業務効率化
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公開日: 2019.01.09 / 最終更新日: 2020.04.22

ビジネスでルーティンワークを管理する方法は?アプリやツールも紹介

業務管理を行う上でルーティンワークを取り入れている方は多いでしょう。しかし、日々当たり前に行っているルーティンワークを見直す機会はあまりありません。毎日行うルーティンワークを効率化すれば、日々の業務管理においてもインパクトの大きなものになります。改めてルーティンワークの管理方法を見直し業務の効率化を進めてみましょう。

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ルーティンワークを管理する重要性


ルーティンワークとは、定形的な作業や毎日決まっている仕事をさしています。このような業務は一見すると「いまさら管理する必要があるのだろうか」と感じるかもしれません。しかし、ルーティンワークこそ日々行う業務を細分化して管理し、作業ひとつひとつを集中して行うことで、業務を効率化することが可能です。

さらに、細分化することで作業ごとの時間や目標の設定がしやすくなり、スケジュールを組む上でも、無駄がなく無理のない予定をたてることができます。また、品質のチェックや各個人の得意分野の把握などにも役立つため、自らの振り返りや部下へのフィードバックもしやすくなるのもポイントです。

ルーティンワークを管理するには?


ルーティンワークを管理するには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。スケジュール帳での管理を思い浮かべる人も多いかもしれませんが、ここではスケジュール表の管理も含めて代表的な3つの方法を紹介します。

スケジュール表

日々の予定を時間軸で管理するのがスケジュール表の特徴です。1カ月ごと、1年ごとで行う中長期的な作業を記載するものと、1週間、1日ごとの短期スケジュールを決めるものとを分けて使うことが一般的で、締め切りを意識したルーティンワーク管理を行うことに長けています。

To Doリスト

日々行う業務を細分化してリストアップしたものを、ひとつずつ終わらせていくスタイルのスケジュール管理方法です。作業を細分化することで、業務に取り掛かるハードルを下げることができ、業務の効率化につながります。また作業のやり残しや必要作業量が一目でわかるためルーティンワークの管理に役立ちます。

マニュアル

ルーティンワークをさらに細分化し、作業工程まで示して体系化する手法です。たとえば「テレアポ」というルーティンワークを行う場合、「営業先企業リストアップ」「電話番号抽出」「架電」「結果集計」といった形で細分化することで、作業中に寄り道したり、他のことを考えたりせずに済みます。また、自分の作業をほかの人に頼む際にも、スムーズに業務の共有ができるメリットもあります。

ルーティンワークを管理するアプリ/ツール


世の中にはルーティンワークを管理するためのアプリやツールが多くあります。その中でもオススメのアプリやツールを5つ紹介します。

todoist

アメリカのDoist社が開発したTo Doリスト管理ツール「todoist」は、世界で1,000万人以上に利用されているクラウドサービスです。UIがシンプルでわかりやすく、初心者でも直感的に操作ができる導入のしやすさが魅力のひとつです。クラウドサービスのため、出先や自宅などPCが手元にない状況でもスマホですぐ確認できます。

また、グーグルドライブやグーグルマップ、Dropboxなどのアプリと連携できるのも魅力。より利用者自身が使いやすいよう工夫することができます。料金プランは3種類あり、無料(最大80件のプロジェクト、他)、338円/月(最大300件のプロジェクト、他)、558円/月(最大500件のプロジェクト、他)があります。todoist公式サイトはこちらです。

Microsoft To Do

マイクロソフトが提供しているTo Doリスト管理サービスです。シンプルでわかりやすく、直感的に操作ができるデザインです。利用するにはMicrosoftアカウントが必要ですが、iOS、Android、Windows10用アプリがあるため、Microsoftアカウントでログインすればどのデバイスでも確認できます。さらに、リストを友人や家族などと共有することも可能です。利用は無料。Microsoft To Do公式サイトはこちらです。

Trello

タスクやTo Doリストを「ふせん」感覚で視覚的に管理できるのが「Trello(トレロ)」です。無料で使えるにもかかわらず本格的にタスク管理ができ、ひとつのタスクを1枚のカードとして作っていき、終わったらカードを動かす、というアナログな使い方をします。使い方によって自由度が高いツールですし、拡張機能も充実しているのでどんどんカスタマイズすることも可能。もちろんマルチデバイスでも使えます。

料金体系は、無料プラン、ビジネスクラス($9.99/月)、エンタープライズ(ユーザー数によって料金に変動あり)の3つです。有料プランはセキュリティ面が充実するものの、基本的な機能面は無料も有料もほとんど変わりません。Trello公式サイトはこちらです。

Taskworld

TaskworldのUIは、上で紹介したTrello同様にタスクの進捗をドラック&ドロップして管理していきます。Taskworld公式サイト上でTrelloとの比較をまとめていることから、一見するとTrelloと非常に似たツールに感じる人も多いことがわかりますが、実はTrelloにはない機能がTaskworldには備わっています。

