業務効率化
2019.01.09
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ビジネスでルーティンワークを管理する方法は?アプリやツールも紹介

業務管理を行う上でルーティンワークを取り入れている方は多いでしょう。しかし、日々当たり前に行っているルーティンワークを見直す機会はあまりありません。

毎日行うルーティンワークを効率化すれば、日々の業務管理においてもインパクトの大きなものになります。改めてルーティンワークの管理方法を見直し業務の効率化を進めてみましょう。

ルーティンワークの重要性は?


ルーティンワークとは、日々行う業務を細分化し、作業ごとに集中して行うことでミスを減らし作業を管理、効率化する手法です。細分化することで作業ごとの時間や目標の設定がしやすくなり、スケジュールを組む上で無駄がなく無理のない予定がたてることができるでしょう。

また品質のチェックや各個人の得意分野の把握などに役立ち、自らの振り返りや部下へのフィードバックもしやすくなります。

ルーティンワークを管理するには?

スケジュール表

日々の予定を時間軸で管理するのがスケジュール表の特徴です。1ヶ月ごとや1年ごとで行う中長期的な作業を記載するものや、1週間や1日ごとの短期スケジュールを決めるものを分けて使うことが一般的で、締め切りを意識したルーティンワーク管理を行うことに長けています。

To Doリスト

日々行う業務を細分化してリストアップしたものを一つずつ終わらせていくスタイルのスケジュール管理方法です。作業を細分化することで、業務に取り掛かるハードルを下げることができ、業務の効率化につながります。また作業のやり残しや必要作業量が一目でわかるためルーティンワークの管理に役立ちます。

マニュアル

ルーティンワークをさらに細分化し、作業工程まで示して体系化する手法です。例えば、「テレアポ」というルーティンワークを行うのであれば、「営業先企業リストアップ」「電話番号抽出」「架電」「結果集計」といった形で細分化することで、作業中に寄り道したり、他のことを考えたりすることを防ぐことができるでしょう。

また、自分の作業を人に頼む際にもスムーズに業務の共有が行えるといったメリットもあります。

ルーティンワークを管理するアプリ・ツールは?


世の中にはルーティンワークを管理するためのアプリやツールが多くあります。その中でもオススメのアプリ・ツールを3つご紹介いたします。

Todoist

アメリカにあるDoist社の開発したTo Doリスト管理ツールTodoistは、世界で1000万人以上に利用されているクラウドサービスです。UIがシンプルでわかりやすく、初心者でも直感的に操作ができる導入のしやすさが魅力の1つです。

クラウドサービスのため、出先や自宅などPCが手元にない状況でもスマホですぐ見ることができるので、更新やチェックの際あまり困ることがありません。

Microsoft To-Doリスト

マイクロソフトが提供しているTo doリスト管理サービスです。シンプルでわかりやすいデザインで、日々行うタスクを表示してくれます。

タスクの通知機能が備わっているので、当日や翌日に締め切りが迫る予定を通知され締め切りを忘れてしまうことを防ぐことができます。このアプリを活用することで、緊急度と重要度を意識したスケジューリングが可能になるでしょう。

Googleフォーム

Googleが提供しているアンケートツールで、本来はアンケートや集計・分析を行うツールなのですが、タスク管理を行う上でも非常に有力なツールとなります。具体的な方法としては、ルーティンワークのリストをアンケート形式で作成し、毎日それに回答する形式で管理します。

導入ストレスが比較的少ないこと、日々の業務達成度を集計ツールで可視化することができ、振り返りが簡単に行えるのでおすすめです。毎日To Doリストを更新する手間がかかりません。

ルーティンワークでは業務の効率化が進まないときは?

ルーティンワークに無駄がないか見直す

ルーティンワークは、定期的にやらなければならない作業ですが、後回しになりがちな業務でもあります。また、慣れた業務ゆえにダラダラと作業を行ってしまうこともあります。効率化につながるルーティンワークの管理方法とはどのようなものでしょうか。

ルーティンワークを効率的に取り入れ管理するためには、「作業の細分化」、「時間把握」、「作業チェック」の3つのステップが必要です。

自分の行っている業務の細分化する

まずは漠然と行なっているルーティンワークを細分化し、どのような作業を行えば仕事を完遂できるのかを把握します。営業マンであれば、営業業務、準備業務、管理業務など、業務をカテゴリーごとに分けることができるでしょう。

さらに営業業務は、テレアポ、外回りなどに分類することができるでしょう。このように、日々の業務を細分化して繰り返し行うルーティンワークは何か、どの作業の優先度が高いのか、ということを把握していきます。

各作業時間を把握する

作業の細分化が済んだら、それぞれの作業にどれくらいの時間が必要になるのかを把握します。メール処理にどれほどの時間がかかるのか、資料作成にどれほどの時間がかかるのか、ということを分単位で計測しましょう。

また、作業だけではなく自分が継続して集中できる時間や、昼食後に眠くなり作業効率が悪く時間、なども把握するとよりスケジューリングに役立ちます。

計画通りにできているかチェックする

作業のルーティン化ができるようになり、時間を把握できるようになったら一度作業を振り返ってみましょう。作業量の割に時間がかかってしまっているもの、他人と比べて短時間でこなせるものなどを把握することで、自らの得意な作業や苦手な作業を知ることができ、今後のスケジューリングに役立つでしょう。

自分でやる必要のない業務はアウトソーシングする

やらなければならない仕事をルーティン化することで業務を効率化することは仕事を行う上で非常に重要なポイントです。しかし、その業務内容が本当に「自分が」やらなければならない仕事なのか、ということは確認しなければなりません。

業務の中には、売上に直結する仕事や自分の得意分野である仕事があるかと思います。その業務が、やらなければならないが重要でないルーティンワークに時間や労力を奪われることで圧迫されてしまうことは、リソースの無駄づかいであると言えるでしょう。

もし、自分でやる必要のない仕事があれば、積極的にアウトソーシングを活用することが大切です。重要でない業務をアウトソーシングし、自らの得意分野や売上に直結する作業にフォーカスすることで、業務の効率化がより進むでしょう。

関連記事:3年で売上10倍にするにはコア業務に集中できる環境が重要。ガイアックスの管さんが語るクラウドソーシングの向き合い方と活用法

まとめ

この記事では、ルーティンワークを管理するための方法論を解説し、具体的なツール・アプリを紹介しました。ルーティンワークをうまく管理することで業務全体の効率化を進めることができるでしょう。

また、最後の見出しで触れたように、ルーティンワークが本当に自分でやる必要があるかは再考してみて下さい。もし必要なければ外注化を検討してみましょう。

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クラウドソーシングTimes編集部
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