業務効率化
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公開日: 2020.08.11 / 最終更新日: 2020.09.10

コロナは業務効率化にどう影響した?テレワークのコツ、ツールを紹介

働き方改革の実現を目指して取り組む企業が少しずつ増えていたテレワークへのシフトは、新型コロナウィルスの影響により一気に加速しました。そこで、コロナ禍によるテレワーク導入の現状や、企業にて実際に取り組まれている業務効率化の手段と課題、導入のコツなどを紹介します。

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コロナによって多くの企業が導入した業務効率化施策


新型コロナウィルスの大流行をきっかけに、多くの企業が導入を開始した業務効率化施策とは何でしょうか。

テレワークにシフトする

まず、多くの企業でスタートしたのはテレワークです。テレワークとは、在宅勤務やモバイルワークなどのICT(情報通信技術)を活用し、場所・時間にとらわれない働き方のことをさします。もともとは新型コロナウィルス感染拡大とは関係なく、働き方改革の推進が進む中において「ワークライフバランス実現」のため各社が少しずつ取り組み始めていましたが、今回の流行をきっかけに導入が加速しました。

コロナ禍によって導入が増えているテレワークは、接触や三密を避けるための「必然」として取り組まねばならない働き方であり、緊急性・ある種の義務性を有する点において働き方改革をきっかけとした導入とは異なります。そのため、一気に各企業が取り組み始め、試行錯誤を続けながら、自社に合ったテレワーク環境や業務効率化を模索しています。

仮にテレワークに不向きの業種や職種であっても、実際に始めてみると、より効率化できる業務の発見につながった企業もあります。また、本格的なICTの導入はすぐにできないとしても、今できることから着手して成果を上げている企業も出てきました。

テレワークへのシフトは、出張や会議を減らすことによるコストの削減だけではなく、企業の生産性向上につながるといった多くのメリットを生みます。そのため、日本では今後の「ニューノーマル」なワークスタイルとしてテレワークを定着させる動きを見せています。

ワークフローシステムを導入する

テレワークへのシフト以外に、コロナ禍によってワークフローシステムを導入する企業も増えてきています。これにより業務の流れの一部をオンライン化できるほか、自動化ツールなどの導入で業務を効率よく円滑に進めることができるようになりました。

例えば、上司の決裁が必要な申請を電子化すると、さまざまなデバイスで対応できます。これによって申請から承認までスムーズかつ迅速に進めることが可能です。それに加え、進捗の可視化になるのでペーパーレスによるコスト削減につながります。

コロナによって推進されたテレワーク環境の作り方


テレワークを導入するには、以下のような環境の整備が必要です。

システムを整備する

テレワークを円滑に進めるには、さまざまなICTツールやシステムの整備が欠かせません。例えば、自宅などからでも参加できるようにするためのウェブ会議システムや、権限があれば誰でもアクセスできるクラウドストレージの導入、情報を共有できるビジネスチャットやグループウェアなどのツール、資料の電子化などは最低限でも揃えておきたいシステムといえます。

人事・労務管理制度を整備する

テレワーク時は働いている状況が見えないぶん、労務管理や業務評価がしづらいというデメリットがあります。これを解決するためにも、労働時間の適正な把握と公正な評価を行うためのツール・システム導入、人事・労務管理の新たなルール決めなどが必要です。勤怠状況をログで管理するツールなども多く出回っているので、必要であれば導入を検討しましょう。

情報セキュリティ管理体制を整備する

オフィス以外の場所で仕事をする機会が増えると、それに伴って情報漏洩のリスクが高まります。そのため、セキュリティ管理の行き届いたIT端末の支給・貸与、ハードディスクの暗号化、セキュアブラウザの導入、ウイルス対策の徹底、リモートデスクトップ方式・仮想デスクトップ方式の導入など、情報セキュリティの確保が重要です。

こちらの記事では、テレワークを導入するための5つのステップなどを詳しく紹介しています。
関連記事:テレワークを導入するには?導入ステップや実際の導入率・課題を解説

コロナを通して見えてきた”テレワーク成功のコツ”


コロナ禍により各企業は社内での密を避けなければならない大きな課題に直面することとなった一方で、導入に踏み切った企業による試行錯誤の結果としてテレワーク成功のコツやポイントが広まってきています。

しっかりとメンバー間でコミュニケーションをとる

テレワークはお互いが別々の場所にいるため、対面しているときよりも臨機応変なコミュニケーションや相手の反応を伺った意思疎通を図ることは難しくなります。そのため、定期的なビデオ会議のほか、チャットシステムを活用するなど気軽にコミュニケーションがとれるツールを導入することがおすすめです。仕事で必要なやりとりだけではなく休憩中の雑談なども簡単にできると、社員のモチベーション向上や孤独感の軽減につながります。

オンライン商談ツールを導入する

効果に疑問を持った一部の企業から敬遠されることが少なくなかった「オンライン商談」ですが、コロナ禍によって自粛が長引く中では、積極的に導入をスタートしている企業が増え始めています。オンライン商談ツールを利用することによって国内・国外関係なく遠方の顧客ともオンタイム商談ができ、ビジネスチャンスの拡大につながります。

