事務業務の外注を検討する上では、費用やセキュリティ面での安全性は気になるポイントではないでしょうか。そこで、依頼先によって費用にどの程度の差があるのか、情報漏洩リスクへの対策はどうしたら良いのかなどを本記事で解説します。事務を外注する際の注意点なども把握していきましょう。
目次
外注できる事務業務とは？
事務は外注が可能ですが、事務と言ってもさまざまな仕事があるため、どのような事務が外注に向いているのかを考えていきましょう。
事務にかぎらずどのような業務でも、「定常業務」に含まれるものは外注しやすい業務です。定常事務をアウトソーシングすることで、そこに割いていた時間をより重要度の高い業務に使えるようになるため、結果として生産性の向上が図れます。外注できる定常業務とは、書類整理、名簿や帳簿の作成、資料作成、秘書業務、給与計算などです。
定常業務の把握の仕方や効率化による効果などは、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：定常業務とは？プロジェクト管理や生産性を上げる方法を紹介！
事務の外注先と費用の相場例は？
事務を外注するにはどこに依頼するのが良いのでしょうか。3つの外注先とそれぞれの相場について紹介します。
事務代行サービス
事務代行サービスは、その名のとおり、事務系の業務を代行してくれるサービスです。スタッフの雇用とは異なり、繁忙期など必要なタイミングに必要な時間だけ依頼することができるため、コスト面でのメリットがあります。
依頼できるサービスは業者によってさまざまですが、管理業務、書類整理、調査・補助業務などの事務作業を外注できます。相場は時給にして2,000～4,000円ほどで、月額制では30時間まで、50時間までと、上限を設けて金額を設定していることもあります。
また、限定した業務だけを依頼することも可能です。この場合は短期間のため従量課金制となり、業務内容によって見積もりを取る形になります。たとえば、領収書整理の場合は2,000円～依頼することが可能です。
関連記事：事務代行に頼める仕事は？利用のメリットや料金相場、おすすめの依頼先も紹介
経理代行サービス
事務業務の中でも、経理に特化した請負サービスを行っているのが経理代行サービスです。経理代行サービスを利用することで、経理の専門スキルを持った人材の活用や、人件費のコストダウンといったメリットが見込めます。
依頼可能な業務としては、支払いデータ管理や受発注システム管理、請求書の発送などです。発注内容やボリュームにもよりますが、相場としては月額3万円程度から可能です。ほかにも、給与計算業務の年契約や、小ロットでの請求書発行も発注できます。
クラウドソーシング
長年事務業務を経験し、十分なスキルをもつ個人やフリーランスに依頼をする手段もあります。この場合、依頼先となる個人はクラウドソーシングを使うと簡単に見つけられます。クラウドソーシングはインターネットを介して企業と個人がマッチングできるサービスで、さまざまな専門性を持つ人材が集まっているためニーズに応じた人材検索ができます。
コストや納期などの条件を前提とした柔軟な契約や、業者が請け負ってくれないような小ロットの業務発注など、ピンポイント利用ができる点もメリットです。クラウドソーシングで依頼するときの相場は、事務・経理ともに1時間あたりおおむね1,000円～となるでしょう。
事務を個人に外注する際の注意点
事務業務を個人に外注する際に注意しておきたいポイントを3つ解説します。
秘密保持契約（NDA）を締結する
事務業務を外注するとなると、多くの社内情報を渡すことになります。この社内情報には機密性の高いものも含まれるため、こうした情報を守るための対策が必要です。たとば、個人と契約を結ぶ際には秘密保持契約（NDA）を締結しましょう。秘密保持契約（NDA）は、業務を通して知った情報の目的外の利用や、漏洩を防ぐために有効です。
有資格業務を無資格者に外注しない
事務の中には、有資格者でないと依頼できない業務があります。弁護士法や税理士法などの法律によって定められている業務のことで、仮に税理士の資格がないクラウドワーカーに税務関連業務を発注した場合は違法になってしまいます。
源泉徴収の有無を確認する
発注する際に確認が必要なのは源泉徴収です。源泉徴収とは、あらかじめ報酬から所得税などを差し引いて支払うことを指します。税理士や会計士など、士業の人に外注した場合には源泉徴収が必要です。ほかにも源泉徴収が必要な場合の規定があるため、報酬を支払う前には税務署、または顧問税理士などに確認をしましょう。
事務業務全般を依頼できる「クラウドワークス」
事務業務を外注する際は、他の依頼先より安価に依頼できるクラウドソーシングを利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、事務で役立つ資格やスキルを持つ個人が多数登録しています。
クラウドワークスを活用すれば、営業事務や医療事務などのさまざまな種類の中から、それぞれの経験者を探すことができます。会計や総務などの仕事カテゴリ、保有資格、事務で用いるツールの名称などの条件をもとに、適した人材を絞り込み検索することも可能です。月末の繫忙期のみ単発で依頼したり、定常業務を長期的に依頼したりなど、自社の要望に合わせて柔軟に事務代行を依頼できるため、多くの企業が外注の窓口として活用しています。
【クラウドワークスの発注事例】
・スプレッドシートやエクセルなどのデータ入力代行：1件あたり20円～
・簡易的な事務代行（書類整理、リサーチなど）：時給1,000～1,500円
・バックオフィス業務代行（経理・会計・総務など全般）：時給1,500～2,000円
まとめ
事務を外注する際には、まずは外注できる定常業務をひとつひとつ挙げていきましょう。外注には事務代行サービスや経理代行サービス、クラウドソーシングサービスが利用できます。外注する際には、情報セキュリティや資格の有無、源泉徴収についてしっかりと確認し、安心して任せられるように準備することがおすすめです。
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