出張費・営業活動費などをはじめとする経費の精算には、経理や管理者が承認した後に精算・支払いを行う、記帳・管理を行うなどの業務が含まれます。そこで、このような経費精算業務の代行を依頼する場合に含まれる業務内容、代行を依頼するメリット・デメリット、主な依頼先と料金相場などを解説します。
目次
経費精算代行に依頼できる業務は？
最初に、経費精算代行へ依頼できる主な業務を紹介していきます。
領収書・レシート類の整理
まず、領収書やレシートの整理が挙げられます。溜まった領収書などをそのまま郵送すると、エクセルや会計ソフトなどのフォーマットで入力し、データで納品してもらえます。中には、入力完了後のレシートなどをファイルで管理するところまで依頼できるサービスもあります。
仕訳作成・記帳
仕訳や記帳処理などを依頼できます。仕訳とはすべての取引を「借方」「貸方」に分けて帳簿へ記録していくことで、記帳とはその仕訳の結果を集計して帳簿を作成していくことです。記帳によって作成した帳簿をもとに決算書・確定申告の書類を作成することになるため、仮にこの作業を自社で行う場合は正確な処理が求められます。
会計ソフトの設定
領収書などを会計ソフトに入力してデータ化するだけでなく、自社のニーズに合うように会計ソフトの設定を代行してくれるサービスもあります。基本的な機能に加え、自社の用途に合うようカスタマイズを行えることもあるため、システムへの知識がない場合などに便利です。
経費精算代行のメリット・デメリットは？
次に、経費精算代行を利用する場合のメリット・デメリットを説明していきます。
メリット：人件費の削減
経費精算代行への依頼は社員を1人雇用するよりも月額費用を抑えられることが多く、固定費として発生する社員の給与・残業代・福利厚生費などを削減することができる点はメリットのひとつです。
メリット：業務の属人化防止
経費精算業務は専門性の高い業務であるため属人化しやすく、いわば「ブラックボックス化」しやすいことから、仮に不正などが起こってもすぐに判明しにくいといえます。また、長い期間にわたって同じ社員が1人で担当しているケースも多いため、突然の退職などといった場合に後任を探して一から教育しなければなりません。経費精算代行を利用することで、このような属人化のリスク・退職のリスクを回避できる点もメリットです。
メリット：社全体の業務改善
経費精算などのバックオフィス業務をアウトソーシングするため、今までそこにかかっていた人的リソースや時間をコア業務へ充てられるようになるのもメリットです。また、正確かつ迅速な納品を期待できることから、経営者や管理者による早期的な経営判断を実現しやすくなり、会社全体の業務改善・業績向上につながる可能性があります。
デメリット：タイムラグの発生
社外へ依頼することになるため、タイムラグが発生しやすくなる点はデメリットです。具体的には、すぐに精算が必要な案件に対応しにくくなる、ミスが発生してもすぐに訂正できなくなるなど、希望通りに進みにくくなる可能性があります。
デメリット：ノウハウ蓄積が難しい
プロのノウハウを利用できる・正確で迅速な処理を期待できる反面、こうしたノウハウを社内に蓄積させられないこと、新たに社員を雇用する場合に教育などの時間がかかりやすいこともデメリットといえます。
経費精算の代行依頼先や料金は？
経費精算業務の代行として、以下のような依頼先があります。
経理代行会社・サービス
経費精算業務を含め、経理業務の全般を請け負う代行会社・サービスへ依頼することができます。経験豊富な有資格者が対応してくれることが多く、さらに会社・サービスによっては多くの人材を抱えているため迅速な処理を期待できる点がポイントです。
一般的には基本料+月額料金の合計を利用料金として設定しており、依頼する業務内容、処理件数、依頼元となる企業の社員数などによって月額料金が変わる傾向があります。たとえば、100人程度の社員数を抱える企業の経理全般業務となる場合、月額10万円前後が相場といえます。
税理士・会計事務所
税理士事務所や会計事務所へ依頼する方法もあります。精算業務のみなどといった単体業務から経理全般の業務まで依頼元となる企業の希望に合わせて柔軟に依頼できることが多く、中には会計診断や資産管理などのコンサルティングを含む業務を依頼できることもあります。
依頼内容・プランによっては高額な料金になることもあり、仕訳のみ・記帳代行のみであれば数千円～1万円程度、決算代行は5万円～10万円程度などと幅があります。中には、複数の業務をパック化している、最低仕訳数を決めている、年間顧問料を定めているなどといった事務所もあるため、気になる依頼先があれば見積もりをもらうことがおすすめです。
クラウドソーシングサービス
クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのことです。システム上で経費精算などの実務経験が豊富な人材を探し、適したスキルを持つ人に自社の業務を依頼することができます。リモートでの事務代行を業務委託契約で依頼するため、交通費や設備費、福利厚生費などの費用がかからず、人件費を抑えられることがメリットです。
月単位の契約だけでなく、繁忙期のみ依頼するなど、必要な工数・タイミングに合わせて単発で依頼することも可能です。
経費精算代行なら「クラウドワークス」へ
経費精算代行を外注する際は、クラウドソーシングサービスを利用する方法がおすすめです。なかでも業界最大手の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキルを持つ人材が登録しています。
企業の経理を長年担当した人材や、特定の会計システムの操作経験者などが多数登録しており、仕事カテゴリ（経理・会計・総務・給与計算など）で絞り込み検索することも可能です。チャットツールなどを使ってリアルタイムで連絡を取りながら進行できるため、不明点の解消や進捗状況を確認・共有しやすく、フルリモートで経費精算を外注できます。
【クラウドワークスの発注事例】
・会計事務の代行（経費精算や売上管理、月次決算など）：時給1,000～1,500円
・経費精算の入力内容（科目・税区分など）の確認作業：月間1000件で1～3万円
・会計ソフトのデータ入力・仕訳代行：月額5,000円～
・旧ツールから弥生会計へ仕訳データを移行できる方募集：1～5万円
・給与計算の代行（経費精算、変動給や諸手当などの計算代行）：月額3万円程度
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まとめ
経費精算業務は専門性の高い業務であることから属人化しやすく、担当者の退職リスクなども伴うため、一部または全部の業務を代行へ依頼する企業が少なくありません。代行へ依頼することで人件費などを変動費化でき、社内の業務改善につなげられることもあるため、ぜひ検討してみてください。
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