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公開日: 2020.08.24 / 最終更新日: 2020.09.07

仕事で手紙代行を使うメリットとは?依頼時の注意点や料金相場も解説

ビジネスにおいて誠意や真剣な姿勢を相手に知らせたいとき、自分の気持ちを伝えたいときなどには、手書きの手紙を送るケースがあります。しかし、文字が整っていなかったり文面が拙かったりすると逆効果になることもあるため、文字の美しさや日本語スキルに自信がない場合は作成代行を頼むことが可能です。今回は、手紙代行を依頼する際のメリットや注意点、料金の相場などについてご紹介します。

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仕事で手紙代行を使うメリットとは?


はじめに、ビジネスシーンで手紙代行を利用するメリットをご紹介します。

見た目や文面が整う

まず、手紙代行の利用によって文字の美しさやバランス、改行位置や文章の配置など、手紙全体の見栄えが良くなる点が大きなメリットです。代行作成の担当者には読みやすく美しい文字を書ける人が多いため、見た目の整った手紙が期待できます。また、手紙にふさわしい日本語の文面に仕上がるという利点もあります。時候の挨拶や頭語・結語、敬語などを適切に使用した文章の手紙を送ると、相手の心象を良くする可能性が高まります。

時間の節約になる

手紙代行を利用すると、時間の節約につながります。「手紙を書く」という行為には、文章を作成する、丁寧に文字を書くなど、多くの時間が必要となります。特に、自筆で文章をつづることに苦手意識があって時間がかかってしまう人や、仕事の合間に手紙を書く時間が取れないほど多忙な人にとっては、手紙代行の利用で時間が節約できる点もメリットといえます。

相手の印象に残りやすい

ビジネスシーンでは手書きで書類作成を行う機会が少ないこともあり、人の手で書かれた文書は相手の印象に残りやすいというメリットも挙げられます。プリントによる無機質な書面と手書きの書面とを比べると、手書きのほうが送り主の人柄・姿勢などが表れやすく、時間と手間をかけて作成した手紙であることが相手に伝わりやすいという特性を持っています。

代行依頼できる文章・文面とは?


次に、手紙代行へ依頼できる文章や文面の例をご紹介します。

挨拶状

上司や取引先などへ送付する年賀状や暑中見舞い・寒中見舞いといった挨拶状の類は作成代行を依頼することができます。季節の挨拶にくわえ、先方が入退院した際に送るお見舞い、快気祝いなどの文章を依頼することも可能です。手紙とあわせて品物を贈る場合は何を贈るか手紙代行先へ伝えておき、文章の内容に含めてもらうなどの配慮も喜ばれる方法のひとつです。

案内状

自社が主催する展示会やイベントの招待状、新製品の発売・新サービスの開始を行う際の案内状などへ掲載する文章も代行依頼が可能です。社外向けの書類・文章だけでなく、社員を対象としたイベント・会合(社内で行われる式典や忘年会・新年会など)の招待状を手紙で送りたい場合にも活用できます。

手紙代行は文章の作成とあわせて封書・宛名書き・発送まで行ってくれる場合もありますが、イベント会場の地図などを添えたい場合の作業手順については都度相談が必要です。

お礼状、謝罪文

手紙代行は、感謝状やお礼状にも対応してくれるケースがほとんどです。役員の退任・定年退職にともなう功労感謝状、商談成立のお礼状などは1通単位で依頼できることもあります。また、顧客からクレームを受けたり、自社社員のミスで取引先に迷惑をかけたりした際の謝罪文を代筆してもらうこともできます。即日作成が可能な代行先へ依頼すれば、先方へ謝罪の意を迅速に伝えやすくなります。

手紙代行の依頼先と料金相場は?


