人事の採用業務はやるべきことが多く、人手とコストもかかります。求める人材をスムーズに確保できるよう、採用業務の具体的な流れやポイント、必要な費用や業務効率化の方法について把握しておきましょう。
目次
人事の採用業務とは？
人事の採用業務では、会社の採用計画に基づき、必要な人材を適切な方法で募集します。会社の方針や将来を見据え、「どこに」「どのような人が」「どれくらい必要なのか」を考えて人材を選ぶことがポイントです。
採用プロセスの全てを人事部が担うとは限らず、募集段階から内定後のフォローまでを人事部が管理する場合もあれば、面接や採用決定は各部署で行うケースもあります。
人事の採用業務フロー
採用計画の立案
採用活動を行う第1ステップとして、採用計画の立案が必要です。採用計画を確実に立てないと、この先の各フローが上手く進みません。特に以下の3点を意識し、スケジュールや予算の範囲内で綿密に計画を立てましょう。
- どのような人材をどれくらい求めるのか
- 自社のアピールポイントや強みは何か
- どのような方法で求職者にアプローチするか
求人
求人にはさまざまな方法があります。自社との相性や費用対効果を分析しつつ、多くの求職者にアプローチできる方法を選びましょう。大手求人メディアへ求人を掲載する、自社のリクルートサイトから募集する、人材紹介会社を利するなどの方法を併用するケースもあります。求人を行う度にかかったコスト見直し、最善な方法を模索することが重要です。
会社説明会の開催
ある程度入社希望者が集まったら、会社説明会やセミナーを開催します。ここで重要なのは、入社希望者に自社で実際に働くイメージを持ってもらえるようにすることです。そのためにも、リアルな自社の雰囲気を伝えなければなりません。
また、入社後のギャップをなくすため、仕事内容や教育制度、キャリア制度などについてはできるだけ具体的かつ正確な情報を伝えるようにします。さらに、採用応募に進んでもらうため、求める人材像や募集要項も明確に提示しましょう。
応募者管理
新卒・中途採用にかかわらず、企業には大量の応募者情報が集まります。全ての応募者の採用ステップが同時に進行することはあり得ないので、ひとりひとりの応募者の管理が重要です。採用応募システムを導入する等して、効率化を図りましょう。また、応募者情報は機密性の高い個人情報なので取り扱いには注意しなければなりません。
面談・選考・内定
内定に至るまでのプロセスで、面談等による選考を行います。自社が求める人材なのかどうか、しっかりと見極めなければなりません。一般的には、筆記試験や適性検査、複数回の面接を実施する企業が多いでしょう。
また、この選考プロセスは応募者にとっても重要です。自分に適した会社なのかどうか見極める上で、実際に働く社員との面談は大きな意味を持つでしょう。
内定者フォロー
応募者に内定を出しても、人事の採用業務は終わりではありません。内定辞退を防ぎ、無事に入社日を迎えられるよう内定者をフォローする必要があります。具体的には、懇親会やインターンの実施、社内イベントへの参加等が挙げられます。継続的に内定者とコンタクトを取り、他社に流れてしまうリスクをなるべく減らしましょう。
人事の採用業務ポイント
新卒採用編
新卒採用は、他部門・他部署を巻き込む大掛かりな業務です。ワンクールが終了する頃には、次年度の新卒採用の準備が始まります。ターゲットは学生なので、将来性やポテンシャルを見越して選考しなければなりません。また、各部署の社員にリクルーターとして活動してもらったり、座談会に出席してもらったりする場合も多いでしょう。
中途採用編
新卒採用とは異なり、中途採用の目的は即戦力の確保です。退職や異動による欠員補充や、事業拡大に伴う増員のための採用が基本だと言えるでしょう。所属部署や求めるスキル等も決まっている場合がほとんどのため、選考はよりスピーディーに進んでいきます。なかなか求人が集まらない場合は、別の求人メディアを試す等して柔軟に対応しましょう。
パート・アルバイト編
短期的な需要や重要性の比較的低い仕事に対しては、パート・アルバイト採用が効果的です。採用プロセスも、正社員採用と比べて簡略化されることが多いでしょう。そのため、採用担当者の負担は減りやすいと言えます。しかし、パートやアルバイトの場合、働き方やシフトが正社員とは異なるので、管理方法には注意しなければなりません。
派遣スタッフ編
