会議の内容を記録として残すための「議事録」ですが、作成のコツをご存じですか？今回は、議事録を手書き・PCでスマートかつ正確に作成するポイントや注意点、情報整理のやり方などについてご紹介します。
目次
そもそも議事録とは？
はじめに、議事録とはどのようなものを指すのか紹介します。
会議の内容をわかるようにしたもの
議事録とは、会議における議論ややりとり、決定事項をわかりやすくまとめた記録のことです。関係者内で認識の齟齬を防いだり、第三者への情報共有をしたりすることを目的に作成されます。見る人による解釈の相違や誤解などが生じないよう、情報を正確に記録すること・整理して記録することが重要です。
議事録作成が必要になる場面
議事録が必要となるのは、「参加者以外にも会議の内容を伝え、情報共有を徹底したい場合」や「参加者が会議の内容を再確認したい場合」「会議全体の流れを把握したい場合」などが挙げられます。
議事録を確認することでプロジェクトの方向性や現状を把握できるほか、業務改善やネクストアクションのための手がかりとすることもできます。
議事録メモを上手にとるコツとは？
続いて、議事録の下書きとなるメモづくりのポイントを紹介します。
「誰が発言したのか」を必ず記載する
議事録の重要な目的のひとつに「発言者の明確化」があります。特に「誰が承認したか」「誰が決定したか」などのメモは、責任の所在をはっきりさせる意味でも重要です。社外の人が多数会議に出席している場合は、誰が発言したかがわからなくなることもあるため、必ず「誰が発言したか」をメモするようにします。
指示語は具体的な内容に直す
会議中に話されるのは、いわゆる口語です。そのため、「それがいいね」「あれは○○さんに担当してもらおう」など、指示語を用いた会話も多くなります。指示語をそのまま議事録に残すと参加者以外には内容が伝わらないことも多いため、議事録内では指示語を避け、「A案がいいね」「プレゼン資料作成は○○さんに担当してもらおう」など、具体的な内容で記載するようにしましょう。
日時や数字は明記する
会議で話された日時や人数、物量などは明記しましょう。議事録を作成する会議は可能であれば録画・録音をし、日時・数字などは議事録作成後に再度確認できればベターです。
理想的な議事録フォーマットとは？
続いて、議事録の基本的なフォーマットを紹介します。下記の要素・順序を踏まえて作成すると良いでしょう。
1．会議名・日時・場所
2．出席者（社内出席者は敬称を略してもよいが、社外出席者は会社名・役職・名前を記載）
3．使用資料
4．決定事項
5．議題・内容要旨・詳細内容（議題ごとに発言内容をまとめる）
6．次回への課題（次回までに、誰が何をいつまでに行うかを記録する）
7．その他補足事項
8．次回会議の予定
議事録の中でもっとも詳細なやりとりが記録されるのは、5番目の「議題・内容要旨・詳細内容」です。議題ごとに「内容要旨」と「詳細内容」をまとめていくと読みやすくなります。複数の議題がある場合は会議の進行順に記録する場合もありますが、需要度や優先順位の高いものから記録することが一般的です。
議事録をパソコンでとるコツ・注意点
議事録を作る方法には、手書きとパソコン入力の2種類があります。パソコン入力は、慣れていれば手書きよりも早く仕上げることができ、すぐに共有できるメリットもあります。ここでは、パソコン入力で議事録を作る場合のコツや注意点を説明します。
テンプレートを活用する
会議前に議事録のテンプレートを作っておき、日時や参加者など、事前にわかる情報は打ち込んでおきます。また議事録のフォーマットに従って、議題や要旨、詳細を書き込めるスペースを確保しておくと、会議が終了した後すみやかに関係者への配信が可能です。
タイピング音に気を付ける
パソコンで議事録を取る場合は、タイピングの音に注意しましょう。静かに進行する会議などでは、カタカタというタイピング音が、ひときわ響いてしまうことがあります。会議の邪魔にならないよう静かなタイピングを心がけ、タイピング音を抑制するキーボードカバーなども必要に応じて活用しましょう。
ICレコーダーや録画機能を併用する
パソコンで打ち込む作業は、途中で聞き逃したり、記録漏れをしたりすることもあるため、できるだけICレコーダーや会議ツールの録画機能を併用して録音・録画もしておくようにします。そうすれば、そのまま文字おこしを外注することもできます。
こちらの記事では議事録の自動作成ツールを紹介しています。
関連記事：議事録を自動作成するには？4つの自動作成ツールを徹底比較！
文字起こしを他の人もしくは外部へ依頼する際のポイントは以下の記事にまとめてあります。
関連記事：テープ起こし(文字起こし)を早く正確に行うコツは？録音時の注意点も詳しく解説
関連記事：テープ起こし（反訳）の依頼先や相場金額は？【プロの担当者による動画解説つき】
議事録をとるときの注意点
最終的に議事録をまとめる際には、以下の点に注意しましょう。
主観を入れない
議事録はあくまでも「記録」であるため、「私はこう思った」「私ならこうする」のような主観を盛り込んではいけません。あくまでも、客観的な事実と決定事項を主観にとらわれずに書くようにします。
的確に要約を行う
議事録において、会議で話された会話を口語調でそのまま書く必要はありません。わかりやすさを優先し、発言内容は的確な要約を行いながら記載しましょう。
読む側へ配慮を忘れずに
議事録は自分が理解できればいいのではなく、会議の参加者や第三者など、誰が読んでもわかりやすいことが重要です。とはいえ、特定の部署向けに議事録を作成するような場合は部署のスタッフに必要な情報を特に見やすく・わかりやすくまとめるなどの配慮があると良いでしょう。
パソコンと手書きの使い分けを
パソコンで議事録を作る場合は、手書きよりも早く入力できることがメリットです。しかし、配付されたプリント資料などの説明は、そのまま資料に手書きで書き込むほうがわかりやすい場合もあります。また、手書きは内容が記憶に残りやすいので、話の経緯などを思い出しやすいメリットがあります。状況に応じてパソコン入力と手書きを使い分けましょう。
議事録作成の依頼は「クラウドワークス」へ
クラウドソーシングを活用して、議事録の作成を外注することもできます。許可があれば、議事録作成者も会議に参加できると効率的ですが、難しい場合はビデオ会議でオンライン参加してもらうことも可能です。
また、上記のような会議の参加ではなく、あらかじめ会議でまとまった内容を議事録作成してほしいならば、ICレコーダーに録音した内容を渡し、文字おこしも含めて依頼することも可能です。
クラウドワークスには、テープ起こしや議事録作成に長けたフリーランスも多数登録しています。社内での作成が難しい場合は、こうした外注も検討しましょう。
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