業務効率化
2019.02.01
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ルーティンワークとは?特徴や効率的な取り組み方を徹底解説!

皆さんはルーティンワークという言葉を知っていますか?実際に取り組んでいる方も多いかもしれません。本記事は、ルーティンワークの特徴やメリット・デメリットについて徹底解説しています。また、業務改善に悩んでいる方に向けて、ルーティンワークへの取り組み方についても紹介しています。

ルーティンワークとは?


ルーティンワークの基本的な意味や、ルーティンワークに分類される具体的な業務を紹介していきます。

ルーティンワークの意味

ルーティンという言葉を聞いたことがあるでしょうか?ルーティンとは、決まっている手順・習慣・お決まりの所作などを指す言葉です。ビジネスにおいては、ルーティンワークという言葉がよく使われます。これは、毎日の決まりきった仕事・定型的な作業・日課などのことです。

また、毎日同じ時間に、同じ電車で、同じ会社に向かう場合、これらも広い意味での「ルーティンワーク」に含めることができます。ただし、毎日の定型的な業務という意味で使用されるほうが一般的です。

ルーティンワークに分類される業務

ルーティンワークに分類される業務のほとんどは、定型化されている業務・マニュアル化されている業務です。誰でも行うことができ、同一の品質を保てることがポイント。手順が決まっているため、時間配分などの管理もしやすいです。例えば、以下の業務が挙げられます。

  • 受付業務
  • 既存顧客への営業
  • 事務作業(入力作業や書類作成など)
  • 給与計算業務
  • 工場のライン作業
  • 清掃業務
  • 家事代行業務

受付業務が分かりやすい例でしょう。特別なスキルは必要なく、マニュアルに沿って対応していきます。個別対応が必要な場合もありますが、基本的には、どの受付でも同じ対応が可能です。

ルーティンワークを管理する方法が知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事:ビジネスでルーティンワークを管理する方法は?アプリやツールも紹介

ルーティンワークのメリットは?

業務を効率化できる

ルーティンワークの場合、仕事の手順や段取りが決まっているので、業務を効率化することができます。次にやるべき仕事を考える必要はなく、無駄な思考や無駄な時間を排除することが可能です。また、業務が定型化していることで、作業時間や作業量の予測が立てやすくなります。スケジュール管理を徹底できるので、より一層業務の効率化を図ることができるでしょう。

集中力が上がる

ルーティンワークは定型化している作業なので、余計なことを考える必要がありません。マニュアル等に従い、決められた手順を実行するだけなので、作業に集中して取り組むことができます。

自分の仕事を探し、取り組み方を一から考えるのは、非常に労力が必要です。一方で、ルーティンワークの場合は、自分がやるべき仕事・内容があらかじめ決まっています。そのため、あれこれと試行錯誤せずに、集中力をアップさせることができます。

ルーティンワークのデメリットは?

自分にしかできない仕事ではない

ルーティンワークは、定型化されている業務・マニュアル化されている業務。言い換えると、誰でもできる業務です。組織側から見ると大きなメリットですが、個人面で考えると少なからずデメリットが生じます。

誰でもできる業務は、「必ずしも自分である必要がない」というマイナスイメージを抱きかねません。他の人でもできるように感じられてしまい、業務に支障をきたす可能性があります。

業務へのやりがいが感じられない

ルーティンワークは、決まった業務の繰り返しです。毎回、単純な作業を繰り返していると、飽きてしまう可能性があります。簡単な仕事であればあるほど、やりがいを感じられずモチベーションが下がることもあるでしょう。

解決策としては、作業内容・場所・難易度を変更することが挙げられます。会社全体の効率性を重視するあまり、従業員の満足度が下がってしまっては、元も子もありません。やりがいを感じてもらえるよう、1人ひとりの意思を尊重することも大切です。

ルーティンワークがしんどくなったときは?

仕事の目的を明らかにする

どんな仕事にも、必ず目的が存在します。このルーティンワークを行うことで、どのような目標を達成できるのか、今一度確認してみてください。ルーティンワークを行うこと自体が目的化していると、味気のない単純作業の繰り返しになってしまいます。何のために業務を行うのか、自分の作業はどのように役立つのかを意識することで、ルーティンワークにも取り組みやすくなります。

改善する方法はないか考える

完璧なルーティンワークなど存在しません。よって、常日頃から、改善する方法はないか考えることが大切です。より効率的なルーティンワークも模索することで、飽きることなく業務に取り組むことができます。例えば、時間や人数を変えてみる。手順を変えてみるのも良いでしょう。様々な角度からアプローチすることで、作業のムダ・ムラを極力排除することができます。

ルーティンワークの具体的な見直し方法が知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事:事務作業の効率化を図るには?ルーティンワークを見直す方法を解説!

ノンコア業務であれば外注する

組織のパフォーマンスを最大化するには、従業員1人ひとりをコア業務に集中させる必要があります。ノンコア業務に時間を割くのは、効率的ではありません。もし、ルーティンワークがノンコア業務に該当するのであれば、外注化してしまうのも1つの手です。その際、コア業務部分とノンコア業務部分を明確にすることが大切です。

ノンコア業務を外部に発注する方法が知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事:3年で売上10倍にするにはコア業務に集中できる環境が重要。ガイアックスの管さんが語るクラウドソーシングの向き合い方と活用法

まとめ

今回は、ルーティンワークの特徴やメリット・デメリットについて徹底解説しました。また、ルーティンワークへの取り組み方についても紹介しました。ルーティンワークの仕方を改善することで、業務を効率化させることができます。従業員のやりがいにも配慮しながら、ルーティンワークを見直してみてはいかがでしょうか?

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にしすん
早稲田大学商学部卒業後、コンサルティング会社で人事業務を担当。新卒・中途採用全般に携わる。 その後、フリーランスとして独立。WebマーケティングやWeb広告の分野で活躍中。マーケティング・金融・会計・人事労務など、幅広い知識を持つ。

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