業務をスムーズに進めるためには、タスク管理をいかに効率化するかが重要です。ここでは、タスク管理の上手な進め方やチーム・個人向けの各おすすめ無料ツール、オフラインでも使用できるツールなどを紹介しています。無料のツールでも機能性は十分あるため、ぜひすぐに取り入れて快適なタスク管理を行ってみてください。
目次
タスク管理を上手に行うコツ
まずは、効果的なタスク管理の方法を説明します。
タスクを分解して優先度をつける
最初のステップとして、どのようなタスクがあるのかを把握するために、タスクを分解することから始めます。例えば、新商品のキャンペーン企画をまとめる業務の場合、新商品のPRポイントの整理、ターゲットペルソナの設定、競合調査、実施概要資料の作成など、行うべき全てのタスクを分解してリストアップします。こうすることで所要時間や必要な人材、アウトプットイメージなどが具体化でき、タスクの量や必要なリソースが明確になります。
これらが揃った段階で、重要度の高い順から優先度を付けていきます。優先度が高いタスクの順に必要なメンバーと仕事量の振り分けを行えば、人・時間・作業量それぞれにおいて無駄のない効率的なタスク遂行が可能となります。
タスクを視覚化する
優先順位を付けたタスクを適正な人・時間・量で振り分けたら、これを付箋やエクセルのタスク管理表、クラウド上の各種ツールなどによって見える化します。このように視覚化することで個々の作業の進捗状況やタスク全体をひと目で把握でき、遅れや改善すべき点があればすぐに対処ができます。また、情報を共有できるのでタスクマネジメントも可能です。
ツールを活用して仕組み化する
タスク管理はプロジェクトが終了するまで継続することが必要です。せっかくツールや管理表などでマネジメントしていても、途中で使わなくなるのでは意味がありません。そのため、タスク管理を習慣化する仕組みづくりも重要です。タスク管理ツールには、タスクの期限が近づいたら担当者に通知するリマインド機能付きのタイプもあります。また、チームで進めるタスクであれば、定例会議を行って都度タスク管理表を確認し合うのもおすすめです。
【プロジェクト・チーム向け】おすすめ無料タスク管理ツール
次に、タスク管理に役立つ無料ツールのうち、プロジェクトやチームで進めるタスクに有用なものを紹介します。
Stock
「Stock」は、タスクをチャットやファイルで管理するのではなくノート単位でストックするため、チーム内の情報共有が簡単かつスピーディにできるのが特徴です。会議内容を書いたホワイトボードの画像や資料ファイルも添付でき、ブラウザ上でプレビューできます。また、ノートごとにタスク設定をして管理できるうえタスク単位でメッセージのやりとりもできるので、ほかの話題が入り乱れることがないのも便利な機能のひとつです。
Asana
「Asana」は、チームで進めるプロジェクトの進捗状況をわかりやすく可視化して管理できる高機能アプリです。タスク設定、優先順位やスケジュール変更などの操作が簡単に行えます。また、計画変更に伴ってリスクを特定してくれる機能を備えているのもメリットです。デザイン性に優れ、SlackやDropboxなどの100以上のアプリと統合することが可能です。
【個人向け】おすすめ無料タスク管理ツール
続いて、個人向けの無料タスク管理ツールの中からお勧めのものを紹介します。
タスクペディア
「タスクペディア」は、個人が抱える膨大なタスクの整理を簡単にできるサービスです。いわゆる「GTD（Getting Things Done）」の実践ツールとして最適な設計となっており、見た目や操作がシンプルなのが特徴です。今日のタスク・ルーティン・ウィッシュリストなどを覚え書きのようにメモができ、達成度や達成までにかかった時間などを計測できるので、モチベーション向上にもつながります。開発者自身の苦難から誕生したツールのため、ビギナーでも使いやすい仕様であるといえます。
Todoist
「Todoist」は、シンプルにタスクを管理でき、個人の仕事用やプライベート用として多く利用されているツールです。タスクをリスト形式で確認できるうえ、関連タスクは階層で管理されるため把握しやすいのが特徴です。優先度の設定も簡単、かつ、洗練されたデザインや機能性となっています。
【オフライン】おすすめのタスク管理ツール
最後にオフラインでも利用できるツールを紹介します。インターネット環境下ではない場所や、通信環境が不安定になるような場所にいることが多い場合、オフライン環境でも利用できるツールを知っておくと便利です。
Microsoft To-Do
Microsoft製のタスク管理ツールである「Microsoft To-Do」は、タスクのリスト管理・アラーム・メモの追加などをシンプルな操作で管理できるツールです。マイクロソフトのアカウントさえあればWindows 10、Mac、iOS/Android、Webなどに対応しているため、オフライン下であってもデバイスを限定することなくデータの同期が可能です。必要に応じて友人や家族、仲間などとデータ共有することも可能で、チーム内での覚え書きとしても利用できます。
Trello
オーストラリアに拠点があるAtlassianが提供している「Trello（トレロ）」は、付箋感覚でタスク管理できるのが特徴で、「カード」ごとにまとめたタスクを「ボード」と呼ばれる場所で管理します。タスクの進捗に応じて着手・未着手・確認待ちという「リスト」に移して管理できるため、ステータスごとに進捗をひと目で確認することが可能です。ボードは無制限に作ることができます。PC、iOS/Android用のアプリが提供されているため、Googleのアカウントがあればオフライン環境下でも作業できます。
タスク管理ツールを活用しながら業務を効率化するコツ
業務効率化にはいかにタスク管理ツールを有効活用するかがポイントとなりますが、さらに効果を上げるためにはノンコア業務やルーティンワークをアウトソーシングする方法もあります。クラウドソーシングサイトやオンラインアシスタントサービスを提供する事業者がいくつかあるため、このようなサービスをうまく活用することでさらなる業務効率化を目指せます。
営業資料作成やデータ入力など、単発で発生する業務を依頼したい場合には、全国に在籍するプロに依頼できる「クラウドワークス」がおすすめです。クラウドワークスには多岐にわたるジャンルのプロが登録しており、プラットフォーム上で細かく検索して人材を細かく絞り込むことができます。実績や評価も併せて確認できるため、ニーズに合う人材かどうか見極められます。また、スカウト機能を遣えば直接交渉することもできるので、納期や費用などに融通が利くのもメリットのひとつです。
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まとめ
タスク管理ツールを導入することで、業務内容の全体像や流れ・進捗状況などを可視化できます。無料ツールであっても機能性やデザイン性・操作性に優れたものが多いため、ぜひ探してみてください。さらなる業務効率化には、メインではない業務やノンコア業務などを外注することもポイントといえます。
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