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2018.11.30
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メールで発注する場合の正しい書き方は?注意点や例文も丁寧に紹介!

メールで発注したり、発注書をメールで送付したりするときにどういった内容を書くべきなのか正しい書き方を例文つきで解説していきます。また、メールで発注を受けた側の返信の書き方についても例文つきで触れていきます。

メールで発注する場合の注意点

メールで発注する承諾を得ておく

メールで文面やメールへの発注書の添付で発注を行いたい場合は、取引先企業が対応することができるか、事前に確認しておくことが大切です。受注体制によっては、メールでの発注の受付をしておらず、発注したことに気づかないことから、納品が滞ることが考えられます。「メールで発注はできますか?」と事前に確認しておきましょう。

発注を依頼するメールの書き方

件名のつけ方

メールで発注を依頼するときの件名は、件名を見たときにメールの目的がわかるように、シンプルで発注したいことをわかりやすく伝えられるものが基本です。件名によっては見落とされてしまう可能性があります。そこで、「発注のご依頼」、あるいは「〇〇の発注のお願い」といった形で、「ご依頼」や「お願い」をつけて、相手の目に留まりやすいものとしましょう。

発注内容に含めるべきこと

メールには、メールだけで相手が手配に必要な項目を網羅するように記載します。商品を発注する場合は、商品の型式や製品番号、数量、希望納期、納品場所は最低限必要であり、要望があれば書き添えておきます。

また、発注担当者につながる電話番号も記載しておき、不明点があれば問い合わせを受けられるようにしておきましょう。

見積もり後に発注するメールの例文

件名:〇〇発注のご依頼

〇〇〇〇株式会社
営業部 〇〇〇〇様

平素よりお世話になっております。
株式会社△△購買部△△と申します。

先日は、お見積もりをお送りいただきまして、誠にありがとうございました。
つきましてはご提示頂いた金額にて、下記の通り、注文致します。

・商品名:〇〇〇〇
・製品番号:1236-N4567
・数量:500個
・納品希望日:20〇〇年〇月〇日
・納入場所:〇〇市〇〇区〇〇 〇〇倉庫

ご不明な点がございましたら、△△(電話番号:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇)までご連絡ください。
何卒よろしくお願い致します。

(署名)

発注書を添付するメールの書き方

件名やメールに含めるべきこと

発注書をメールに添付する場合も、確実にメールを開封して確認してもらえるように、件名や文章で添付書類が発注書であることをわかりやすく伝えることが大切です。また、添付ファイルは開けない可能性がありますので、相手が躊躇なく問い合わせができるように、「添付ファイルの内容が見られないといった不都合やご不明な点等などございましたら、ご連絡ください。」と書き添えておくとスムーズにやり取りできます。

発注書はPDFにする

発注書をメールに添付する場合は、書き換えを防止するため、PDF形式で送るのが基本です。WordやExcelで送る場合も変更を制限したり、読み取り専用にしたりすることで相手によって変えられることを防ぐことができますが、設定を忘れてしまうリスクがあります。PDFに変換することで、漏れなく書き換えを防ぐことができます。また、PDF形式は汎用性があることもメリットです。

発注書を添付するメールの例文

件名:〇〇発注書のご送付について

〇〇〇〇株式会社
営業部 〇〇〇〇様

平素よりお世話になっております。
株式会社△△購買部△△と申します。

先日は、お見積もりをご送付いただきまして、誠にありがとうございます。
早速ですが、発注書を添付ファイルにてお送り致します、
添付ファイルの内容が見られないといった不都合やご不明な点等ございましたら、ご連絡ください。

<添付内容>
・〇〇発注書(PDF) 1通

何卒よろしくお願い致します。

(署名)

発注メールの返信の書き方

件名は変更する

発注メールを受け取った場合は、そのまま件名を変更せずに「RE」がついた状態で返信することは避けます。件名は発注を承ったことが伝わるもので、発注のお礼の気持ちが込められたものとするのが基本です。たとえば、「〇〇のご注文のお礼」、「〇〇のご注文ありがとうございます。」とすると、件名を見ただけで発注メールを確認したこととお礼の気持ちが伝わります。

発注メールの返信に含めるべきこと

発注メールの返信で発注者側が知りたいことは、希望納期通りに商品が届くかどうかです。まずは注文へのお礼を記した後、発送日や納品日などの手配状況を伝えます。欠品等で納品日が遅れる場合は、入荷予定日などの記載をすることが望ましいです。また、不明な点などがあったら問い合わせいただけるように、問い合わせ先の担当者名や連絡先を入れます。

発注メールの返信の例文

件名:〇〇のご発送

株式会社△△
購買部△△△△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇営業部〇〇と申します。

この度は、下記商品をご注文いただき誠にありがとうございました。

・商品名:〇〇〇〇
・製品番号:1236-N4567
・数量:500個
・納入場所:〇〇市〇〇区〇〇 〇〇倉庫

〇〇〇〇は本日中に発送予定のため、明日の午前中には〇〇倉庫に到着予定です。

商品や配送に関してご不明な点等ございましたら、お気軽にお尋ねください。
何卒よろしくお願い致します。

(署名)

まとめ

メールで発注する際には、確実に発注したことが伝わりやすいように、件名に気を配るとともに、発注内容を明確に記すことが大切です。また、発注を受けた側は納期などを速やかに回答し、スムーズなやり取りとなるように心がけましょう。

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クラウドソーシングTimes編集部
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