議事録の取り方で悩んでいる方に向けて、議事録を取る前に準備すべきことや、実際に書くときの具体的なポイントも説明していきます。さらに、議事録の模範フォーマットも合わせて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
議事録を取る目的とは？
議事録を取る目的は、主に以下の3つです。
- 決定事項を把握する
- 決定までの経緯を把握する
- 証拠として残し、後で確認できるようにする
「会議で何が話し合われ、どのような決定になったのか」、「どのような流れで決定に至ったのか」を、会議に参加していない人も確認できるわけです。また、後々問題が生じても、議事録を確認することで客観的に情報を整理することができます。
議事録を取る前に準備することは？
議事録の作成は簡単な仕事ではありません。可能であれば、入念に準備しておきましょう。
いままでの議事録を読む
議事録の作成において最も参考になるのは、「過去の議事録」です。基本的には、過去の議事録をベースにこれからの議事録を書いていくことになります。上司や先輩から、ファイルをもらっておきます。議事録の取り方やフォーマットは、会社や部署によって様々です。過去の議事録を読んで、どのような議事録が望ましいのか、事前に把握しておきましょう。
打ち合わせ・会議の出席者を確認する
打ち合わせや会議の出席者を確認しておくと、議事録も取りやすくなります。新入社員の場合は、顔と名前が一致しない場合もあるかもしれません。しかし、どれくらいの人数なのか、どういう立場の人が出席するのかを把握しておくことは大切です。取引先など社外の人が出席する場合は、より入念にチェックしておきましょう。
事前配布資料を読んで、流れを把握する
あらかじめ資料が配布されている場合は、しっかりと目を通し、流れを把握しておくことが大事です。何のための打ち合わせなのか、何を決めるための会議なのかを理解しておきます。最終的なゴールが見えていれば、議事録を書き進めるにあたって、必要な部分とそうでない部分の判断がしやすくなり、間違った方向に進んでしまうこともありません。
PCなど自分の書きやすい環境を用意する
人によって議事録を取りやすい方法は様々です。PCで書くのか、スマートフォンを利用するのか、ノートを使うのかを決めておきます。いずれにせよ、発言内容やポイントを正確に記述することが重要です。また、ICレコーダーやスマートフォンを使い、会話内容を録音しておくと安心です。ただし、事前に録音の許可を得ることを忘れないようにしてください。
今までの議事録担当者にコツを聞く
初めて議事録を取るのであれば、分からないことがあって当然です。今までの議事録担当者に相談し、アドバイスをもらっておきましょう。基本的な議事録の取り方や、会社や部署特有の注意点を教えてもらえるかもしれません。さらに、議事録作成後にチェックしてもらうことで、次回の会議でより良い議事録を作れるようになるでしょう。
議事録の書き方のポイントは？
議事録の書き方は通常の文章と同じではありません。議事録の作成における具体的なポイントを紹介します。
主語と述語を補足する
議事録は、単なる会話内容の記録であってはいけません。よって、以下の点に注意する必要があります。
- 話し言葉
- 主語と述語の欠如
- 指示語（あれ・それ等）
もちろん内容を変更してはいけませんが、後で読み返した際に意味が分かるよう、足りない部分は補うようにしましょう。特に、主語と述語の補足、指示語の変換は大切です。
定量的な情報を正確に記載する
定量的な（数値・数量で表せる）情報は、正確に記録するようにします。そうすることにより読みやすく分かりやすい議事録を作成することができます。ビジネスにおいて、具体的な数字情報は欠かせません。より客観的に、正確に情報を把握できるようになるからです。しかし、誤った情報を記載してしまうと後々大きな問題につながる可能性もあるので、十分に注意してください。
必要のない情報を省く
議事録を作成するにあたって、会議の会話内容を全て記録する必要はありません。よって、必要のない情報は省略しましょう。会議とは関係のない会話はもちろん、挨拶なども不要だと言えます。良い議事録とは、情報が整理されシンプルで見やすい議事録です。場合によっては箇条書きなどを使用し、不要な語句・内容は切り捨てましょう。
関連記事：評価される議事録の書き方とは？事前準備や簡単に書けるコツを紹介
議事録を整えるときの参考例は？
会社によってフォーマットが決まっている場合も多いですが、一般的に、議事録では以下の項目が必要です。
- 打ち合わせ・会議名
- 開催日時・場所
- 出席者（議事録担当者にはマークを付ける場合も）
- 内容・決定事項
- 次に行うこと
- 補足事項
- 次回の予定
4や5では、分かりやすいよう具体的に、正確に情報を記載する必要があります。また、議題が複数ある場合は、議題ごとに情報を整理しまとめておきましょう。
議事録を楽に取る方法は？
議事録を外部に依頼する
会議内容を録音した場合、テープ起こし等の作業が必要になります。当然、テープ起こしをしてから議事録を作成するとなると、一定の時間や労力がかかるでしょう。そのため、テープ起こしや議事録作成を外注化する企業も少なくありません。専門のテープ起こし業者も存在しますが、コストや柔軟性の観点からクラウドソーシングを利用する企業が増えています。
ITツールを活用する
ITツールを活用し、議事録作成を効率化することも可能です。議事録作成に要する時間や手間を減らし、共有漏れなどを防ぐのに役立ちます。複数人での同時編集機能、録音機能、共有管理機能などが備わっており、比較的容易に分かりやすい議事録を作ることができます。無料で利用できるツールも多いので、ぜひ利用してみてください。
まとめ
議事録の取り方について解説しました。慣れないうちは大変かもしれませんが、事前準備をしっかりと行い、まずは過去の議事録のマネをしていきましょう。当記事で紹介したポイントを押さえ、より分かりやすい議事録を作成してみてください。
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