手紙の作成代行を頼みたい場合、どのような依頼先があるのでしょうか?利用時の料金相場とあわせてご説明します。

個人

文字を美しく書く技術・手紙に適した文章を作るスキルを持っている個人を探し、手紙代行を依頼します。たとえば、ペン字教室の講師、フリーライター、日本語講師などが挙げられます。書道の有段者、日本語検定合格者などの経歴・資格を持つ人を対象として求人を行うケースもあります。

依頼時の料金相場は交渉で決める場合もありますが、便箋1枚あたり1,000~2,000円程度が相場です。手紙の本文作成と封筒の宛名書きが別料金である場合、難易度の高い手紙・書類に追加料金が必要な場合などもあり、依頼先となる個人によって料金設定はさまざまです。

手紙代行サービス

手紙の作成代行を専門に行うサービス会社へ依頼する場合もあります。複数人のスタッフで対応し、早期納品・即日納品のリクエストに応じてくれる代行サービスも少なくありません。依頼前には会社のHPなどをチェックし、ビジネス関連の手紙を代行した実績があることを確認しておくと良いでしょう。

手紙1通あたりの料金相場は1,000~5,000円程度で、手紙の内容や難易度によって金額が左右されます。1度に依頼する手紙の数が多いほど1通当たりの料金が割安になる場合もあります。また、手紙の基本文字数のみ決められており、料金は一律というケースもあります。相場は1通3,000~5,000円程度で、文字数が超過すると別料金が発生します。

オンラインアシスタントサービス

オンラインアシスタントサービスを利用すると、手紙代行依頼に適した個人アシスタントを紹介してもらうことができます。手紙の文面作成のみ依頼したい、文字の代筆のみ依頼したいなど、細かなリクエストに対応してほしい場合に適しています。

1か月あたりの契約時間数を設定して依頼するケースが多く、料金の相場は1か月あたり数万円程度です。契約時間内であれば、手紙代行以外の業務(ビジネス事務、秘書業務など)を一緒に依頼することも可能です。

手紙代行の注意点は?


手紙代行を利用するにあたり、覚えておいたほうが良い点もあります。以下では、依頼時の注意点についてご紹介します。

情報の取り扱い

手紙代行へ住所・宛名の代筆を依頼する際や、作成を依頼する手紙のなかに個人的な情報が含まれている際は注意が必要です。依頼先へ渡す情報の取り扱いについては、あらかじめ対応を決めておきましょう。特に、顧客の住所録や個人情報、企業情報などは厳格な取り決めを行うことが重要です。代行依頼先へ貸与する書類やデータは、保管・返却・削除などの方法や期限を詳細に定めたうえで契約を交わすことをおすすめします。

仕上がりの満足度

手紙代行を利用する場合には、満足のいく仕上がりにならない可能性もあるという点を考慮しておきましょう。文字の印象や文章のトーンなどには好みや主観も関係することから、相手を100%満足させられる手紙の作成自体がそもそも難しいためです。納品後の修正や書き直しに対応していない代行先もあるため、依頼前に手紙のサンプルを確認して仕上がりの雰囲気を把握しておいたり、十分な打ち合わせによって内容の齟齬をなくしておいたりすることが求められます。

手紙代行には「ビズアシスタントオンライン」


上記のような注意点を踏まえて手紙代行先を選ぶ際、利用しやすいのはオンラインアシスタントサービスです。

数あるオンラインアシスタントサービスのなかでも「ビズアシスタントオンライン」では、契約前に筆跡や文章のサンプルを提出してもらうことが可能なので、手紙の仕上がりがイメージしやすく、希望に沿った依頼がしやすいというメリットがあります。海外在住のアシスタントや多言語対応が可能なアシスタントも多数登録しており、外資系企業・海外企業に送る手紙の代筆依頼などもできます。

また、契約前にはNDA(秘密保持契約)を締結するため、情報セキュリティ面への配慮も可能です。最短1カ月・月50時間(業務によっては月30時間)から契約でき、手紙代行以外の業務をあわせて依頼できるアシスタントをマッチングしてもらうこともできます。手紙代行のみならずまとまった定常業務やルーティン業務がある場合には特におすすめの手段です。

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まとめ

手紙代行を利用するとクオリティの高い手紙を作成してもらうことができ、送る相手の印象に残りやすい、時間が節約できるなどといったメリットが得られます。ビジネスシーンで送る案内状や挨拶状、お礼状・謝罪文などの作成依頼が可能で、依頼先には個人や手紙代行サービス、オンラインアシスタントなどがあります。料金相場や依頼時の注意点などを把握し、適した依頼先を選択しましょう。

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ippo(一歩)
ビジネス系Webメディアにて執筆を担当。カード決済会社など、複数のオウンドメディアでの執筆経験あり。自身が従業員の教育や指導で得た経験を活かした、業務効率化やビジネス知識の解説などのテーマを得意とする。ブログ運営やビジネス心理学講座で1年半以上学んだ知識や経験をもつ。

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