長期的な雇用は望んでいない場合、短期的な仕事を任せたい場合は、派遣スタッフの採用も検討しましょう。産休や育休を取得する社員の穴埋めのために採用するケースも多いです。採用担当者としては、派遣スタッフだけでなく、派遣会社とのやり取りも重要になります。派遣会社と労働者派遣契約を締結するのであり、スタッフと直接雇用契約を結ぶのではない点に注意しましょう。
採用業務における3つのコスト
労力
当然、採用業務には採用担当者の労力が必要です。特に、採用計画の策定や求職者への対応、求人メディアとのやり取りには手間がかかるでしょう。加えて、採用プロセスの途中で、他部門・他部署の労力も必要になります。しかし、他部門・他部署の社員はそれぞれ自分の仕事をもっているため、全ての労力を採用業務に使うことはできません。
時間管理
採用業務において、時間管理は重要なポイントです。スピーディーな時間調整ができないと、求める人材が他社に流れてしまいかねません。例えば、面接の日程調整です。応募者と面接者のスケジュールを合わせ、面接場所を確保しておくには、様々な時間の把握が必要でしょう。応募者の急なキャンセルにも対応できるよう、広い視野で時間管理をしなければなりません。
金銭
採用活動には大きな費用がかかりますが、当然予算は限られています。よって、限られた予算内で効率よく人材を確保しなければなりません。例えば、大手求人広告への掲載料は、半年間で100～200万円程度はかかるでしょう。他にも、人材紹介料や合同企業説明会への出展料等が必要です。費用対効果を意識しながら各種採用方法の選定を行いましょう。
採用業務の効率化を図る方法
業務フローの見直し
労力と時間を最適化しながら、限られた予算内で求める人材を確保するためには、採用業務の効率化が必要不可欠です。そのためには、まず業務フローを見直さなければなりません。業務フローを見直し、ムダな作業・改善できる作業を見つけます。問題点が明らかになれば、原因を分析し対処していきます。その上で次回の採用業務フローを作成し、効率化を図りましょう。
採用管理のシステムを導入
採用管理システムとは、個々の応募者情報を一元管理するシステムです。様々な募集媒体からの応募者情報を別々に管理していると、採用プロセスの進行に伴い、管理が難しくなります。採用管理システムを導入すれば、事務作業の短縮につながるでしょう。また、情報が整理されるので、採用担当者以外の人も応募者情報を把握しやすくなります。
採用代行サービス・アウトソーシング
採用担当者が特に注力すべき業務は、やはり面接だと言えるでしょう。企業にとっても求職者にとっても、相性を肌で確かめる重要な時間だからです。コア業務に集中するために、日程調整などのノンコア業務を外注化する企業も増えています。自社に採用ノウハウが蓄積されないというデメリットはありますが、圧迫される採用担当者の業務が軽減され、より質の高い採用活動を行うことが可能です。
採用業務の外注には「クラウドワークス」がおすすめ！
採用に関する業務を外注したい場合、クラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
クラウドワークスを活用すれば、人事・経理・秘書業務の経験者や、バックオフィス業務を得意とする人材などを広く探すことができます。求人票の作成や面接選考、スカウト候補のピックアックなど、採用に関する業務を部分的に外注することも可能です。そのほか、応募者からの問い合わせ対応や日程調整、オンライン面談の代行なども依頼できます。
【クラウドワークスでの発注事例】
・事務代行（データ入力や求人票の作成、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、領収書の精算、給与計算など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（応募者管理や面談代行、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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まとめ
人事の採用業務について解説しました。採用は、採用担当者だけでなく他部門の人まで巻き込む大掛かりな業務です。求める人材を確保できるよう、費用対効果を意識しながら、採用業務の効率化を検討してみてください。
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