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2019.10.04
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アルバイト雇用時の必要書類とは?外国人留学生や高校生はどうなる?

「アルバイトを採用したいけれど、雇用時に必要な手続きがよく分からない」という人に向けて、アルバイト雇用時の必要書類を紹介します。外国人留学生や高校生をアルバイト雇用する場合のケースもまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

アルバイト採用前に知っておくべきこと


アルバイトの雇用を検討している雇用主は、実際に採用を開始する前にさまざまな準備をしなければなりません。税金や社会保険関係の手続きはもちろん、雇用条件や労働条件を書面で作成する必要があります。特に労働条件の作成は入念に行ってください。書面で作成する場合は以下の事項を必ず記載しましょう。

・労働契約期間
・業務内容
・就業場所
・労働時間、休憩・休日に関する事項
・賃金の計算や支払に関する事項
・賞与などに関する事項
・退職に関する事項
・有期労働契約を更新する場合の基準

上記の項目は「労働条件通知書」の中でまとめる内容となります。これらの内容がまとめられていれば書式は何でも構いません。ややこしいのですが、労働条件通知書と似た書類に「雇用契約書」があります。それぞれの違いは簡単にまとめると以下のとおり。

労働条件通知書:企業から労働者へ一方的に交付するもので、書面で通知する義務がある
雇用契約書(任意):企業と労働者の合意が必要で、双方が署名や捺印を行う必要がある

つまり、労働条件通知書は法的に必要な書類となりますが、雇用契約書は必ずしも締結する必要はありません。義務ではないならば雇用契約書は不要な気がしますが、作成しておくことをおすすめします。一見すると違いが分かりにくいのですが、両者の大きな違いは「署名・捺印の有無」。後で何らかのトラブルが発生した際、契約した内容に関する証拠となる雇用契約書のほうが優れているのです。

なお、雇用契約書と労働条件通知書は、「労働条件通知書兼雇用契約書」という書類にして両方を兼ねることができます。この場合は2部作成し、署名・捺印をしたのち、雇用主側とアルバイト側がそれぞれ保管しておきましょう。

アルバイトの募集方法やアルバイトとパートの違いを詳しく知りたい人は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
関連記事:アルバイトを効率よく募集するには?無料・有料それぞれの方法を紹介
関連記事:パートとアルバイトの違いを解説。雇用するうえでの注意点とは?

アルバイト雇用時の必要書類


アルバイト雇用時の必要書類について解説します。

社会保険関係の書類

たとえアルバイトの雇用だとしても、労働時間などで所定の要件を満たす場合は雇用保険に加入しなければなりません。加入手続きには「雇用保険被保険者番号」および「マイナンバー(個人番号)」が必要です。

また、一定の要件を満たす場合には、健康保険や厚生年金などの社会保険にも加入する必要があります。採用時に「基礎年金番号」と「マイナンバー(個人番号)」を提出してもらいましょう。

税金関係の書類

別会社で働いていた人を同じ年内に雇用する場合、年末調整の時には以前の会社より交付された「源泉徴収票」が必要になります。アルバイトを採用する際は、源泉徴収票の有無を必ず確認して提出してもらいましょう。また、年末調整には「扶養控除等申告書」も必要です。年末に提出を求めるのではなく、採用時に記入してもらってください。

雇用条件通知書

上述しましたが、雇用条件通知書は法的に交付義務がありますので、雇用主側は発行する必要があります。ただし、双方の合意が証明できる雇用契約書とは違い、雇用条件契約書は一方的に通知する書類となるため、雇用契約書の中に雇用条件通知書の内容を兼ねて発行することをおすすめします。

万が一、雇用条件通知書を発行し忘れていてアルバイトの雇用を続けている場合、雇用主側は労働基準法違反になってしまいます。トラブル回避のためにも必ず発行しておくようにしてください。

アルバイト雇用時の必要書類(任意)


法律上、必ずしも提出する必要がない書類は以下のとおりです。企業によっては任意で提出を求めているケースもあります。

雇用契約書

上述しましたが、雇用契約書とは、従業員と事業主との間で雇用契約が締結されたことを証明する書類です。法律上で作成が義務付けられているわけではありませんが、提出を求める企業が多いです。基本的に、雇用契約書には労働契約期間や労働時間などの労働条件が記載されます。従業員と事業主の双方が同意のうえ、それぞれ捺印と署名を行ってください。

雇用契約書の必須項目についてはこちらの記事をご覧ください。
関連記事:アルバイトの採用で雇用契約書は必須?書き方や注意点を解説!

