議事録を作成するには一定の時間や労力が必要です。効率化する方法に悩んでいる企業も多いでしょう。当記事は、議事録の自動作成ツールについて徹底解説しています。また、自動ツールを使わずに議事録作成を楽にする方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
議事録を取るのはなぜ大変なのか？
会議には議事録の作成がつきもので、会議の数だけ議事録作成の業務は発生します。短い会議から長い会議までさまざまですが、議事録を作成する際には、議題の内容から決定事項にいたるまで、あらゆる発言が飛び交う中で重要な内容をだけを簡潔にまとめ上げる必要があります。そのため、単に会話内容を淡々と記録すれば良いわけではなく、会議の内容を的確にまとめ、分かりやすく整理する能力が必要です。
さらに、主語と述語を補足したり、指示語を言い換えたりする作業も想像以上に手間がかかるため、会話の時間と議事録を作成する作業時間は当然のことながらイコールにはなりません。それに加え、会議内容をICレコーダーなどで録音する場合は、もう一度聞き直したい部分を探す手間がかかりますし、すべての会話を振り返るためには一旦テープ起こしをしなければなりません。
それなので、どんなに作成すること自体に慣れている人でも、一定の時間と労力は必要になるのが議事録作成です。このような理由から、議事録の自動作成ツールを活用したり、議事録作成の一部の工程を外注したりする企業が増えているのです。では、議事録の自動作成ツールにはどのようなものがあるのでしょうか。
議事録の自動作成ツールを4つ紹介
議事録の自動作成ツールとは、簡単に言えば「会議内容を自動でテキスト化するツール」です。基本的な機能はAIによる音声認識機能によって人間が話す言葉を文字に変換してくれるだけですが、近年ではツールやサービスによってはさまざまな機能を備えているのも特徴です。ここでは4つのツールを紹介しますので、それぞれの特徴を確認してみてください。
Googleドキュメント
出典元：Googleドキュメント
日常的な文書作成やエクセルの代わりとして、業務でGoogleドキュメントを活用している人も多いのではないでしょうか。実はこのGoogleドキュメントには音声入力機能があるため、議事録作成時に活用させることができます。もちろんPCでもスマホでも利用でき、誰でも同時に編集が可能です。
無料で利用できる反面、議事録作成に特化したツールではないので、複数人が同時に話したり、会話のスピードが速すぎたり、会話が長すぎたり、専門用語や略語を使用したりする場面では、音声認識の精度が落ちることがあります。とはいえ、音声入力を気軽に試してみたい人にはおすすめのツールです。
AmiVoice® MinutesWriter
出典元：株式会社アドバンスト・メディア
AmiVoiceのMinutesWriterを提供する株式会社アドバンスト・メディアは、株式会社ITR発行の市場調査レポート「音声認識市場ベンダー別売上金額シェア1位」を4年連続獲得。音声認識技術AmiVoiceは、まさに日本の音声認識市場をリードし、あらゆる業界にて導入実績を誇る製品です。
さまざまな製品がある中でも、議事録作成におすすめなのは「MinutesWriter（スタンドアローン型文字起こしシステム）」で、ディープラーニング技術によって高い認識制度を備えています。会議での議事録作成をはじめ、決算説明会や株主総会などにも活用可能です。音声はリアルタイム認識、もしくは録音したファイルの認識によって認識データが編集され、編集後はWordやExcel形式で議事録として出力できます。本格的な導入の前にトライアルも対応しているようです（※有償）。
Smart書記
出典元：Smart書記
株式会社メディアドゥの音声自動文字起こし・AI要約サービス「Smart書記」も、高い認識技術を誇るツールです。これは会話内容を自動でテキスト化するだけでなく、AIを使用して「要約」もできるのが大きな特徴です。認識した文章を好みのボリュームに要約できるため、議事録の作成にかかる時間を大幅に削減できます。
また、Smart書記はマルチデバイス対応なのもメリットのひとつで、クラウドで共有できるため全員同時に共有できます。遠隔でも問題ないのでリモートワークでも同時に共有、編集が可能です。導入費用は月額10万円（税別）となり、初期費用や保守費用はかかりません。契約期間は1年で、自動更新されます。利用人数に制限はありません。トライアルは無料でできるので、興味があればまずは試してみることがおすすめです。
MOJIMOJIくん
出典元：MOJIMOJIくん
日本コンベンションサービス株式会社が提供する「MOJIMOJIくん」は、用途に合わせて4つのコースに分かれているのが特徴です。音声データをもとにしたコースは、自動音声文字起こしシステムで文字起こしをする「いそいでMOJIMOJI」と、文字起こしした原稿をリライターがチェックする「しっかりMOJIMOJI」の2つ。
さらに、会議現場でリモートチームが遠隔音声文字起こしをする「同時にMOJIMOJI」、要点をまとめるスペシャリストが現場に入る「現場でMOJIMOJI」もあります。「いそいでMOJIMOJI」は日本語のみのサービスとなり、ほかの3つは日本語・英語に対応。コースや希望納期などによって費用は異なります。
議事録自動作成ツールを活用するコツ
