企業の生産性を高める方法として、時間を効果的に活用する「タイムマネジメント」に注目が集まっています。今回は、タイムマネジメントの意味や成功させるコツ、タイムパフォーマンスとの違い、タイムマネジメントに役立つアプリ・ツールなどを紹介します。
目次
タイムマネジメントとは？
はじめに、タイムマネジメントの意味や、類似した用語との違いを紹介します。
時間あたりの生産性を向上させること
タイムマネジメントとは、時間あたりの生産性を向上させるために、効率的な業務の進め方を計画・実行することです。現状のリソースにおいて製品・サービスの品質や企業の生産性を向上させるためには、一人ひとりのタイムマネジメントを強化することがが重要です。
スケジュール管理との違い
スケジュール管理というと、何月何日に誰とどこで打ち合わせを行うというような「アポイント管理」の意味合いで使われることが少なくありません。一方、タイムマネジメントには、タスクの管理、優先順位や目標の設定、結果に対する評価などを総合した「PDCA」的な行動管理が含まれます。業務における時間の使い方を計画、実行、改善し、次なるタスクへと反映させることがタイムマネジメントの本質といえます。
タイムパフォーマンスとの違い
タイムパフォーマンスは「時間対効果」を意味する言葉で、費やした時間に対してどれくらい成果を得られたかを表す指標のひとつです。少ない時間で効率的に成果を上げる＝タイパが良いという意味合いになります。タイムパフォーマンスでは時間を浪費しないことが重要視されており、タイムマネジメントを行うために欠かせない要素になります。
タイムパフォーマンスとコストパフォーマンスの違いや、企業のコスパを上げる方法などについては、以下のページで詳しく紹介しています。
関連記事：コストパフォーマンス(コスパ)とは？意味や計算方法、タイパとの違いなどをやさしく解説！
タイムマネジメントを行う方法
タイムマネジメントを行う場合、以下のような「見える化」を意識し、自分が対応すべき業務を明確にすることから始めます。
①業務の見える化
業務の見える化では、自分がどのような仕事にどれだけ関わっているかを洗い出します。短期・単発のタスクが多い場合は1週間程度、長期タスクが多い場合は1カ月分程度を目安として業務の内容や工数、フローを書き出し、見える化してみましょう。工数は感覚で構いません。実施業務を一覧化することで、複数のチームに同じ関係者がいれば報連相をまとめて行う、形骸化しているミーティングはカットするなど、効率化を図れる業務の再発見や整理につながります。
②実工数の見える化
実工数の見える化は、書き出した業務を実際に行い、感覚で記入した工数とのズレを明らかにすることが目的です。各業務にかかった時間を記録し、予想以上に時間を使っている業務、意外とスムーズにこなせている業務などを洗い出し、改善の足掛かりとします。社員によって役職やスキルレベルなどは異なりますが、一人ひとりが各自の業務を整理して効果的なタイムマネジメントを行うことが、組織全体の業績を上向きにする原動力となります。
③重要度の見える化
重要度の見える化では、各業務の重要度を確認します。重要度を計る指標の例として「企業にとって有益かどうか」「自分の成長につながるかどうか」といった点が挙げられるでしょう。「②実工数の見える化」の結果と照らし合わせると、さほど重要ではない業務に多くの時間を割いていたことが判明するケースもあります。重要度を明確化し、チーム内での作業負荷のバランスを調整すれば、社員の成長を促しつつ企業の収益性を高める効果が期待できます。
④判断・改善
④判断・改善では、重要度に見合わない工数の業務について、今後の運用を検討します。重要でないのに時間のかかる業務は、他業務とまとめる・簡略化する・他のメンバーに任せる・廃止するなどの方法で改善できる場合もあります。また、改善によって生まれた時間は重要な業務を掘り下げたり、新たな業務に挑戦したりする時間に充てると生産性の向上につながります。
タイムマネジメントに役立つアプリ/ツール
続いて、タスク管理や生産性向上に役立つタイムマネジメントツールを紹介します。
Toggl Track（トグルトラック）
「Toggl Track」は、複数人の作業時間を計測・管理できるツールです。メンバー間のデータを同じ画面で把握できるので、特にチーム体制で行うプロジェクトの進行管理に便利です。
シンプルで使いやすいのが特徴で、作業名やプロジェクト名を入力して「START」を押し、作業終了時に「STOP」を押すと、作業時間や内容のログ、1日の合計作業時間が表示され、自分が何にどれだけの時間を費やしたかを確認できます。メンバーのタスク管理やタイムマネジメントをプロジェクトごとに行うことができ、オフライン作業にも適用します。
Backlog（バックログ）
チーム単位の利用に適した「Backlog」は、多くの企業が導入するタイムマネジメントツールです。業務の進捗を担当者ごとに明確にし、遅延が発生した際のリマインド機能、プロジェクトの進行状況をガントチャートで見られる機能などが搭載されています。また、メンバーのコミット履歴を確認できる「バージョン管理システム」も特徴です。
RescueTime（レスキュータイム）
「RescuteTime」は、インストールするだけで1日の業務を見える化できるツールです。アプリ・Webサイトに費やした時間などを自動で追跡してくれるため、自分の仕事の習慣を見直しながら無駄な時間を削減することができます。計測したデータをもとに、どの作業に時間を費やしているか、生産性の妨げになっている原因はなにかなど、詳細なレポートを確認することも可能です。
タイムマネジメント成功のコツ
ここでは、タイムマネジメントを成功させるコツをいくつか紹介します。
タスクの重要度や優先順位を決める
複数の業務を並行して進める場合、タスクごとの重要度や優先順位を決めますが、タイムマネジメントにおいても同様です。「やりたい」業務から着手するのではなく、「やらなければならない」業務から始めることが重要であり、さらに「緊急度の高い」業務から優先的に進めていく必要があります。
仕事を前倒しで進めるクセをつける
ビジネスの現場では、予期せぬトラブルや差し込み業務がしばしば発生します。イレギュラーな事態にもスムーズに対応できるよう予定はなるべく前倒しで進める、ないしは、余裕のあるスケジュールを組むことが重要です。常に納期ギリギリで仕事をするより、早めの完了を心がけて仕事をしたほうが心証も良くなりやすいという利点もあります。
アウトソーシングを活用する
タイムマネジメントを効率的に行うために、業務の一部をアウトソーシングしたり、「オンライン秘書」という在宅アシスタントを紹介してくれるサービスを利用したりするのも有効です。これらを利用してノンコア業務を外部へ委託することで、社員がコア業務に集中できるのは大きなメリットです。一定レベルのスキルを持った人材が多数登録されているサービスを選ぶと良いでしょう。
外部委託×タイムマネジメントには「クラウドワークス」がおすすめ
社内の生産性を高めたい場合、比較的安くスムーズに依頼できるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも業界最大手の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
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