海外・国内出張が決まると、出張者は出張手配をすすめます。出張手配時に発生する手続きにはいくつかの工程があり、注意しておきたい点なども存在します。そこで、出張手配の一般的なやり方・流れ、自社内で行う方法、外注する場合の依頼先などを解説します。
目次
出張手配のやり方・流れとは？
最初に、出張時の手配の方法や流れを解説します。
一般的な出張手配の流れ
一般的に、出張手配とは、出張が決まった段階で出張者が社内で出張申請を行うことです。会社所定の「出張申請書」に必要事項を記入し、上司の承認を得て了承されると出張することが可能です。会社によっては欠勤扱いにならないように人事部の手続きがさらに必要になることもあります。
承認が得られた後は、航空券などの交通手段・宿泊施設の予約を行います。中には出張者が予約を行わずに総務部などが代行するという形式をとる会社もあるため、事前に確認が必要です。また、出張時に使用する経費を仮払いする場合はその申請も必要です。出張中は必ず領収書・レシートを保管しておき、出張後に「出張精算書」で精算します。
海外出張手配の注意点
海外出張の場合、旅券（パスポート）の取得に加え、渡航先・渡航目的によっては査証（ビザ）の取得を求められることがあります。まず、パスポートは申請してから交付されるまでに早くても1週間程度は必要となるため、持っていない場合は早めに申請しておくことが大切です。渡航先によってはパスポートの残存有効期間（有効期間が満了する日までの日数）が6カ月以上ないと出入国ができないこともあるため、注意が必要です。
査証（ビザ）とは、簡単にいえば渡航先の国が渡航者について審査し、入国を認める場合に発行される証書のようなものをさします。申請は渡航先の国の大使館・領事館で可能です。渡航先の国によってはビザ不要としていたり、申請から発給までの期間、必要書類、ビザ申請料金なども国によってさまざまです。海外出張が決定次第、大使館・領事館へ問い合わせる必要があります。
上記に加え、渡航先での交通手段の手配、海外旅行保険への加入なども、必要に応じてあらかじめ申請しておくようにしましょう。
出張手配を自社内で行うには？
次に、出張手配を自社で行う場合の主な方法を紹介します。
出張者が自分で行う
出張手配のやり方として、出張者自身がインターネットで予約を行う方法が挙げられます。飛行機や新幹線、ホテルなどはインターネット上から予約でき、早期予約の場合は通常よりも割引価格で利用することが可能です。また、旅行サイトによっては交通手段＋宿のセットプランを提供しており、個別に予約するよりも安く手配できることがあります。
なお、予約を行う際のポイントとして、まずは交通手段の出発時間は悪天候・アクシデントの可能性を想定して余裕をもった時間で設定することです。それに加え、宿泊先と駅・訪問先・仕事場などが近いかどうか、Wi-Fiなどのインターネット環境が整っているかを事前に確認しておくことも大切です。
また、まれに出張日程と著名イベントやコンサートなどが重なってしまうことがあります。こういう場合は飛行機・ホテルなどの予約がとれない可能性もあるため、出張が決定した時点で早めに手配しておくと安心です。
総務部・経理部・秘書などへ一任する
繰り返しとなりますが、会社によっては総務・経理・秘書などが出張手配（交通手段や宿泊先の手配）を請け負っています。このような場合は手配を一任でき、出張者は出張申請書を記入するだけで済みます。
システム・クラウドを活用する
出張手配は、申請書の作成・交通手段や宿の予約・出張後の精算などといくつかの工程が発生し、他部署にわたり都度承認を得なくてはならない煩雑な業務といえます。そのため、これらを一括管理して手続きを簡易化するために、出張管理システムやクラウド上のツールを活用している企業もあります。
システムやクラウドを活用することで、交通手段・宿・レンタカーなどの手配、出張経費の一元管理・分析、申請・承認などのワークフローをシステム内で完結できるため、手続きの簡略化につながります。また、中には社内規定における社員ごとの旅費規程の設定、最適プランの提案を行うシステムもあり、無駄な経費を省くだけでなく部署間・社員間の不公平さも是正できるという特徴があります。
専任スタッフを雇用する
社員の出張が多い会社であれば、出張手配専門の人材を雇用する方法もあります。手配や手続きを一元化できるうえ、複数の部署をまたぐことなく情報を集約できるため、効率性やスピード向上につながります。
出張手配の外注先は？
自社で出張手配を行うことが難しい場合には、一連の業務を外注することが可能です。
旅行会社
出張手配は旅行会社へ依頼することができます。旅行会社の中には個人旅行の手配だけではなく法人の出張手配を事業の一環として請け負うところがあり、独自のシステムと連携して出張手配サービスを展開しているケースもあります。
たとえば、JTBビジネストラベルソリューションズが独自開発したシステムでは、国内外のオンライン予約、出張申請・承認機能などを備えており、いままで社内で進めていた出張手配まわりの業務効率化・簡素化が期待できます。出張手配のあらゆる業務がワンストップで済むのは大きな特徴といえます。
専門サービス・代行会社
出張手配を専門で行うサービスや、代行会社を利用する方法もあります。出張手配を専門で行う会社はそれまでに培ってきたノウハウや実績が豊富なことから、迅速かつ確実な手配が期待できます。これらのサービスを利用する場合、一般的にはシステム導入費や契約料などの初期費用・月額料金が発生しますが、中には初期費用無料、月額3,000円～というように比較的安価に利用できるサービスも存在します。
また、楽天トラベルやじゃらんなどといった旅行サイトが提供する法人向けの出張予約・管理サービスなどを利用することも可能です。これらの多くは初期費用・月額利用料ともに無料で、利用すると課金されるようなシステムになっています。
クラウドソーシングサービス
クラウドソーシングサービスとは、仕事を依頼したい人・探している人をインターネット上でマッチングするサービスのことです。フリーランスの人材が多数登録しており、登録者の実績やスキル、保有資格、他クライアントからの評価などを確認できるため、自社の要望に適した人材を探すことができます。経理や秘書業務（新幹線や飛行機の手配、請求書の発行、スケジュール管理、アポ取りなど）を単発で外注することも可能なので、外注の窓口としてクラウドソーシングサービスを活用している企業が多くあります。
出張手配の依頼なら「クラウドワークス」
出張手配などを外注する際は、事務領域のさまざまな仕事を依頼できるクラウドソーシングサービスを利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、出張手配や一般事務、経理や会計、秘書業務などのスキルが高い人材が多数登録しています。
海外への出張手配が多い場合、海外在住者で絞り込み検索したり、ビジネス英語に詳しい人材へ翻訳・通訳を依頼したりすることも可能です。事前にオンライン面談を行えるため、実績やスキル、人柄などを確認してから依頼するかどうかを検討できます。
【クラウドワークスの発注事例】
・事務代行（データ入力やリサーチ業務、問い合わせ対応など）：時給1,000円前後
・総務の代行（出張手配や請求書の発行、各種資料の作成など）時給1,000～1,500円
・秘書業務の代行（スケジュール調整やアポ取り、出張手配など）：月額5～20万円
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まとめ
出張手配は、出張者自身が行う場合もありますが、会社によっては専門の担当社員・部署が手配をまるごと請け負う形式をとっているところもあります。出張手配の業務が煩雑でリソースが割けない場合には、専門のシステムやクラウドを利用するほか、クラウドソーシングサービスなどへの外注を活用することによって生産性向上を図ることも可能です。
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