ただし注意点として、Taskworldには無料プランがありません。どのような機能が必要か十分検討した上で、どちらを活用するか決めると良いでしょう。料金体系は2つで、プロフェッショナル($14.99/月)、エンタープライズ(カスタム価格)です。Taskworld公式サイトはこちらです。

Googleフォーム

Googleフォームをご存じでしょうか?これはGoogleが提供しているアンケートツールで、本来の使い方はアンケートや集計・分析を行うものです。実はタスク管理を行う上でも非常に有力で、具体的にはルーティンワークのリストをアンケート形式で作成し、毎日それに回答する形式で管理することができます。

本格的なタスク管理ツールに比べると導入ストレスが少ないことや、日々の業務達成度を集計ツールで可視化することができ、振り返りが簡単に行えるのでおすすめです。毎日To Doリストを更新する手間もかかりません。Googleフォームのトップ画面はこちらです。

ルーティンワークの業務効率化が進まない場合


タスク管理ツールやアプリを活用したり、日々の業務を工夫して管理したりしていても、なかなかルーティンワークの業務効率化が進まないという人も中にはいるかもしれません。そのような時にいったん立ち止まり、以下2つの点を確認してみましょう。

ルーティンワークの無駄を見直す

ルーティンワークは定期的にやらなければならない作業ですが、後回しになりがちな業務でもあります。また、慣れた業務ゆえにダラダラと作業を行ってしまうこともあります。ルーティンワークを効率的に管理するためには、「作業の細分化」「時間把握」「作業チェック」の3ステップが必要です。以下それぞれを説明していきます。

まずは「作業の細分化」ですが、漠然と行なっているルーティンワークを細分化し、どのような作業を行えば仕事を完遂できるのかを把握します。営業職であれば、営業業務、準備業務、管理業務など、業務をカテゴリーごとに分けられるはずです。さらに、営業業務ならばテレアポや外回りなどに分類できます。このように、日々の業務を細分化することで、どの作業の優先度が高いのかなどを把握していきます。

作業の細分化が済んだら、それぞれの作業にどれくらいの時間が必要になるのかを把握します。メール処理にはどれほどの時間がかかるのか、資料作成にはどれほどの時間がかかるのかということを分単位で計測しましょう。なお、作業だけではなく、自分が継続して集中できる時間や眠くなりがちで作業効率が悪く時間なども把握すると、よりスケジューリングに役立ちます。

作業のルーティン化ができて時間を把握できるようになったら、一度作業を振り返ってみましょう。作業量の割に時間がかかってしまっているタスクや、他人と比べて短時間でこなせるタスクなどを把握することで、自らの得意な作業や苦手な作業を知ることができ、今後のスケジューリングに役立ちます。

外注化して業務効率化も

やらなければならない仕事をルーティン化して業務を効率化することは、仕事を行う上では非常に重要なポイントです。しかし、その業務内容は本当にあなたがやらなければならない仕事なのでしょうか。もしマニュアル化されていたら、ほかの人でもできる仕事ではないでしょうか。

どのような業務もコア業務とノンコア業務のどちらかに分類されます。売上に直結する仕事や自分の得意分野である仕事は、一般的にはコア業務に入ります。本来ならばこのコア業務に時間を使いたいにもかかわらず、ルーティンワークに時間や労力を奪われる日々を送っているのであれば、リソースの無駄遣いであると言わざるを得ません。

外注するならビズアシスタントオンライン


定常業務にかけている時間を削減し、よりコア業務に集中できる環境を作るためには、在宅アシスタントやオンライン秘書サービスの活用がおすすめです。これはサービスを通してオンライン上で個人に業務を依頼できる仕組みで、BPOなどのアウトソーシングと比べて、予算面や業務内容において柔軟かつ気軽に依頼できるのが特徴です。

また、オンライン秘書は「事務」領域の業務のうち外注として切り出せるものが多くあり、ある程度まとまった期間(最短でも1カ月程度)において外注することを検討している企業におすすめです。直接会うことなくオンライン上に優秀なアシスタントを確保できるようなイメージとなり、繁忙期の数カ月間だけ、というような使い方もできます。

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まとめ

この記事では、ルーティンワークを管理するための方法を解説し、具体的なツールやアプリを紹介しました。ルーティンワークを管理することで、さらなる業務全体の効率化を進めることができるはずです。スケジュール表やTo Doリストでの管理はもちろん、オンライン上で活用できるツールやアプリを活用して、ぜひ自社に合う管理方法を確立してみてください。ただし、ルーティンワークの中にはノンコア業務に該当するものも数多くあるはずです。これらはぜひ外注化することも検討しましょう。

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クラウドソーシングTimes編集部
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