1人でできるものもあれば、複数でやらなければならないものなどもありますが、手分けをし、実際には途中経過をスケジュール管理しながら、遅れているところに他から人を充てるなど調整を行いながら進めていきましょう。

自動化できることがあればする

毎日行わなければならないルーティンワークや、誰がやっても同じレベルでできる仕事は、なるべく自動化を図ります。情報共有を毎日同じ時間にメール配信できるシステムを構築したり、マクロを使ってエクセル・ワードのドキュメントをボタン1つで処理するなど、人が関わらなくても良いフローを作ることもできます。

自分がしなければいけない業務以外を外注する

どうしても自分がやらなければならない仕事以外は、外注することも視野に入れます。最近では、業務のアウトソーシングは一般的であり、外部に委託する分、質の高い成果を得られることも多くあります。

また、クラウドソーシングを利用して、不特定多数の人に公募形式で業務を委託することも増えています。最初は、顔の見えない相手への発注で不安はあるものの、事前テストやメッセージのやり取りで、質の高い業務提供者を選択することができます。

まとめ

マルチスキルが求められる一般事務の仕事は大変とは言え、やりがいもあり、スキルアップも望める職種です。仕事が増えた時や多くをこなさなければならない時は、業務の自動化やクラウドソーシングなどを上手に活用しながら効率化を図ると、負担も軽減できます。積極的に取り入れていきましょう。

Pocket


bonpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランやの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

コメントは受け付けていません。