慢性的な人材不足が続く中で、事務作業をアウトソーシングする「事務代行サービス」が注目を浴びています。1人を採用するほどの人件費をかけたくないときに便利な事務代行。ここではそのメリットや依頼方法などを紹介します。
目次
事務代行サービスとは？
最初に、事務代行サービスの定義と料金相場をご紹介します。
バックオフィス業務の代行
事務代行サービスとは、資料作成や整理、商品の受発注、連絡・更新、電話・来客対応など、一般的なバックオフィス業務を代行するサービスです。人材不足の中では、業務の効率化や生産性向上を図るために導入する企業が増えています。
事務代行の料金相場
事務代行の料金は、もちろんその依頼内容や委託する会社によっても異なりますが、時間単位の「月額制」で支払う方法と、業務内容に応じた「従量課金制」で支払う方法のいずれかに大きく分けられます。
前者の月額制は、月30時間から、もしくは50時間からの時間単位で料金が決められているシステムで、時給換算で2,000～4,000円前後が相場。時間制なので依頼できる業務範囲が広いところがメリットです。
一方の従量課金制は、たとえば領収書整理2,000円～などのように、業務によって料金が異なります。業務単位で発注するため特定の業務に限定されるものの、給与計算などのように臨時で短期間において人手が必要なときには便利なサービスです。
事務代行サービスで依頼できる内容
事務代行で依頼できる業務は多岐にわたります。一般的には備品管理、商品受発注、スケジュール管理などの「管理業務」、資料作成、納品書・請求書・領収書作成・発行、受発注データ入力、帳簿類の記帳などの「資料作成業務」、電話受付・メール配信、顧客対応、Web更新代行などの「連絡・更新業務」などが主な業務内容です。
代行会社によってはこれら以外の業務も請け負うところがあるので、自社の希望を明確にした上で具体的に相談をしてみましょう。
事務代行サービスを使うメリット
事務代行を利用することで以下のようなメリットが得られます。
コスト削減につながる
事務代行サービスは、時間や業務単位で仕事を依頼するため、採用コストの削減につながります。また、業務を代行する人はハイスキルで経験豊富であることから、育成期間や育成コストを必要とせず、即戦力として活用できるのも魅力です。
固定費や消耗品費が抑えられる
社員を雇用した場合、給与や社会保険費、福利厚生費、交通費などの固定費、消耗品費などが常時かかりますが、事務代行サービスを利用するとこれらのコストが一切発生しません。繁忙期や臨時期間のみ、必要な分だけ業務を依頼できるので、人件費削減につながります。
事務代行サービスを利用する手段とは
実際に事務代行サービスを依頼するには以下の方法があります。
代行サービス会社
事務代行サービスはオンラインで提供する会社が多いですが、スタッフを出張・訪問・常駐させるタイプのサービスを提供している会社もあります。来客応対や電話対応、書類の整理などのオフライン作業が必要な場合は、こうした代行サービス会社を利用すると便利です。ただし、業務料のほかに出張料などを請求される場合があります。
クラウドソーシング
もうひとつは、クラウドソーシングを利用する方法です。クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネットでマッチングするサービスのことです。
事務業務の経験者が多数登録しているクラウドソーシングサービスであれば、オンラインでの事務代行を依頼することができます。また、経験豊富なプロ・セミプロクラスの個人を探すことができれば、企業のサービスを利用するよりも低コストで依頼できるケースもあります。
事務代行の依頼なら「クラウドワークス」へ
事務代行を外注する際は、事務領域の仕事を幅広く依頼できるクラウドソーシングを利用する方法がおすすめです。なかでも業界最大手の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
経理や会計、営業、カスタマーサポートなどの実務経験が豊富な人材を探すことができ、月単位の中長期な依頼はもちろん、繫忙期のみ単発で依頼することも可能です。税理士や公認会計士などの有資格者も探せるため、税務関係などの専門的な業務を外注する際にも活用されています。
【クラウドワークスの発注事例】
・一般的な事務代行（データ入力や資料作成、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理や会計の代行（給与計算や売掛金管理、月次決算など）：時給1,000～1,500円
・秘書業務の代行（スケジュール管理やアポ取り、問い合わせ対応など）：月額5～20万円
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そのほか、事務業務を外注する際の注意点なども以下の記事にまとめています。併せて参考にしてみてください。
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