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公開日: 2021.01.22

出張手配のやり方や注意点は?外注するならどんな会社に頼むべき?

海外・国内出張が決まると、出張者は出張手配をすすめます。出張手配時に発生する手続きにはいくつかの工程があり、注意しておきたい点なども存在します。そこで、出張手配の一般的なやり方・流れ、自社内で行う方法、外注する場合の依頼先などを解説します。

出張手配のやり方・流れとは?


最初に、出張時の手配の方法や流れを解説します。

一般的な出張手配の流れ

一般的に、出張手配とは、出張が決まった段階で出張者が社内で出張申請を行うことです。会社所定の「出張申請書」に必要事項を記入し、上司の承認を得て了承されると出張することが可能です。会社によっては欠勤扱いにならないように人事部の手続きがさらに必要になることもあります。

承認が得られた後は、航空券などの交通手段・宿泊施設の予約を行います。中には出張者が予約を行わずに総務部などが代行するという形式をとる会社もあるため、事前に確認が必要です。また、出張時に使用する経費を仮払いする場合はその申請も必要です。出張中は必ず領収書・レシートを保管しておき、出張後に「出張精算書」で精算します。

海外出張手配の注意点

海外出張の場合、旅券(パスポート)の取得に加え、渡航先・渡航目的によっては査証(ビザ)の取得を求められることがあります。まず、パスポートは申請してから交付されるまでに早くても1週間程度は必要となるため、持っていない場合は早めに申請しておくことが大切です。渡航先によってはパスポートの残存有効期間(有効期間が満了する日までの日数)が6カ月以上ないと出入国ができないこともあるため、注意が必要です。

査証(ビザ)とは、簡単にいえば渡航先の国が渡航者について審査し、入国を認める場合に発行される証書のようなものをさします。申請は渡航先の国の大使館・領事館で可能です。渡航先の国によってはビザ不要としていたり、申請から発給までの期間、必要書類、ビザ申請料金なども国によってさまざまです。海外出張が決定次第、大使館・領事館へ問い合わせる必要があります。

上記に加え、渡航先での交通手段の手配、海外旅行保険への加入なども、必要に応じてあらかじめ申請しておくようにしましょう。

出張手配を自社内で行うには?


次に、出張手配を自社で行う場合の主な方法を紹介します。

出張者が自分で行う

出張手配のやり方として、出張者自身がインターネットで予約を行う方法が挙げられます。飛行機や新幹線、ホテルなどはインターネット上から予約でき、早期予約の場合は通常よりも割引価格で利用することが可能です。また、旅行サイトによっては交通手段+宿のセットプランを提供しており、個別に予約するよりも安く手配できることがあります。

なお、予約を行う際のポイントとして、まずは交通手段の出発時間は悪天候・アクシデントの可能性を想定して余裕をもった時間で設定することです。それに加え、宿泊先と駅・訪問先・仕事場などが近いかどうか、Wi-Fiなどのインターネット環境が整っているかを事前に確認しておくことも大切です。

また、まれに出張日程と著名イベントやコンサートなどが重なってしまうことがあります。こういう場合は飛行機・ホテルなどの予約がとれない可能性もあるため、出張が決定した時点で早めに手配しておくと安心です。

総務部・経理部・秘書などへ一任する

繰り返しとなりますが、会社によっては総務・経理・秘書などが出張手配(交通手段や宿泊先の手配)を請け負っています。このような場合は手配を一任でき、出張者は出張申請書を記入するだけで済みます。

システム・クラウドを活用する

出張手配は、申請書の作成・交通手段や宿の予約・出張後の精算などといくつかの工程が発生し、他部署にわたり都度承認を得なくてはならない煩雑な業務といえます。そのため、これらを一括管理して手続きを簡易化するために、出張管理システムやクラウド上のツールを活用している企業もあります。

システムやクラウドを活用することで、交通手段・宿・レンタカーなどの手配、出張経費の一元管理・分析、申請・承認などのワークフローをシステム内で完結できるため、手続きの簡略化につながります。また、中には社内規定における社員ごとの旅費規程の設定、最適プランの提案を行うシステムもあり、無駄な経費を省くだけでなく部署間・社員間の不公平さも是正できるという特徴があります。

専任スタッフを雇用する

社員の出張が多い会社であれば、出張手配専門の人材を雇用する方法もあります。手配や手続きを一元化できるうえ、複数の部署をまたぐことなく情報を集約できるため、効率性やスピード向上につながります。

出張手配の外注先は?


自社で出張手配を行うことが難しい場合には、一連の業務を外注することが可能です。

旅行会社

出張手配は旅行会社へ依頼することができます。旅行会社の中には個人旅行の手配だけではなく法人の出張手配を事業の一環として請け負うところがあり、独自のシステムと連携して出張手配サービスを展開しているケースもあります。

たとえば、JTBビジネストラベルソリューションズが独自開発したシステムでは、国内外のオンライン予約、出張申請・承認機能などを備えており、いままで社内で進めていた出張手配まわりの業務効率化・簡素化が期待できます。出張手配のあらゆる業務がワンストップで済むのは大きな特徴といえます。

専門サービス・代行会社

出張手配を専門で行うサービスや、代行会社を利用する方法もあります。出張手配を専門で行う会社はそれまでに培ってきたノウハウや実績が豊富なことから、迅速かつ確実な手配が期待できます。これらのサービスを利用する場合、一般的にはシステム導入費や契約料などの初期費用・月額料金が発生しますが、中には初期費用無料、月額3,000円~というように比較的安価に利用できるサービスも存在します。

また、楽天トラベルやじゃらんなどといった旅行サイトが提供する法人向けの出張予約・管理サービスなどを利用することも可能です。これらの多くは初期費用・月額利用料ともに無料で、利用すると課金されるようなシステムになっています。

オンラインアシスタントサービス

今までお伝えしてきたような旅行関連サービスを提供している事業者だけではなく、オンラインアシスタントサービスのようなオンラインで事務作業を代行するサービスへ依頼する方法もあります。

オンラインアシスタントサービスには出張手配などの経験をもつ人材が多数登録しており、出張手配だけでなくほかの事務業務も合わせて依頼できるというメリットがあります。初期費用・利用内容に応じた月額費用が発生するサービスもあれば、初期費用はかからずアシスタントの月額費用のみ発生するサービスもあります。

さまざまな出張の手配に「ビズアシスタントオンライン」


オンラインアシスタントへ出張手配を外注することを検討しているならば、ぜひ「ビズアシスタントオンライン」を利用してみてはいかがでしょうか。

ビズアシスタントオンラインには、出張手配や事務業務、経理、秘書といった業務のスキルが高い人材が揃っており、契約前に面談を行うことで双方が納得してから契約を結ぶことができます。海外への出張手配が多い会社ならば、高い英語力をもつアシスタントや、海外在住のアシスタントなどをマッチングしてもらえる可能性もあります。

基本的には月50時間から(業務によっては月30時間から)の月単位・時間単位での契約となるため、出張手配にくわえて事務領域全般の業務を依頼することもできます。このようなノンコア業務を外注することによって、今まで出張手配時に発生していた時間をコア業務へ割けるようになり、生産性向上にもつながります。

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まとめ

出張手配は、出張者自身が手配する場合もありますが、会社によっては専門の担当社員・部署が手配をまるごと請け負う形式をとっているところもあります。出張手配の業務が煩雑でリソースが割けない場合には、専門のシステムやクラウドを利用するほか、オンラインアシスタントなどの外注を利用することによって生産性向上を図ることも可能です。

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coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

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