エクセルは表・グラフの作成や計算ができる表計算ソフトとして知られ、資料作成の際に利用されるケースも少なくないですが、この際に注意したいのは「見やすいかどうか」です。この記事では、エクセルで表・グラフや文章を作成するコツ、おすすめテンプレートサイトを紹介します。
目次
【表】エクセルを使った見やすい資料作成のコツ
エクセルを活用して見やすい表を作成するコツを紹介します。
見出しや罫線を利用する
エクセルは「セル」にあわせて罫線をひく・色をつけることが可能です。表を見やすくするコツとして、まずはこのような罫線や見出しを工夫することです。罫線は太さ・色、直線・二重線などの種類を選べるため、表の項目にあわせて選びます。ただし、すべてのセルに罫線を引かず、不要な罫線はなくすのもコツです。見出しを目立たせるには背景に色をつけることがおすすめです。
フォントや文字のサイズ・太さを調整する
フォントの種類や文字サイズ、太さなどを調節することも見やすい表を作成するコツです。たとえば、見出しのフォントを太くするだけでもメリハリがついて分かりやすくなります。また、文字の大きさはセルの大きさとバランスの良いサイズに整えます。フォントはメイリオや游ゴシックなどがシンプルで見やすくおすすめです。
統一感とアクセントを意識する
見やすい表を作成するには、統一感とアクセントを意識することも大切です。たとえば、表で使用するフォントを部分ごとに分けたりせず、1種類だけで統一させるのもポイントです。また、見出しのセルに色をつけるときに色の種類が多すぎると、重要な箇所が分かりづらくなります。色はあくまでもアクセント付けとして3種類程度におさえましょう。
【グラフ】エクセルを使った見やすい資料作成のコツ
続いて、エクセルでグラフを作成するときのコツを紹介していきます。
グラフは編集する
エクセルは表から簡単にグラフを作成できますが、初期設定のままで作成してしまうと見栄えがよくない可能性があるため、そのまま使わず編集するのがおすすめです。たとえば、棒グラフを初期設定のままで作成しようとすると、目盛りや補助線が多く数字のサイズも小さめです。目盛りや補助線を減らす、フォントを変えてサイズを大きくするだけでもデザインが変化します。
凡例は図の中に書き込む
エクセルでグラフを作成すると、凡例がグラフの下部や枠の外などに表示されます。グラフを読み取るためにはグラフと凡例を別々に見る必要があるため、直感的に理解できません。ひと目で読み取りやすいグラフにするには、凡例は図の中に直接書き込むことがコツです。ただし、複雑なグラフなどは凡例を利用したほうがよい場合もあるため、実際に編集してみてどちらがよいか検討することをおすすめします。
【文章】エクセルを使った見やすい資料作成のコツ
文章がメインとなる資料をエクセルで作成するときのコツとは何でしょうか。
方眼紙のようにして使う
エクセルで小刻みな行頭揃えや箇条書きを多用する文章を作成するときには、方眼紙のようにして使用することがおすすめです。エクセルは起動直後の行の高さが18ピクセルなので、列も18ピクセルに設定することで方眼紙のようにできます。文章を作成するときには、行頭を揃えて入力すると自然と整理されて見やすくなります。
セルあふれに注意する
エクセルには、画面で見たとおりに印刷されないというケースが発生することがあります。たとえば、画面上ではセル内に文章が収まっていても、印刷してみるとセルから文章があふれているケースなどです。このようなセルあふれを防ぐためには、列幅を自動調整しておきましょう。列番号の境目をダブルクリックすると、印刷しても文章があふれないように列幅を自動で調節してくれます。
資料作成に活用できるエクセルのテンプレートサイト
資料作成時に活用できるエクセルのテンプレートサイトを紹介します。
財務管理系
・bizocean
経理業務で必要な支払いや受け取りなどの出納業務、簿記や決算書の作成などの会計業務、その他付随業務のテンプレートが無料でダウンロードできます。エクセルだけでなくワードやPDF形式でも可能です。
・ビジネステンプレート
ビジネスで使用できる領収証のエクセルテンプレートです。標準のフォーマットだけでなく、明細ありのタイプや縦横レイアウト、英語の領収証などもあり、用意されている種類が豊富です。
企画書系
・MISOCA
社内でのプレゼンテーションや上司への提案、取引先への提案で使用できる企画書のエクセルテンプレートがダウンロードできます。タイトル・現状分析や課題・目的・企画の概要といった項目が用意されています。
・無料のビジネス書式テンプレート
シンプルで使いやすいような企画書のテンプレートならこちらがおすすめです。フロー形式のタイプが2種類、通常形式のタイプが1種類用意されています。
マニュアル系
・マニュアルのテンプレート
電話対応やアプリケーション操作など、業務マニュアルのテンプレートがダウンロードできます。表紙・目次・本文がセットになっています。
・作業マニュアル – ダウンロード無料のテンプレート倉庫
作業手順・説明・処置方法などを記入して作業場に張り出せるような、作業マニュアルのテンプレートが提供されています。A4判で縦と横の2種類が用意されています。
エクセルの資料作成が負担になっているなら
見やすいエクセルの資料を作成するには、時間も手間も発生します。資料作成にばかり手間がかかってしまってコア業務に集中する時間が減ってしまう懸念があるならば、クラウドソーシングサービスやオンラインアシスタントなどに外注してみてはいかがでしょうか。
クラウドソーシングサービスのひとつであるクラウドワークスには、実務を通してエクセルの資料作成を行ってきている個人が揃い、資料作成のすべてを任せることはもちろん、必要な資料のみといったピンポイント依頼もできます。また、これから内製する資料に合うよう、挿入するグラフの作成だけを依頼したいということも可能です。
▶クラウドワークスの使い方や事例、発注相場がわかる資料をダウンロードする
まとめ
エクセルは、表・グラフ・文章のそれぞれのコツを押さえて作成することで、見やすく伝わりやすい資料になります。作成が難しい方は、記事内で紹介したテンプレートを利用してみてください。どうしても資料作成にリソースを割けない場合には外注を利用してプロに依頼することもできるため、検討してみてはいかがでしょうか。
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