働き方改革が進む中、組織活性化を通して自社の生産性や業績を向上させたいと考えている企業は多いでしょう。当記事は、組織活性化の基本的事項や改善案、成功事例について解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
目次
組織が活性化している状態とは？
組織活性化とは、目的や方向性を組織全体で共有し、従業員が自発的・主体的に行動できるような環境を整えていくことです。個人プレーが多い組織は、たとえ従業員一人ひとりの能力が高くても、組織として最大限の力を発揮することはできません。働き方改革が進み、経営環境が目まぐるしく変化する中、企業にとって組織を活性化させることは必須課題と言えます。
以下では、組織が活性化している状態の具体例を紹介します。
経営理念やビジョンが共有されている
活性化している組織では、経営理念やビジョンが共有されている傾向が強いです。例えば、経営層の描くビジョンと従業員の描くビジョンがずれている企業の場合、業務の効率性や生産性はなかなか上がらないでしょう。一方で、理念やビジョンが全社的に共有されている企業の場合、目標達成や課題解決がスムーズに進む可能性が高くなります。
従業員が能動的に働いている
活性化している組織には、能動的・主体的に働く従業員が多く存在します。ただ上司の指示に従うだけの受動的な従業員が多いと、組織の生産性は上がりません。従業員自らも仕事に意義を見出せず、疲弊することになります。
積極性溢れる従業員が多ければ多いほど、仕事の進め方やアイディアに多様性が生まれ、協働意識も高まります。
従業員のモチベーションが高い
従業員のモチベーションが低い組織は、活性化している組織とは言えません。個人やチームの目標がしっかりと認識され、その目標を達成しようという気持ちが集まらない限り、業務の効率性や生産性は上がらないでしょう。
一方で、自分の役割を把握し、積極的に組織に貢献しようとする従業員が多い場合、組織が活性化していると言えます。従業員のモチベーションが高ければ、個人の成長だけでなく組織全体の成長も見込めるからです。
コミュニケーションが活発
組織の活性化において、コミュニケーション環境を整えることは欠かせません。組織の大小にかかわらず、活性化している組織では円滑なコミュニケーションが行われています。もちろん、コミュニケーションを活発にする手段は組織によってさまざまです。飲み会の開催に尽力している部署もあれば、意見交換できるミーティングを増やしている部署もあるでしょう。
人材育成システムが整備されている
活性化している組織では、効果的な人事評価制度や人材育成システムがしっかりと整備されています。組織にとって必要不可欠な人材が育成されれば、組織の業績が向上するだけでなく、従業員自身の働きがいも向上するはずです。
自分の能力や実績が適切に評価されなければ、当然従業員のモチベーションは上がりません。また、育成の仕組みが整っていないと、組織の活性化はなかなか実現しないでしょう。
組織活性化を実現する方法・手法は？
組織活性化を実現する具体的な方法・手法を紹介します。
社会的使命感を持たせる
組織を活性化させるためには、従業員一人ひとりに社会的使命感を持たせることが大切です。「自分の仕事はどのような社会貢献につながっているのか」「組織の最終的な目標は何なのか」「なぜ仕事をするのか」などを把握させることで、従業員の仕事に対するモチベーションは大きく向上します。能動的に働く従業員が増え、自然と組織内でのコミュニケーションも活発になるはずです。
面談の機会を増やす
コミュニケーション不足に悩んでいる企業は、面談の機会を増やしてみてください。上司と部下の定期面談を実施することは、良好な人間関係の構築につながり、組織を活性化させます。
従業員の仕事への取り組み方や仕事に対する意見を聞ければ、新たな課題や問題点が見つかるかもしれません。社内外での不満や悩みを話し合うことも大切です。
マルチ担当制を導入する
組織活性化を実現するためには、マルチ担当制の導入も有効です。マルチ担当制とは、ひとつの業務を複数人が担当したり、一人が複数部門を担当したりする制度。以下のようなメリットを持っているので、実際に導入する企業も増えています。
・業務の属人化を防げる
・全社的視点を持った人材の育成が可能になる
・仕事の進め方やアイディアに多様性が生まれる
・他部門の理解が深まる
組織活性化に悩んでいる企業は、ぜひマルチ担当制を導入し、「組織が活性化しやすい仕組み」を作ってみてください。
ITツールを導入する
組織を活性化させるためには、ITツールやITシステムの導入も欠かせません。例えば、情報共有ツールやコミュニケーションツール。これらのツールを導入すればムダな労力や時間が排除され、より効率的な業務の遂行が可能になります。情報共有やコミュニケーションにかかる時間を大きく短縮できるので、従業員は戦略的業務に専念しやすくなるでしょう。
一部の業務を外注化する
組織が活性化されている状態の説明のうち、従業員のモチベーションが高いことを紹介しましたが、コア業務よりもノンコア業務が多く、雑用ばかりをさせられていてはモチベーションアップにつながりません。上で紹介したマルチ担当制やITツール導入などを最大限に有効活用するためにも、直接売上につながらないようなノンコア業務はまとめて外注化してみると良いでしょう。
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（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
業務の外注化には「クラウドワークス」がおすすめ
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【クラウドワークスでの発注事例】
・事務代行（データ入力、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、領収書の整理など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（各種資料作成、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
・キャリアに関する相談やコーチング、社員研修の代行など：時給2,000～3,000円
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組織活性化に成功した企業の事例
最後に、組織活性化に成功した企業の取り組みや事例を紹介します。
表彰制度を活用した「サイバーエージェント」
株式会社サイバーエージェントは、組織を活性化させるために表彰制度を活用しました。半期に一度開催されるグループ総会では、全社員の中から個人やグループに対してMVPを選び、表彰しています。参加者全員で「盛り上がり」を共有するイベントなので、自然と従業員のモチベーションは上がります。個人に光を当てることで組織活性化に成功した良い例だと言えるでしょう。
フリーアドレスを導入した「カルビー」
カルビー株式会社は、組織活性化を実現するためにフリーアドレスを導入しました。ただし、カルビーのフリーアドレス制度は、自由に自分の座席を決められるものではありません。毎日コンピューターが社員の座席をランダムに決め、社員はそれに従って席に座ります。
毎日新しい環境で業務を行うことで、部門や部署にとらわれず、さまざまな社員の多種多様な意見に触れることができます。
まとめ
組織活性化の基本的事項に触れた後、具体的な取り組み方法や成功事例について解説しました。経営環境が目まぐるしく変化する中、従業員が主体的に行動できるような環境を整えることは企業の必須課題だと言えます。ぜひ当記事を参考にして組織活性化を進めてみてください。
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