自動作成ツールの活用は確かに便利で、議事録作成に要する時間や労力を大幅に減らしてくれますが、100％完璧なクオリティとまではいきません。たとえば、発言者が入れ替わったり、発言者がマイクから離れたり、声が小さかったり、特有の専門用語や略語が多かったりなどの場合、音声認識はうまくいかないことも多くなります。では、100％の品質は難しいことを理解した上で、うまく活用するコツとは何でしょうか。
会議の音には配慮をする
いくら性能の高いツールを活用しているとはいえ、会議中に雑音が多かったり、発言者の声が分かりにくかったりする会議では質の高い音声認識になりません。会議はできるだけ余計な音が周囲で発生しないよう個室で行い、特定方向からの音だけを高感度で拾うタイプの指向性マイクを使いましょう。
完成の基準を明確にしておく
発言者が途中で何人も変わる・資料をめくるなどの雑音が起こりやすい・方言や多言語での発言も入るなど、どうしてもAIでも音声認識ができないような部分は発生します。活用するツールに対してどのレベルまでの依頼をしているかにもよりますが、そのような場合は基本的に人の手での確認や修正が必要です。それなので、最低限これがまとまっていれば完了、というラインを決めておくのもひとつのコツです。
ツール以外で楽に議事録作成をする方法
AIの音声認識ができるツールを活用することで議事録作成は楽になるものの、クオリティは100%ではなかったり、高いコストがかかったりと気になる点もあります。では、ツールの活用はいったん横に置き、今のままで議事録作成を少しでも楽にしたい時にはどのようなことができるのでしょうか。
事前準備や過去の議事録の確認など
会議には時間が長いものもあれば短いものもあります。また、発言者が複数人いる場合と、1人だけの場合もあります。このようにどのような会議のタイプなのかを事前に確認しておき、もし過去に同様の会議が行われている場合は、過去の議事録に目を通して参考にするのも手です。
さらに、出席者を確認しておいたり、事前配布資料を読んでおいたり、議事録がとりやすい環境を整えたり、過去の議事録担当者にアドバイスをもらったりすることも、スムーズな議事録作成につながるでしょう。小さめの会議であれば、このような事前準備だけでも議事録作成ができることもあります。
議事録作成をアウトソーシングする
アウトソーシング（外注）するのも議事録作成を楽にするコツのひとつで、実はクラウドソーシングなどを活用して議事録作成を外注することもできます。専門のテープ起こし業者も存在しますが、コスト面や柔軟性の観点からクラウドソーシングを利用する企業が増えています。
クラウドソーシングを使って議事録を作成する場合、2つのパターンがあります。1つは録音した音声をもとに作成を依頼するケース、そしてもう1つは遠隔で依頼者をパソコンなどで繋ぎ、会議にリアルタイムで参加してもらって作成してもらうケースです。
なお、議事録の作成自体は社内で行いたいケースもあるでしょう。そのような場合は録音した音声のテープ起こしだけ依頼することも可能です。議事録にかかわるすべての業務をするとなると大変な労力と時間が必要なので、このように一部の業務だけでも外注することを検討してみてはいかがでしょうか。
議事録作成ならクラウドワークス
議事録作成はクラウドソーシングのサービスを通して外注できると書きましたが、外注を検討しているならば「クラウドワークス」がおすすめです。ここではクラウドワークスを選ぶメリットを紹介します。
豊富な経験をもつ個人の中から選べる
議事録作成は、作業に慣れていれば慣れているほど心強いものです。クラウドワークスは、クラウドソーシングの業界の中でもっともユーザー数が多いため、たくさんの中から議事録作成の経験者やスキルをもつ個人を絞り込めます。議事録作成だけでなく、文字起こしだけを依頼することもできるので、どの程度の範囲を外注するのか決めてから依頼するとスムーズです。
以下のページでは、議事録作成のスキルや経験をもつ個人の一覧が見られます。一人ひとりのプロフィールを確認するだけでなく、どのジャンルの議事録作成が得意なのかをチェックしてみるのもおすすめです。
NDA締結でセキュリティ面も安心
議事録は会議の内容をまとめるものとなるので、作成していく作業はもちろん、文字起こしの外注でさえもセキュリティ的に心配、という人もいるかもしれません。
クラウドワークスではすべてのユーザーに対して、秘密情報の保護に関する内容を記載した利用規約に同意をしてもらっています。それでも心配な場合は、クラウドワークスのサイト上でNDA（秘密保持契約）の締結も可能なので、安心して取り引きすることができます。
クラウドワークスを一度も利用したことがない方は、以下の記事を参考に登録から初回の発注までを進めてみてください。ポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：【クラウドワークス】企業が『発注者(クライアント)』として会員登録～仕事依頼まで行う流れを解説
まとめ
議事録の自動作成ツールについて解説しました。記事内で紹介したツールは4つですが、このほかにもたくさんのツールやアプリがあります。高いクオリティが期待できるツールもありますが、そのぶん導入費用は高くなります。どの程度の予算をかけられるのか十分検討した上で、ツールを活用したり、クラウドソーシングで一部の作業だけを外注したりして、うまく業務効率化を行いましょう。
クラウドワークスのサービス資料
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