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公開日: 2018.11.30 / 最終更新日: 2023.10.20

発注メールの正しい書き方は?例文や注意点、添付文書などをわかりやすく説明!

商品をメールで発注したり、発注書をメールへ送付したりするときには、どのような書き方をすればよいのでしょうか?今回は、正しい発注メールの書き方を例文(テンプレート)つきで解説します。また、発注メールへの返信の書き方も紹介するため、ぜひ参考にしてください。

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メールで発注する場合の注意点

メールで発注する承諾を得ておく

メールによって発注を行いたい場合、取引先の企業がメール発注に対応可能であるかどうか事前に確認しておくことが大切です。受注体制によってはメールによる発注受付をしていない場合もあり、納品が滞ったり連絡が行き違ったりするリスクがあります。

事前に「メールで発注はできますか?」と確認し、先方の承諾を得ておきましょう。

発注を依頼するメールの書き方

件名はわかりやすくする

メールで発注を依頼するときの件名は、メールの内容や目的がわかるものにしましょう。発注に関するメールであることが、シンプルにわかりやすく伝わる件名にすることがポイントです。
「発注のご依頼」あるいは「〇〇の発注のお願い」のように、「発注」「ご依頼」「お願い」などのキーワードを入れると相手の目に留まりやすくなります。

本文には発注情報を過不足なく入れる

メール本文には、発注に必要な情報を過不足なく含めるようにします。発注の手配に必要な項目(商品の型式や製品番号、数量、希望納期、納品場所など)を明記するとともに、要望があれば書き添えます。

また、自社の発注担当者へつながる電話番号も記載しておき、不明点があれば問い合わせを受けられるようにしておきましょう。

【例文】見積もり後に商品を発注するメール

件名:〇〇発注のご依頼

〇〇〇〇株式会社
営業部 〇〇〇〇様

平素よりお世話になっております。
株式会社△△購買部△△と申します。

先日は、お見積もりをお送りいただきまして、誠にありがとうございました。
つきましてはご提示頂いた金額にて、下記の通り注文致します。

・商品名:〇〇〇〇
・製品番号:1236-N4567
・数量:500個
・納品希望日:20〇〇年〇月〇日
・納入場所:〇〇市〇〇区〇〇 〇〇倉庫

ご不明な点がございましたら、
△△(電話番号:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇)までご連絡ください。
何卒よろしくお願い致します。

(署名)

発注書を添付するメールの書き方

発注書添付の旨を件名や本文に記す

発注書をメールに添付する場合、添付書類が発注書であることを件名や本文に明記することが重要です。先方が添付ファイルを開けない可能性なども考慮し、「添付ファイルの内容が見られないといった不都合やご不明な点等などございましたら、下記までご連絡ください。」と連絡先とともに書き添えておくとスムーズにやり取りできます。

発注書はPDF形式にする

発注書をメールに添付する場合は、不正な改ざんや誤操作による書き換えを防止するため、PDF形式にすることが推奨されます。WordやExcelで送る場合であっても、編集できるユーザーを制限したり、読み取り専用にしたりすることでデータの変更を防ぐことができます。その際、ユーザーや文書に関する情報は関係者で共有し、発注書の設定が都度変わることのないようにしましょう。

【例文】発注書を添付するメール

件名:〇〇発注書のご送付について

〇〇〇〇株式会社
営業部 〇〇〇〇様

平素よりお世話になっております。
株式会社△△購買部△△と申します。

先日は、お見積もりをご送付いただきまして、誠にありがとうございます。
早速ですが、発注書を添付ファイルにてお送り致します。
添付ファイルの内容が見られないといった
不都合やご不明な点等ございましたら、下記連絡先までご連絡ください。

<添付内容>
・〇〇発注書(PDF) 1通

<ご不明点のご連絡先>
電話番号:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇.〇〇〇〇@XXXX.co.jp

何卒よろしくお願い致します。

(署名)

発注メールへの返信の書き方

件名は変更する

発注メールを受け取った場合、件名を変更せずに(元の件名に「RE」がついた状態で)返信することは避けます。返信時の件名は、発注を承ったことが伝わるもの・発注へのお礼の気持ちが込められたものとしましょう。
たとえば、「〇〇のご注文のお礼」「〇〇のご注文ありがとうございます」などのような件名にすると、発注を確認したこととお礼の気持ちがどちらも伝わります。

本文には「発注に対応可能かどうか」を明記する

発注への返信メールにおいて、発注者側が一番知りたいことは「希望納期通りに商品が届くかどうか」という点です。注文へのお礼を記した後、発送日や納品日などの手配状況を簡潔に伝えましょう。欠品等で納品日が遅れる場合は、入荷予定日などを併記するようにします。
また、不明な点などがあった際の問い合わせ先として、担当者名や連絡先も記載しましょう。

【例文】発注メールへの返信

件名:〇〇のご発送

株式会社△△
購買部△△△△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇営業部〇〇と申します。

この度は、下記商品をご注文いただき誠にありがとうございました。

・商品名:〇〇〇〇
・製品番号:1236-N4567
・数量:500個
・納入場所:〇〇市〇〇区〇〇 〇〇倉庫

〇〇〇〇は本日中に発送予定のため、明日の午前中には〇〇倉庫に到着予定です。

商品や配送に関してご不明な点等ございましたら、お気軽にお尋ねください。
何卒よろしくお願い致します。

(署名)
電話番号:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇.〇〇〇〇@XXXX.co.jp

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