業務効率化
2019.09.23
Pocket

議事録メモを上手にとるコツとは?パソコン作成時の注意点4つも紹介

会議などで議論された内容を記録として残すのが議事録ですが、その目的や正しい作り方をご存知ですか?議事録の作成方法にはパソコン入力や手書きなどがありますが、ここでは議事録を上手に作るコツや注意点、情報整理の方法などについてご紹介します。

そもそも議事録とは何か?


議事録とは、どのような記録のことで、どのような目的で使われるのでしょうか。

会議の内容をわかるようにしたもの

議事録とは、会議で議論されたやりとりや決定事項を、会議の参加者はもちろん、第三者にもその内容がわかるようにまとめた記録のことです。関係者内での情報共有や次の行動内容・担当者・期限などの明確化、発言者をはっきりさせるなどを目的とします。誰が見てもわかりやすくするために、いかに情報を整理して記録するかがポイントです。

議事録作成が必要になる場面

議事録が必要となるのは、「参加者以外にも会議の内容を伝え、情報共有を徹底化する場合」や「参加者が、会議の内容を再確認したい場合」「業務全体の流れを把握したい場合」などが挙げられます。議事録を確認することでプロジェクトの現状を把握できるほか、今後の業務改善や次のアクションの方向づけも可能となります。

議事録メモを上手にとるコツとは?


続いて、議事録の下書きとなるメモづくりのポイントを紹介します。

誰が発言したのかを必ず記載する

議事録の重要な目的のひとつに「発言者の明確化」があります。特に「誰が承認したか」「誰が決定したか」などのメモは、責任の所在をはっきりさせる意味でも重要です。社外の人が多数会議に出席している場合は、誰が発言したかがわからなくなることもあるため、必ず「誰が発言したか」をメモするようにします。

指示語のままではなく主語述語に直す

会議中に話すのは、いわゆる口語です。「それいいね」「あれをやってはいけない」など、主語や述語を省いた状態で会話されることが多くあります。これをこのまま議事録に残しても、何が話されたのか全くわかりません。議事録にする場合は、必ず主語・述語を明確にしておくことが大切です。

日時や数字などははっきりと書く

会議で話された日時や人数、物量などの数字は、間違いの無いようにメモをしておくことが大事です。会話中でも数字を間違えることがあるため、メモを取っておくことで前後の脈略から正確な数字を判断することも可能です。具体的な数字を議事録に残すことで、よりわかりやすい議事録の作成につながります。

理想的な議事録フォーマットとは?


議事録に必要な要素やわかりやすい構成とは、どのようなものなのでしょうか。

議事録に最低限必要な要素

議事録は、下記の要素と流れで記録します。

1.会議名・日時・場所
2.出席者(社内出席者は敬称を略してもよいが、社外出席者は会社名・役職・名前を記載)
3.使用資料
4.決定事項
5.議題・内容要旨・詳細内容(議題ごとに発言内容をまとめる)
6.次回への課題(次回までに、誰が何をいつまでに行うかを記録する)
7.その他補足事項
8.次回会議の予定

議題と詳細内容の構造

議事録の中でもっとも詳細なやりとりが記録されるのは、5番目の「議題・内容要旨・詳細内容」のパートです。複数の議題がある場合は、会議の進行順に記録する場合もありますが、通常は、需要度や優先順位の高いものから記録するようにします。

5の構造は、「議題」が議論された内容を一言であらわす要約になります。その議題ごとに、「内容要旨」と「詳細内容」をまとめていきます。下に行くに従って要素が多くなるので、ピラミッド構造とするのが一般的です。最初にまとめを読ませて、以下、順に細かくなる流れです。

議事録をパソコンでとるコツ・注意点


議事録を作る方法には、手書きとパソコン入力の2種類があります。パソコン入力は、慣れていれば手書きよりも早く仕上げることができ、すぐに共有できるメリットもあります。ここでは、パソコン入力で議事録を作る場合のコツや注意点を説明します。

テンプレートを使う

会議前に議事録のテンプレートを作っておき、日時や参加者など、事前にわかる情報は打ち込んでおきます。また議事録のフォーマットに従って、議題や要旨、詳細を書き込めるスペースを確保しておくと、会議終了後時間をかけずに関係者に配信が可能です。

ICレコーダーを併用する

パソコンで打ち込む作業は、途中で聞き逃したり、記録漏れをしたりすることもあるため、できるだけICレコーダーを併用して録音もしておくようにします。また、ICレコーダーで録音をしておけば、そのまま文字おこしを外注することもできます。

こちらの記事では議事録の自動作成ツールを4つ紹介しています。
関連記事:議事録を自動作成するには?4つの自動作成ツールを徹底比較!

タイピング音に気を付ける

パソコンで議事録を取る場合は、タイピングの音に注意をします。静かに進行する会議などでは、カタカタというタイピング音が、ひときわ響いてしまうことがあります。会議の邪魔にならないよう、静かなタイピングを心がけましょう。

クラウドソーシングで外注も可能

クラウドソーシングなどを活用して、議事録の作成を外注することもできます。許可があれば、会議にワーカーも一緒に参加してもらうと効率的ですが、難しい場合はワーカーのみビデオ会議のようにしてオンライン参加してもらう手もあります。

また、上記のような会議の参加ではなく、あらかじめ会議でまとまった内容を議事録作成してほしいならば、ICレコーダーに録音した内容を渡し、文字おこしも含めて依頼することも可能です。クラウドワークスには、テープおこしや議事録作成に長けたフリーランスも多数登録しています。社内での作成が難しい場合は、こうした外注も検討しましょう。

議事録をとるときの注意点 


最終的に議事録をまとめる際には、以下の点に注意しましょう。

主観が入ってしまっている

 
議事録はあくまでも「記録」であるため、「私はこう思った」「私ならこうする」のような主観を盛り込んではいけません。あくまでも、客観的な事実と決定事項を主観にとらわれずに書くようにします。

ダラダラ長いままで要約されていない

会議で話された会話をそのまま書く必要はありません。わかりやすいのが第一義ですので、必要以上に長い文章は避けるようにします。

内容が読む側に配慮されていない

議事録は自分が理解できればいいのではなく、会議の参加者や第三者にとってわかりやすいことが重要です。たとえば、特定の部署向けの議事録であれば、その部署のスタッフに必要な情報を特に見やすく・わかりやすくまとめるなどを心がけましょう。

パソコンと手書きは使い分けを

パソコンで議事録を作る場合は、手書きよりも早く入力できることがメリットです。しかし、配付されたプリント資料などの説明は、そのまま資料に手書きで書き込むほうがわかりやすい場合もあります。また、手書きは内容が記憶に残りやすいので、話の経緯などを思い出しやすいメリットがあります。状況に応じてパソコン入力と手書きを使い分けましょう。

まとめ

議事録は、あくまでも会議の参加者や第三者向けのものなので、彼らが理解しやすい内容にまとめる必要があります。必要最低限の要素をわかりやすく伝えるフォーマットやテンプレートもありますので、ここで紹介した内容を参考にしながらまとめてみてください。

Pocket


coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランやの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

コメントは受け付けていません。