新入社員を雇う場合、書類を用意して手続きを行う必要がありますが、内定者の状況（新卒／中途採用、家族の有無など）によって対応が異なります。今回は、入社手続きで会社側が用意する書類・内定者に用意してもらう書類、入社後に必要な手続きなどを紹介します。
目次
入社手続きに必要な書類
まずは、入社手続きに必要な書類について詳しく説明します。
会社側で用意する書類
入社手続きにおいて会社側で用意する主な書類は、以下の5種類です。
【会社側で用意する必要書類】
①採用通知書
②入社承諾書
③誓約書
④労働条件通知書
⑤雇用契約書
会社側で用意する書類としてまず挙げられるのが、採用を決めた相手（内定者）へ内定を知らせる「採用通知書」です。採用通知書の発行が遅れたことで、内定者が他社への入社を決めてしまうケースもあるため、速やかに通知書を発行しましょう。また、内定者の入社意思を確認する「入社承諾書」や、会社の方針に対する理解・遵守を約束してもらう「誓約書」を作成し、内定者から署名・捺印してもらうケースが一般的です。
「労働条件通知書」は、就業時間・賃金などの労働条件を明示するための書類です。法的な作成義務があり、労働条件を明示していない場合、30万円以下の罰金が科される可能性があるので注意が必要です。なお、「雇用契約書」は法的な作成義務はありませんが、内定者とのトラブルを避けるために、労働条件通知書とあわせて用意しておきましょう。
労働条件通知書と雇用契約書の違い、雇用契約書の書き方などについては以下のページで詳しく紹介しています。
関連記事：アルバイトの採用に雇用契約書は必須？書き方や注意点を詳しく解説！
入社する人が用意する書類
入社内定者側で用意する書類は、以下の5種類です。通常、申告書・届出書などは会社側で用意して内定者に手渡しもしくは郵送し、必要事項を記入のうえ返送してもらいます。
【内定者に用意してもらう必要書類】
①基礎年金番号通知書（※満20歳以上の場合）
②マイナンバー
③給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
④給与振込先届出書
⑤健康診断書
社会保険・雇用保険の加入手続きや年末調整、給与の振込などを行うために、「基礎年金番号通知書」「マイナンバー」「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」「給与振込先届出書」が必要です。また、労働安全衛生法により雇入れ時の健康診断が義務付けられているため、「健康診断書」の提出を打診してみましょう。入社前に準備するのが難しい場合は、入社後3カ月以内を目安として健康診断を受けてもらう必要があります。
そのほか、以下のような書類を用意してもらうケースもあります。
・健康保険被扶養者（異動）届
・国民年金第3号被保険者 資格取得等届
・各種手当支給届出書
・住民票記載事項証明書
・身元保証書
配偶者や子どもがいる内定者には、「健康保険被扶養者（異動）届」および「国民年金第3号被保険者 資格取得等届」を用意してもらいます。また、通勤手当・住宅手当などの支給を希望する場合は、「各種手当支給届出書」をそれぞれ提出してもらいましょう。
そのほか、「住民票記載事項証明書」や「身元保証書」を提出してもらう場合もありますが、必須書類ではありません。医師や弁護士、食品衛生責任者のように資格・免許が必要な業種では、事前に「資格免許証」や「合格証明書類」の提示を求めるケースもあります。
中途入社する場合の必要書類
内定者が新卒採用ではなく転職による入社である場合、以下のような書類を提出してもらう必要があります。
年金手帳（基礎年金番号通知書）
年金手帳は2022年に廃止されましたが、すでに発行されたものは継続的に使用可能です。年金手帳を持っている内定者の場合、以前の雇用先を退職する際に返却されるため、原本（またはコピー）の提出を求めましょう。2022年4月1日以後に、はじめて公的年金制度（国民年金・厚生年金など）に加入する場合、年金手帳に代わって「基礎年金番号通知書」が交付されます。この場合は、基礎年金番号通知書のコピーか、国民年金保険料の納付書などを提出してもらい、基礎年金番号を確認する必要があります。
源泉徴収票
