業務効率化
2019.05.20
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総務事務の仕事とは?アウトソーシングで効率化するポイントを解説

総務事務の仕事とは?と聞かれてどんな内容をイメージするでしょうか。もしかすると10人いたら10人とも違う内容をイメージするかもしれません。総務事務とは、その名の通り、総てを務める仕事です。そんな総務事務の仕事と業務効率化について確認していきましょう。

総務事務とは


名前はよく耳にする総務事務ですが、その中身について意外と詳しくは知らないもの。まずは総務事務について基本的な情報を確認していきましょう。

総務事務の基本知識

総務部は、営業や制作など、事業の根幹となる部署では手が回らないさまざまな仕事を担当しています。特に人数が少ない中小零細企業、起業したてのベンチャー企業では、「人事総務」「法務総務」のように会社の経営に関わる業務をメインとして担当するケースが見受けられます。

勤怠管理や採用、労務、来客対応、アポイントメント交渉などの秘書業務も含まれることもあります。総務事務は、会社経営をするうえでは欠かせない多種多様な業務を担当する重要な仕事です。

関連記事:総務の仕事って難しい?業務一覧とできる総務になる4つのコツ

総務事務の課題点

さまざまな仕事を担当する総務事務が最も課題として感じていることは、業務の「明確化」と「効率化」です。

総務事務ではさまざまな仕事を行っていますが、他部署からは何をしている仕事なのかが伝わりにくく、他部署から低く評価される傾向があります。これはやりがいに直結する重要な事案でもあります。また、他部署の理解を得られないと協力して進めづらいという側面もあります。

もうひとつの課題は、多くの業務を担当しているからこその「業務の効率化」です。細かい仕事が多いため、状況によっては手が回らないことも。どのように効率的に業務をこなしていくのかが総務事務の最重要課題と言えるでしょう。

求められる総務事務のスキル


総務事務の仕事を行ううえで重要になるスキルは以下の3つです。

コミュニケーションスキル

総務事務は、来客対応やアポイントメント取得、株主総会の実施など、社外の人との窓口になる部署です。さらに、社員向けに研修を企画し、そこに人事や労務の人なども担当することがあるので、社内外のさまざまな人とコミュニケーションが欠かせません。

ビジネスマナー

社外の人との窓口になる総務事務は、会社の第一印象を背負っていると言っても過言ではありません。社会人や企業人として十分なビジネスマナーを備えている必要があります。

ビジネススキル

総務事務の仕事には、契約書の作成や書類管理が欠かせません。また、外部からの問い合わせにはメールで返信することもあります。そのため、文書作成、表計算といったパソコンの基本的なスキルは必須です。

総務事務を効率化するには

業務の見える化

業務効率化のファーストステップは、抱えている業務を見える化することです。「どんな業務があるのか」「どれだけの時間がかかるのか」「いつ実施しているか」「誰と行う仕事なのか」を書き出して棚卸しすることで、重要度を図って優先順位を決めていきます。

アウトソーシング化

業務を見える化すると、「自分にしかできない仕事」と「自分以外でもできる仕事」とに分けることができます。「自分以外でもできる仕事」はアウトソーシング化することで業務効率化につながります。

アウトソーシングするためには、業務内容がはっきりとわかる状態でなくてはいけません。メリット・デメリットを把握したうえでアウトソーシングするかどうか検討しましょう。

総務事務のアウトソーシング化のメリット・デメリット

メリット

総務事務をアウトソーシングするメリットは大きく分けて3つあります。

まず、総務担当者のキャパシティを空けることで、コア業務に集中できることが挙げられます。創造力が必要な業務に時間を割くことができたり、ルーティン業務の質が向上したりする効果が期待できます。

また、外部の専門的な知識やスキルを活用できるメリットもあります。例えば、社員向けに研修を行う場合、研修ができる社員を育てる時間やコストをかけず、クオリティの高い講師を招聘することが可能になるのです。

そして、コスト削減も見逃すことのできない重要なメリットです。通常は業務が増えれば人を追加で雇用することになりますが、この場合はオーバーした業務量に対して新規雇用のコストが見合わない場合も。この点、アウトソーシングであれば必要な分だけ発注することが可能です。

デメリット

アウトソーシングのデメリットも3つ挙げていきます。

まずは、社内情報を出す必要が出てくる点です。アウトソーシングする業務によって、漏洩されては困る機密情報も含まれることでしょう。このような情報漏洩のリスクは高まるため、秘密保持契約締結などの対策は欠かせません。

次に、自社のノウハウが積み上がらないことも挙げられます。アウトソーシングした場合、結果は上がってきますがプロセスの開示などは難しく、後日自社で新しく雇用した人材に担当してもらう時に誰もやり方がわからない、という事態になってしまいます。

そして、緊急対応が難しい点もデメリットです。突発的に対応する必要が生じたとしても、アウトソーシングした場合、休日や深夜では連絡がつかなかったり、そもそも手が空いていなかったりする可能性が考えられます。

関連記事:経理をアウトソーシングするには?メリットや外注会社の比較を紹介

総務事務のアウトソーシング化の成功と失敗例

総務事務アウトソーシングの成功例

ある外資系医療メーカーは企業イメージ向上のために受付が必須でしたが、来客が多い時期と少ない時期の差が激しく、少ないときは人材が余ってしまい非効率だと考えていました。普段は派遣社員が受付を担当し、不在時には社員が担当していましたが、コア業務に専念できないこと・派遣社員の入れ替わり時には再教育のコストがかかることが課題でした。

しかし、受付担当業務について改善提案を含めアウトソーシングしたところ、状況は劇的に変化。受付担当者教育代行を委託することで企業イメージに合う人材を確保でき、欠勤時にはバックアップ人材のサポートも可能になりました。一部庶務業務を組み合わせることで受付待機時間の解消もでき、受付業務の効率化と品質向上に繋がったのです。

総務事務アウトソーシングの失敗例

アウトソーシングによくある失敗は、アウトソーシングした業務を社内に戻すタイミングで発生しがちです。

ある企業では経理業務をフルアウトソーシングしたために、社内に経理のことがわかる人材がいなくなってしまいました。決算資料も、過去の経理情報の数値のまとめも最初からやり直しせざるを得なくなり、結局多大なコストがかかってしまったそうです。アウトソーシングする場合は、丸投げせずにしっかりとマネジメントすることが重要になります。

まとめ

総務事務は多種多様な業務を抱えているため、業務の効率化が最大の課題です。その課題を解決するためには、業務の見える化を行い、アウトソーシング化を検討することが挙げられるでしょう。ただし、アウトソーシングする際には、メリット・デメリットを把握したうえでマネジメントしながら行うことが求められます。

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伊藤孝介
セールスプロモーション会社を経て独立し、フリーランスで地方自治体や中小企業のマーケティングリサーチ、販促企画などに携わる。 業務拡大のため2017年に合同会社を設立し、現在経営中。 マーケティング系ライター歴5年。マーケティング用語の解説や、事例紹介、WEBマーケティングなどが得意。

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