画面共有や資料共有も簡単なので、対面での商談時と変わらずに画像・動画で自社商品の魅力を紹介することが可能です。また、オンラインであるため商談先への移動時間やリードタイムを短縮できるうえ、ここで余った時間を有効活用して商談数を増やすこともできるので、生産性の向上にもつながります。

労務管理や業務の成果を可視化する

テレワークは勤務実態・労働時間の正確な状況を把握することが難しいため、勤怠管理ツールなどを利用して労務管理を行うことがおすすめです。そのほかにも、業務がどの程度完了しているのかを把握できるよう業務プロセスをなるべく可視化するようにし、必要であれば業務プロセスやフローの見直しなどを行います。

また、成果を判断する指標として、単純な労働時間ではなくできあがったアウトプットや成果品を対象とする企業も増えてきています。あらかじめ業務範囲とプロセス、締切日などを明確にしておき、アウトプットとして「商品企画書10ページ」などと決めておくと評価しやすくなります。こうすることで労働時間を細かく管理する必要がなくなり、管理者の負担軽減にもつながります。

そのほか、テレワークでは情報漏洩などのセキュリティ問題も見過ごせません。以下の記事では、社内で決めるべきセキュリティ対策やツールなども紹介しています。併せて読んでみてください。
関連記事:テレワークのセキュリティ問題とは?効果的なセキュリティ対策を紹介

アウトソーシングを活用する

テレワーク以外の業務効率化の手段として、アウトソーシングを利用する方法もあります。多くの企業がテレワークを導入するにあたり、自社業務の棚卸しを行い、テレワークが可能な業務とできない業務、社内で行うべき業務と外注でも可能な業務を整理して、業務改善や効率化を進めています。

アウトソーシングを上手に活用すると人材や設備投資のコスト削減になるうえ、社員をコア業務に集中させることができて生産性向上にもつながります。自社にソリューションやノウハウがない業務であれば、それを既に実績のある会社や個人などにアウトソーシングすることで高い成果を得ることが可能です。テレワーク導入の機会にアウトソーシング活用も含めて業務全体の見直しを検討することがおすすめです。

コロナによって注目を集めた業務効率化ツール


テレワークなどの業務改革が進む中で、注目を集めているツールをご紹介します。

Slack

Slack」は利用者間で情報やデータの共有がスムーズにできるうえ、企業の規模に関わらず気軽に導入できるため、多くの企業に支持されているチャットツールです。チーム別・プロジェクト別・トピック別などに分類したチャンネル作成ができ、簡単に目的のスレッドを見つけられるため、効率的なチームワークを実現できます。

コミュニケーション不足になりがちなテレワーク環境下でも気軽に雑談などが可能で、DeNAやcookpadなどをはじめとする150カ国、85,000社以上の導入実績があります。

bellFace

オンライン商談ツールとして知られる「bellFace」は、主に電話を使用するツールとなるため、難しい設定やアプリのインストールなどといった準備をする必要がありません。スマートフォンとパソコンさえあれば簡単に商談先とつながることができ、ブラウザの制限もないので、様々な環境下でもスムーズな接続が可能です。

また、困ったときのカンニングペーパーになる「トークスクリプト」表示機能、商談の録画、電子契約なども可能です。日本最大級の導入実績を持ち、日本経済新聞社やPayPayなどをはじめとする約2,000社が利用しています。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理」は、テレワーク環境下では難しいとされる労働時間や業務の進捗などを管理できるツールとなっています。出勤管理・シフト管理・有給管理などが簡単に管理でき、フレックスや裁量労働などのあらゆる勤務形態にも対応させた細かい設定・運用ができます。シンプルな操作性に加え万全なサポート体制もあり、必要な機能のみを組み合わせて利用できるため、導入しやすいのも特徴です。

リモートアクセスツールやファイル共有ツール、googleツールなどを活用するとテレワークを快適に進めることができます。こちらの記事もあわせてご覧ください。
関連記事:テレワークのツールを比較!web会議や業務管理に便利なものとは?

業務効率化を進めるなら「ビズアシスタントオンライン」


テレワーク導入時の業務効率化を検討するうえでは、個人やフリーランスに気軽に外注できるクラウドソーシングやオンラインアシスタントなどのアウトソーシングを選択する企業が増えています。数多くあるサービスの中でも、事務領域の業務を外注するなら「ビズアシスタントオンライン」がおすすめです。

ビズアシスタントオンラインは、資料作成や営業事務、経理サポートなどにおいて、長年の経験をもつ人材を無料でマッチングしてもらえるサービスです。契約期間は月50時間から・最短1カ月からとなるので、必要なときに必要な人員だけを補強でき、人件費の変動費化ができるメリットがあります。

また、契約前には面談ができること、お試しで1カ月間のみ契約してスキルに問題なければ継続を選択することもできるなど、すべてオンライン上にも関わらず自社に合う人材かどうかじっくりと見極められます。ノンコア業務をアシスタントに任せることで社員はコア業務に専念でき、生産性向上も期待できます。詳しい資料はこちらからダウンロードできます。

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まとめ

新型コロナウィルスの影響により、企業のテレワーク導入による業務改革・働き方改革が一気に加速しました。各社が試行錯誤を繰り返しながらも、自社に合う方法を模索している段階です。あらゆるツールやソフトウェアを活用し、企業の繁閑によってはアウトソーシングなども利用しながら、ぜひ更なる業務効率化を目指してみてください。

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coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

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