「源泉徴収票」は年末調整手続きに必要となる書類です。内定者が以前の雇用先を退職した際（もしくは退職年の12月）に発行されることが一般的であるため、持参してもらう必要があります。内定者が年の変わり目とともに転職するようなケース（12月31日に退職、1月1日に入社など）であれば源泉徴収票の提出を必要としない場合もありますが、年末調整手続きの方法についてはあらかじめ双方で確認を行っておきましょう。
雇用保険被保険者証
「雇用保険被保険者証」は、雇用保険の被保険者であることを証明する書類です。被保険者番号や資格取得日などが記載されており、転職時に雇用保険の引き継ぎを行うために必要になります。内定者の以前の雇用主が保管している場合は、退職時に返却されるため、自社への入社時に内定者から提出してもらう必要があります。内定者が自己保管しており、紛失してしまった場合は、居住地を管轄しているハローワークなどに依頼すれば再発行できます。
入社後に必要な手続き
続いて、入社後に必要な手続きについて説明します。
雇用保険、社会保険の手続き
内定者の入社にあたり、会社側は雇用保険や社会保険への加入手続きを行います。雇用保険の加入手続きとして、雇用開始月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」や、雇用を証明する書類（雇用契約書・在籍証明書など）をハローワークへ提出します。内定者が転職によって入社する場合は、上記で紹介した「雇用保険被保険者証」もあわせて提出してください。
社会保険の加入手続きは、管轄の年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出します。こちらは内定者の入社後5日以内に行う必要があるため注意しましょう。
所得税、住民税の手続き
会社側は所得税を源泉徴収し、国に納める義務があります。給与などを支払う際の源泉徴収の税額は、「給与所得の源泉徴収税額表」をもとに算出しますが、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出しているかどうかで税額が異なります。
住民税については、会社側が住民税の控除を行う「特別徴収」が義務付けられており、特別徴収にかかる手続きのために「給与支払報告書」などを提出する必要があります。なお、労働者自身が納税する「普通徴収」への切り替えは原則としてできないので注意しましょう。
所得税の手続きや税額表については、国税庁HPの該当ページを参照してください。
社内における各種続き
内定者の入社後には、社内向けに行う各種手続きも発生します。たとえば、労働者名簿や出勤簿（タイムカード）、賃金台帳、年次有給休暇管理簿の作成が挙げられます。これらの書類については、会社側で作成・保存することが労働基準法によって義務付けられています。
また、内定者がスムーズに業務を開始できるよう、名刺・社員証の作成、供給物や備品の用意、デスクの割り当てなども速やかに行いましょう。セキュリティICカードの発行、電話・インターネット環境の整備、社内イントラネットへのログインIDやパスワード、メールアドレスの発行などについては、情報システム部などと適宜連携しながら進めます。
入社手続き・必要書類の注意点
内定者の入社時に発生する手続きや必要書類について、注意すべき点を2点ご紹介します。
余裕を持って準備をする
まず、余裕を持って手続きや書類の準備を行うことです。なかには完了期限のある手続き・公的機関への提出期限が設けられている書類などもあるため、あらかじめ確認しておきましょう。内定者に提出してもらう書類については期限を早めに設定しておく、公的機関の取扱時間・休日などをチェックしておくなどの対策が有効です。
不測の事態に対応できるようにする
次に、不測の事態にも対応できる用意をしておくことです。しかるべき期限までに各種手続きや書類の準備ができなければ、会社の業務や内定者の生活に支障をきたすことも考えられます。
不測の事態として、内定者に用意してもらうべき書類がそろっていない（用意が間に合わなかった・紛失したなど）というケースが挙げられます。たとえば内定者が雇用保険被保険者証を用意できなかった際は、ハローワークへ郵送申請や電子申請を行うなどの対策が可能です。
また、各種手続き・書類作成の主担当者が予期せぬ休暇を取得するケースなども考えられます。担当者が不在でも手続きや書類の準備が進められるよう、普段からノウハウや情報の共有を進めておくことも不測の事態への対策となります。
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