業務効率化
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公開日: 2020.07.01

タイムマネジメントとは?おすすめアプリ・ツールや成功のコツを紹介

勤務スタイルが多様化する中、企業における「タイムマネジメント」が注目されています。ここでは、タイムマネジメントを効果的に行う方法や役立つアプリ・ツールなどを紹介します。

タイムマネジメントとは?


タイムマネジメントとは、具体的にはどのようなことを指すのでしょうか。

時間あたりの生産性を向上させること

タイムマネジメントとは、時間あたりの生産性を向上させるために、効率的な業務の進め方を計画・実行することです。現状のリソースにおいて製品・サービスの品質や企業の生産性を向上させるためには、一人ひとりのタイムマネジメントを強化することがが重要です。

スケジュール管理との違い

スケジュール管理というと、何月何日に誰とどこで打ち合わせを行うというような「アポイント管理」の意味合いで使われることが少なくありません。一方、タイムマネジメントには、タスクの期限やプライオリティの整理、目標設定や結果に対する評価などを総合した「PDCA」的な行動管理が含まれます。業務における時間の使い方を計画、実行、改善し、次なるタスクへと反映させることがタイムマネジメントの本質といえます。

タイムマネジメントを行う方法


実際にタイムマネジメントを行う際には、「①業務の見える化」→「②実工数の見える化」→「③重要度の見える化」→「④判断・改善」という流れで進めると効果を実感しやすくなります。

「①業務の見える化」では、自分がどのような仕事にどれだけ関わっているかを洗い出します。短期・単発のタスクが多い場合は1週間程度、長期タスクが多い場合は1カ月分程度を目安として業務の内容や工数、フローを書き出し、見える化してみましょう。工数は感覚で構いません。実施業務を一覧化することで、複数のチームに同じ関係者がいれば報連相をまとめて行う、形骸化しているミーティングはカットするなど、効率化を図れる業務の再発見や整理につながります。

「②実工数の見える化」は、書き出した業務を実際に行い、感覚で記入した工数とのズレを明らかにすることが目的です。各業務にかかった時間を記録し、予想以上に時間を使っている業務、意外とスムーズにこなせている業務などを洗い出し、改善の足掛かりとします。

「③重要度の見える化」では、各業務の重要度を確認します。重要度を計る指標の例として「企業にとって有益かどうか」「自分の成長につながるかどうか」といった点が挙げられるでしょう。「②実工数の見える化」の結果と照らし合わせると、さほど重要ではない業務に多くの時間を割いていたことが判明するケースもあります。

「④判断・改善」では、重要度に見合わない工数の業務について、今後の運用を検討します。重要でないのに時間のかかる業務は、他業務とまとめる・簡略化する・他のメンバーに任せる・廃止するなどの方法で改善できる場合もあります。また、改善によって生まれた時間は重要な業務を掘り下げたり、新たな業務に挑戦したりする時間に充てると生産性の向上につながります。

社員によってポジションや能力、スキルレベルなどは異なりますが、一人ひとりが各自の業務を整理して効果的なタイムマネジメントを行うことが、組織全体の業績を上向きにする原動力となります。

タイムマネジメントに役立つアプリ/ツール


続いて、タスク管理や生産性向上に役立つタイムマネジメントツールを紹介します。

toggl(トグル)

toggl」は、複数人の作業時間を計測・管理できるツールです。メンバー間のデータを同じ画面で把握できるので、特にチーム体制で行うプロジェクトの進行管理に便利です。

シンプルで使いやすいのが特徴で、作業名やプロジェクト名を入力して「START」を押し、作業終了時に「STOP」を押すと、作業時間や内容のログ、1日の合計作業時間が表示され、自分が何にどれだけの時間を費やしたかを確認できます。メンバーのタスク管理やタイムマネジメントをプロジェクトごとに行うことができ、オフライン作業にも適用します。

Backlog(バックログ)

チーム単位の利用に適した「Backlog」は、多くの企業が導入するタイムマネジメントツールです。業務の進捗を担当者ごとに明確にし、遅延が発生した際のリマインド機能、プロジェクトの進行状況をガントチャートで見られる機能などが搭載されています。また、メンバーのコミット履歴を確認できる「バージョン管理システム」も特徴です。

RescueTime(レスキュータイム)

RescuteTime」は、インストールするだけで一日の業務を見える化し、5段階の生産性レベルに自動でカテゴライズするツールです。たとえば、PCで使用したアプリ・ウェブサイトをCommunication&Scheduling・Social Networking・Business・Utilitiesのいずれかに分類し、使用サービスの生産性レベルをVery productive・Productive・Neutral・Distracting・Very distractingという5段階で表示します。効果的に生産性を向上させるためのユニークなツールといえます。

タイムマネジメント成功のコツ


タイムマネジメントを行う方法や役立つツールを踏まえ、最終的にタイムマネジメントを成功させるためのコツを紹介します。

タスクの重要度や優先順位を決める

複数の業務を並行して進める際には重要度や優先順位を決めることが必要ですが、タイムマネジメントにおいても同様です。「やりたい」業務から着手するのではなく、「やらなければならない」業務から始めることが重要であり、さらに「緊急度の高い」業務から優先的に進めていく必要があります。

前倒しするクセをつける

ビジネスの現場では、予期せぬトラブルや差し込み業務がしばしば発生します。イレギュラーな事態にもスムーズに対応できるよう予定はなるべく前倒しで進める、ないしは、余裕のあるスケジュールを組むことが重要です。常に納期ギリギリで仕事をするより、早めの完了を心がけて仕事をしたほうが心象も良くなりやすいという利点もあります。

アウトソーシング/オンライン秘書

タイムマネジメントを効率的に行うために、業務の一部をアウトソーシングしたり、「オンライン秘書」という在宅アシスタントを紹介してくれるサービスを利用したりするのも有効です。これらを利用してノンコア業務を外部へ委託することで、社員がコア業務に集中できるのは大きなメリットです。一定レベルのスキルを持った人材が多数登録されているアウトソーシングサービスを選ぶと良いでしょう。

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まとめ

企業の生産性向上にはタイムマネジメントが効果的ですが、成功させるにはいくつかのコツがあります。タイムマネジメントの方法を把握して実践するほか、ツールや外注サービスなどを利用するのも有効です。効率的な業務を目指したいのであれば、ぜひ検討してみましょう。

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coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

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