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公開日: 2020.05.22

事務代行サービスとは?依頼できる内容や活用するメリットを解説!

慢性的な人材不足が続く中で、事務作業をアウトソーシングする「事務代行サービス」が注目を浴びています。1人を採用するほどの人件費をかけたくないときに便利な事務代行。ここではそのメリットや依頼方法などを紹介します。

事務代行サービスとは?


最初に、事務代行サービスの定義と料金相場をご紹介します。

バックオフィス業務の代行

事務代行サービスとは、資料作成や整理、商品の受発注、連絡・更新、電話・来客対応など、一般的なバックオフィス業務を代行するサービスです。人材不足の中では、業務の効率化や生産性向上を図るために導入する企業が増えています。

事務代行の料金相場

事務代行の料金は、もちろんその依頼内容や委託する会社によっても異なりますが、時間単位の「月額制」で支払う方法と、業務内容に応じた「従量課金制」で支払う方法のいずれかに大きく分けられます。

前者の月額制は、月30時間から、もしくは50時間からの時間単位で料金が決められているシステムで、時給換算で2,000~4,000円前後が相場。時間制なので依頼できる業務範囲が広いところがメリットです。

一方の従量課金制は、たとえば領収書整理2,000円~などのように、業務によって料金が異なります。業務単位で発注するため特定の業務に限定されるものの、給与計算などのように臨時で短期間において人手が必要なときには便利なサービスです。

事務代行サービスで依頼できる内容


事務代行で依頼できる業務は多岐にわたります。一般的には備品管理、商品受発注、スケジュール管理などの「管理業務」、資料作成、納品書・請求書・領収書作成・発行、受発注データ入力、帳簿類の記帳などの「資料作成業務」、電話受付・メール配信、顧客対応、Web更新代行などの「連絡・更新業務」などが主な業務内容です。

代行会社によってはこれら以外の業務も請け負うところがあるので、自社の希望を明確にした上で具体的に相談をしてみましょう。

事務代行サービスを使うメリット


事務代行を利用することで以下のようなメリットが得られます。

コスト削減につながる

事務代行サービスは、時間や業務単位で仕事を依頼するため、採用コストの削減につながります。また、業務を代行する人はハイスキルで経験豊富であることから、育成期間や育成コストを必要とせず、即戦力として活用できるのも魅力です。

固定費や消耗品費が抑えられる

社員を雇用した場合、給与や社会保険費、福利厚生費、交通費などの固定費、消耗品費などが常時かかりますが、事務代行サービスを利用するとこれらのコストが一切発生しません。繁忙期や臨時期間のみ、必要な分だけ業務を依頼できるので、人件費削減につながります。

事務代行サービスを利用する手段とは


実際に事務代行サービスを依頼するには以下の方法があります。

代行サービス会社

事務代行サービスはオンラインで提供する会社が多いですが、スタッフを出張・訪問・常駐させるタイプのサービスを提供している会社もあります。来客応対や電話対応、書類の整理などのオフライン作業が必要な場合は、こうした代行サービス会社を利用すると便利です。ただし、業務料のほかに出張料などを請求される場合があります。

クラウドソーシング

もうひとつは、クラウドワークスのようなクラウドソーシングを利用する方法です。たとえば、クラウドワークスには100万人を超す事務業務の経験者(クラウドワーカー)が登録しており、オンラインでの事務代行を依頼することができます。

プラットフォーム上で事務代行ができるクラウドワーカーを検索すると、その業務が対応可能な個人を一覧で表示させることができます。実績や評価をもとに、誰がどのようなスキルを持っているかひと目で分かるため、自社のニーズに合う人を簡単に探せます。

事務代行のスキルを持ったクラウドワーカー一覧はこちら

上のページの上部に検索窓があるため、ここに特定のキーワードを入力すると、より詳しく人物を絞り込めます。「医療事務」「人事」「法務」などの職種や、「パワーポイント」「エクセル」「HTML」などのスキルを入力してみてください。クラウドワークスには経験豊富なプロ・セミプロクラスの個人が多数登録しているうえ、企業のサービスを利用するよりも低コストで依頼できる点がメリットです。

オンラインアシスタントサービス

そのほかにも、「ビズアシスタントオンライン」などの在宅アシスタント(オンライン秘書)紹介サービスを活用する方法があります。

クラウドワークスでの依頼は案件単位での契約となるため、それ以外の業務を依頼することは原則できません。一方のオンラインアシスタントサービスは、「時間単位」「人単位」での契約なので、幅広い業務をフレキシブルに依頼することが可能です。

自社の機密事項に関わる名簿管理や資料作成など、クラウドワークスの匿名のクラウドワーカーだと頼みづらい業務も、事前に依頼相手と面談して信頼できる人を選べるオンラインアシスタントサービスならば、安心した依頼につながります。

事務代行サービスはビズアシスタントオンライン


ビズアシスタントオンラインは、事務業務を中心に、企業のあらゆる業務に精通したオンラインスタッフをマッチングしてくれるサービスです。およそ320万人のアシスタントの中から、自社が希望するスキルを有する人に業務を依頼することができます。

人材データベースに登録されている人は、ビズアシスタントオンラインの事務局によるスキルチェックと面接を通過した、ハイレベルな人材のみ。さらに、上でも簡単に書いていますが、企業はアシスタントと契約する前にオンライン面談ができるので、お互いにミスマッチを防げます。

事務代行では、データ入力・チェック(専門知識あり/なし)、経理系事務、人事系事務、法務系事務、営業系事務、カスタマーサポートなどを依頼することが可能です。契約は月単位・時間単位になるため、業務のアシスタントを探しているのであればビズアシスタントオンラインが最適です。気になった方はぜひ一度相談してみましょう。

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そのほか、事務業務を外注する際の注意点なども以下の記事にまとめています。併せて参考にしてみてください。
関連記事:事務を安心して外注するには?費用や源泉徴収・契約書の有無等を解説

まとめ

企業の事務業務は量が多く、社内スタッフのコア業務の進行に支障をきたしていることも多々あるでしょう。そのようなときにビズアシスタントオンラインを利用すると、社内業務の効率化、生産性の向上、ひいては、業績向上にもつながります。事務員1人を採用するまでのコストをかけられない、時期による業務量の差が激しいなど、何らかの課題がある企業はビズアシスタントオンラインで在宅アシスタントに依頼してみましょう。

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coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

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