パッケージシステムは導入すべきか？運用までの流れや注意点など解説

システムの導入を検討していると、パッケージシステムがよいのか、それとも一から開発したほうがよいのか迷うことがあります。この記事では、パッケージシステムの導入がおすすめな企業と、導入するまでに準備しておくことの流れや注意点などを紹介します。

1 パッケージシステムとスクラッチシステムの違い
2 パッケージシステムを導入すべき企業とは？
- 2.1 業務の専門性や複雑性が高くない企業
- 2.2 システム導入の初期費用を抑えたい企業
3 パッケージシステム導入時の流れは？
4 パッケージシステムを導入する際の注意点は？
5 パッケージシステムのカスタマイズなら「クラウドワークス」
6 まとめ

パッケージシステムとスクラッチシステムの違い

システムには大きく分けて「パッケージシステム」と「スクラッチシステム」の2種類があります。企業に新しくシステムを導入するとなった場合、パッケージシステムをそのまま導入する・パッケージシステムをカスタマイズして導入する・スクラッチシステムを導入するという3パターンに分けることができます。

パッケージシステムとはすでに製品として出来上がっているシステムのことを指しており、環境さえ整えばすぐに導入・運用を開始できるうえ、比較的安価であることが特徴です。中にはカスタマイズできるタイプもあり、さらに付け足したい機能をオプションで増やすことが可能です。そのため、標準化できるところは標準化し、その中でも特に自社の優位性を残したいところだけに費用をかけてカスタマイズすることで、コストを最小限に抑えることができます。

一方、スクラッチシステムとは、ゼロから新しく構築するためオーダーメイドで作り上げるシステムのことです。自社の業務にあわせて作り上げるため、求める機能を備えたシステムを導入できます。パッケージシステムとは異なり、初期投資に費用がかかることがデメリットです。

パッケージシステムを導入すべき企業とは？

パッケージシステムを導入するほうが向いている企業とは、どのような企業なのでしょうか。

業務の専門性や複雑性が高くない企業

パッケージシステムを導入するとよいのは業務内容が一般的な企業です。パッケージシステムはすでに完成しているシステムであるため、業務内容が特殊である・複雑であるような場合には、パッケージに備わっている機能では対応しきれない可能性があるからです。

システム導入の初期費用を抑えたい企業

パッケージシステムは、初期費用を抑えながらシステムを導入したい企業に向いています。スクラッチシステムは自社の業務に合うようにオーダーメイドして独自性・専門性を高くすることができる反面、コストがかさみやすいといえます。パッケージシステムの場合にはそのような自由度は低くなりますが、コストを低く抑えて導入することが可能です。

パッケージシステム導入時の流れは？

パッケージシステムを導入するときの流れを解説します。

業務の洗い出しと必要な機能の選定

パッケージシステムの導入にあたり、まずは現在行っている業務を洗い出し、システムを導入することで実現したい機能をリストアップしていきます。この際に、イレギュラー対応が発生するような業務とその内容も細かく可視化していくと、導入した後にもかかわらず機能が不足していた、という事態を防げます。

予算の算出と取得

必要な業務の洗い出しが終わったら、次はシステム導入にかけられる予算を出します。予算次第では希望する機能すべてを備えられないことが考えられるため、備えたい機能には優先順位をつけておくことが大切です。このようにしておおまかな予算が出たら、複数のシステム会社から見積書を取得します。

システムと委託先の選定

パッケージシステムの中から、自社が希望する機能を実現できるもの・予算に合うものを選定します。パッケージシステムのカスタマイズが必要な場合は、開発から導入まである程度の時間がかかることや、運用後に想定外の不具合が出る可能性があることを考慮しておきましょう。また、委託先を選ぶときにはサポート体制（業務時間外の対応の有無など）を確認しておくことも大切です。

契約と要件定義

導入するパッケージシステムと委託先が決まったあとは、契約を交わして要件定義を行います。リストアップしておいた機能の中から、すでに含まれている機能で実現できるもの・カスタマイズが必要なものをそれぞれ決めていきます。ある程度内容が固まったら、開発スケジュールなどとあわせて要件定義書を作成します。

開発とテスト、運用

カスタマイズが必要な部分は、仕様の設計を行ってプログラム開発をしていきます。必要に応じて開発途中でも動作確認を行い、認識のズレを防ぐことが大切です。開発が終了したらシステムの運用テストを行い、希望した通りの機能が備わっているか・問題なく動作するかを確認し、問題がなければ納品・運用開始です。

パッケージシステムを導入する際の注意点は？

パッケージシステムを導入するときに大切なことは、システムを業務にあわせるのではなく、仕事のやり方をパッケージシステムにあわせて変えることです。特に新規で導入するような場合は、既存のフローにシステムを合わせようと無理なカスタマイズを行ってしまって失敗するケースが起こることがあります。もともとパッケージシステムとは汎用性が高く仕上がっているといえるため、システムに合わない業務はフローに問題がないかどうか立ち止まってみることも重要です。

また、既存システムからの乗り換えの場合には、しばらくの間は両方のシステムを走らせて、関係者全員が新システムの操作を覚えて慣れたうえで移行するようにすると混乱を防げます。導入の際には十分な教育期間を設けるようにし、多少時間がかかっても移行がスムーズに完了するように配慮することが大切です。

パッケージシステムのカスタマイズなら「クラウドワークス」

パッケージシステムの導入を検討しているものの、どうしても追加したい機能があってカスタマイズを希望する場合には、エンジニアなどのITフリーランスに業務を依頼できるクラウドソーシングサービスがおすすめです。

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まとめ

パッケージシステムは、スクラッチシステムと比較すると導入までの期間が短くて済む点・安価な点がポイントです。専門性が高い業種でなければ基本的には問題なく導入できますが、あとで不具合が生じないためにも導入前の必要機能の洗い出しは十分に行いましょう。どうしても不足する機能がある場合はカスタマイズを外注するのも手です。