事務の仕事には、オフィス内での電話応対や書類整理などを含めた一般事務、営業職のアシスタント業務を行う営業事務、そのほかにも資格保有者が就く経理事務や医療事務などがあります。ここでは、一般事務を取り上げ、業務の内容や大変さ、やりがい、仕事の効率アップ方法などを紹介します。
目次
事務作業の大変さとは？
企業における一般事務は、主に電話の応対や来客対応、資料整理などです。高度なスキルや資格が求められない業務もありますが、「縁の下の力持ち」的な存在であり、会社になくてはならない存在です。さらに、事務の業務領域は幅広いため、複数の仕事を同時にこなさなくてはならない難しさもあります。具体的にはどのようなことが大変と言われているのか、以下で紹介します。
仕事の種類が多い
勤めている企業の業種や規模によっても異なりますが、一般事務の仕事には、各種資料・契約書の作成、伝票整理、データまとめ、郵便物や新聞等の仕分け、ファイリング作業、電話や来客応対、清掃など、多くの種類があります。
資料作成にはエクセルやワードを使えるスキルが必要であり、さらなる専門性（簿記や英会話技能など）を求められる場合もあります。また、電話対応や接客のための日本語力・コミュニケーション能力なども必要であり、他人への細やかな気遣いなども重要です。仕事の内容や必要なスキル・能力が多岐に渡る上、どの仕事も一定以上のレベルを保たなければいけないという大変さがあるでしょう。
重要業務を任されるケースもある
小さな職場などでは事務職が1人しかいないケースもあり、あらゆる事務業務をこなさなければならない場合もあります。中には重要な業務を任せられることもあり、会社の重要なデータを扱う資料や企画書の作成、秘書のような業務や営業補佐、外勤まで行うケースもあります。責任ある仕事に誇りを感じる・モチベーションアップになるという人もいる反面、多忙さや重責に不満を感じる人も多いかもしれません。
円滑な人間関係・チームワークの維持
一般事務はオフィスワークであることが多いため、社員やスタッフと良好な人間関係を築いておくことが重要です。業務を時間内・期限内に仕上げるためには、スタッフ間での効率的な仕事の振り分けが必要であり、チームワークも大切です。個人間のひがみややっかみ、仕事への責任感の違いなどによって人間関係やチームワークを円滑に保つことができなければ、仕事もスムーズには回りません。自分の仕事をしっかりとこなしつつ、周囲との良好な関係を維持しなければならないという大変さがあるでしょう。
事務作業のやりがいとは？
一般事務には大変なことが多い一方、やりがいもあります。どのようなことが事務のやりがいと言えるのか、以下に紹介します。
会社の役に立っている実感を持てる
事務はほかのスタッフのサポート的な役割も多いため、頼まれた資料を早くきれいに仕上げたり、来客用に選んだ茶菓子が喜ばれたりした際などには、直接感謝を伝えてもらえる機会があります。一般事務の堅実なサポートが会社の業績や成果にもたらす効果は大きいといえ、「会社の役に立っている」という実感はやりがいにもつながるでしょう。
多くの部署と関われる
事務は仕事が多岐に渡る分、社内のさまざまなセクションの人と接することができます。小さな会社では、営業・総務・企画などすべての部署と関わるケースもあります。また、大企業では、他部署が作成したデータ資料を営業部へ渡したり、総務部から受け取った郵便物を役員に届けたり、部署を超えて多くの社員と接する機会もあるでしょう。たくさんの部署と関わることで顔と名前を覚えてもらえたり、仕事上で頼ってもらえたりすることを事務のやりがいと感じる人もいます。
スキルを活かした転職・異動も可能
事務業務を行うと、パソコンスキルや事務処理能力、コミュニケーション能力などが養われます。これらのスキル・能力を活かせば、好条件で転職ができる場合があります。経理関連の事務業務を行っていた場合、その経験や実績を活かして会計事務所や監査法人への転職も可能です。社内登用制度があれば、総合職へ異動できるケースもあります。
日々の業務でスキルや経験を蓄積できることも、事務のやりがいといえるでしょう。
事務の大変な作業を改善するには？
では、事務の仕事を効率的にレベルアップするためにはどうしたら良いでしょうか。
担当者の調整
まず、業務全体の棚卸しを行い、優先順位の低い作業・無駄な作業を見直しましょう。次に、業務を種類別に分類し、さらに納期別に分けていきます。
そして、仕事のボリュームや難易度を考慮して担当者を決めます。業務によって必要人数が異なるだけでなく、イレギュラーな事態が起こるケースもあるため、担当者は臨機応変に変更できるようにしておくと良いでしょう。中長期的な業務についてはきちんと進捗管理をしつつ、遅れているところへ適宜人を充てるなどの調整を行いながら進めていきましょう。
業務の自動化
日々のルーティンワークや、さほど人を選ばずできる業務については、自動化を図ることもひとつの方法です。毎日同じ時間にメールやカレンダーで情報共有できるシステムを構築したり、マクロを使って計算・統計処理を行うなど、人が関わらなくても良いフローを作ることもできます。
ノンコア業務の外注化
社内の事務担当者がやらなければならない仕事以外は、外注することも視野に入れましょう。近年、業務のアウトソーシングは一般的になってきており、質の高い事務業務を提供するサービスにも注目が集まっています。
また、クラウドソーシング（※）を利用して、不特定多数の人に公募形式で業務を委託するケースも増えています。事前に事務業務の実績を確認したり、面談によって人となりを確認したりすることで、安心して発注しやすくなることがメリットです。
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネットでマッチングするサービスのことです。
事務の外注なら「クラウドワークス」へ
事務などのノンコア業務を外注化する場合、クラウドソーシング業界最大手の「クラウドワークス」がおすすめです。登録者数は480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
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【クラウドワークスの発注事例】
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・営業事務の代行（営業リスト作成や電話対応、アポ取りなど）：時給1,000～2,000円
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まとめ
マルチスキルが求められる一般事務の仕事は大変とは言え、やりがいもあり、スキルアップも望める職種です。仕事が増えた時や多くをこなさなければならない時は、業務の自動化やクラウドソーシングなどを上手に活用しながら効率化を図ると、負担も軽減できます。積極的に取り入れていきましょう。
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