身元保証書

身元保証書の提出も特に法律で義務付けられているわけではありません。しかし、大半の企業は従業員に何らかのトラブルが生じた時のために、身元保証書の提出を求めるケースが多いです。身元保証書に決まった書式はありませんが、一般的には、従業員本人の住所・氏名に加えて、身元保証人の住所と氏名を記載してもらいます。

免許や資格の証明書類

必要に応じて、免許や資格の証明書類も提出してもらいましょう。特に、特定の資格を有していることがアルバイトの採用条件となっている場合、免許書や資格証のコピーを確認しなければなりません。稀に学歴を詐称してアルバイトに応募してくる人も存在するため、学歴証明書や卒業証明書の提出を要求することも検討しましょう。

その他

そのほかにも、アルバイト雇用時に必要な書類はいくつかあります。すべて任意となりますが、状況に応じて以下のような書類の提出も求めるようにしましょう。

・労働条件通知書
・入社誓約書
・給与振込口座の登録申請書
・健康診断書
・通勤経路や交通費に関する申請書
・住民票記載事項証明書

外国人留学生のアルバイト採用とは


ここからは、外国人留学生をアルバイト採用したい場合の注意点や必要書類を説明します。

外国人留学生を採用する時の注意点

外国人留学生は、日本で勉強することは認められていますが、基本的に就労することは認められていません。就労を行うためには、事前に「資格外活動許可」を受ける必要があります。「資格外活動許可」を受けていない外国人留学生をアルバイト採用した場合、不法就労になってしまうので十分に注意してください。

なお、本来の留学活動に影響を及ぼさないように就業時間には制限が設けられているので、雇用主側は必ず確認しましょう。

外国人留学生採用時の必要書類

外国人留学生をアルバイト採用する場合、以下の書類が必要になります。

・在留カード(または、外国人登録証明書、特別永住者証明書)
・パスポート(または、在留資格証明書)
・卒業見込み証明書、または卒業証明書
・在留資格変更許可申請書

外国人留学生の雇用には、専門的な知識が求められます。困ったことがあれば士業事務所やハローワーク、入国管理局などに相談してみてください。

高校生のアルバイト採用とは


高校生のアルバイト採用について解説します。

高校生を採用する時の注意点

労働基準法では、18歳未満の高校生は「年少者」に分類され、さまざまな規制や制限が設けられています。特に、就業時間については厳しく制限されているので注意してください。

また、危険な業務や酒席に侍する業務においては、そもそも高校生を雇用することは認められていません。さらに、労働契約は親ではなく、高校生本人と締結することを覚えておきましょう。

高校生採用時の必要書類

高校生をアルバイト採用する際は、年齢証明書を提出してもらう必要があります。年齢証明書とは、具体的には住民票や戸籍証明書のことです。保険証や学生証は、法律上では年齢証明書と認められないので注意してください。

また、任意ではありますが、高校生の雇用に際して保護者の同意書を求めるケースも多いです。トラブルに備えるためにも、面接時もしくは採用決定後に同意書を提出してもらうようにしましょう。

まとめ

外国人留学生や高校生を雇用するケースも含め、アルバイト雇用時の必要書類についてを解説しました。アルバイトを雇用する際には、社会保険関係・税金関係の書類に加え、さまざまな書類が必要になります。ぜひ当記事を参考にしながら、必要な書類を確認して正しいアルバイト雇用を行ってください。

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にしすん
早稲田大学商学部卒業後、コンサルティング会社で人事業務を担当。新卒・中途採用全般に携わる。 その後、フリーランスとして独立。WebマーケティングやWeb広告の分野で活躍中。マーケティング・金融・会計・人事労務など、幅広い知識を持つ。

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