業務効率化
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公開日: 2020.08.27 / 最終更新日: 2020.11.24

無理なく残業を減らすコツは?具体的な方法や実践後のメリットも紹介

業務時間外の労働である「残業」は、企業・社員の双方に影響を及ぼします。この記事では、残業が発生する根本的な理由や残業の削減によって得られるメリット、残業を減らすための具体策などを紹介します。

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社員が残業をする理由とは?


社員が残業を行うには何らかの理由が存在します。考えられる理由として、主なものを紹介します。

仕事が終わらないため

残業の理由として多く挙げられるのが「業務時間内に仕事が終わらないため」というものです。定時までに仕事が終わらない社員は、与えられた業務量が適切でない・担当業務とスキルが合っていないなどといった問題を抱えていることも多いため、確認や改善が必要です。また、チームで進めるプロジェクトなどにおいては社員1人1人の業務範囲が不明確になりやすく、個人のタスクコントロールが困難になった結果として残業が発生するケースもあります。

残業代を確保するため

実働時間に応じて所定外手当が支払われる企業では「残業代がほしい」という理由で残業が行われる場合もあります。基本給が低い、生活費にあてるお金を確保したい、自由に使えるお金がほしいなど個人によって事情は異なりますが、残業代確保のために残業をする社員がいる企業は珍しくありません。

評価を上げるため

周囲からの評価を上げるために残業が行われることもあります。「遅くまで仕事をする=定時で帰宅する社員より頑張っている」という価値観を持つ上司にとって、部下の残業する姿が好印象につながる場合もあるためです。あくまで人と場合によりますが、残業が高評価を生む企業においては有効な手段といえるかもしれません。

残業を減らすと得られるメリット


次に、残業を減らすことによって個人や会社にもたらされるメリットを紹介します。

社員のオン・オフにメリハリがつく

残業が減ってプライベートの時間を確保できるようになると、社員のオン・オフにメリハリがつきやすくなります。「家族や友人と過ごす時間、趣味に使う時間などが増えることによって仕事へのモチベーションも維持しやすくなる」という好循環が生まれ、仕事と生活の調和(ワークライフバランス)が改善される点は大きなメリットといえます。

社員の体調管理がしやすい

社員が日々定時に帰宅すれば、規則正しい生活を送れる可能性が高まります。決まった時間に食事をし、十分な睡眠を取れば、健康面の改善も期待できます。社員1人1人が体調管理をしやすくなることで欠勤や休職が減り、企業全体の生産性向上につながります。また、健康的な社員が増えると社が負担する医療費が減少するというメリットもあります。

社のイメージアップにつながる

社員の残業が減少すれば、社のイメージが良くなるという利点もあります。「働き方改革」などの観点から見ると、残業の廃止に取り組む企業は良いイメージを持たれやすい傾向にあるためです。上述のように健康的な社員が増えたり、業績が向上したりすればさらなるイメージアップにつながり、求人を行う際も優れた人材を確保しやすくなります。

離職率の低下につながる

残業が減れば、過度な残業や長時間労働を苦にして退職する社員も減少することが考えられます。そのため、離職率が低下するというメリットも得られます。企業のイメージや業績が良くなれば転職を希望する社員も減るため、社への定着をうながすことにもつながります。

残業を減らすための思考とは?


個人単位で残業を減らしたいと思うのであれば、仕事に対する見方・考え方を変えてみると良い場合があります。以下では、残業を減らすために効果的な思考を紹介します。

仕事の重要度・優先度を見極める

残業を減らすために重要なのは、仕事の重要度と優先度を見極めることです。自分のタスクを洗い出し、それぞれの重要度・優先度を考慮したうえで仕事の順序や進め方を決めていくと良いでしょう。具体的には、自分のタスクを「緊急に対応すべきもの・できる限り早めに処理すべきもの・その日のうちに終わらせておきたいもの・長期的に取り組みたいもの」などに分類して重要度・優先度の高いタスクから着手するようにします。また、翌日以降でも問題のない作業には手を付けないなど、ある種の割り切りが奏功する場合もあります。

残業ありきで仕事をしない

残業を減らしたいのであれば、「定時内で終わらなかったら残業すればいい」という考えで仕事を進めることは避けたほうが良いでしょう。調整が可能な仕事であれば前もって量や納期を変更する、定時内に終わらない可能性がある場合は上司に報告・相談をしておくなどの心がけが重要です。また、部下などへ仕事を割り振る場合も、定時内に無理なく終わる分量を意識するようにしましょう。

他人に振り回されない

他人に振り回されないという思考も大切です。「同僚が残業しているから自分も」「残業している部下の面倒をみなければ」などの理由で何となく残業をせず、自分がすべき仕事を終えたら帰宅するという習慣を作りましょう。企業や職場の雰囲気によっては定時で退社しにくいと感じる場合もあるかもしれませんが、思い切って定時帰宅を続けていればその雰囲気自体が変わることも考えられます。良い意味で他人に影響されない姿勢が残業の減少につながるケースもあると覚えておきましょう。

残業を減らすための具体策は?


では、残業を減らす具体策としてどのようなことが挙げられるでしょうか?企業単位で行うと有効な取り組みを紹介します。

残業を当然としない雰囲気作り

まず、社全体で「残業は望ましくないもの」という共通認識を持つことが重要です。そのためには、定時で仕事を終えて帰宅することに罪悪感を持たなくて良い雰囲気づくりをすると良いでしょう。たとえば、上司が率先して仕事を切り上げることで部下たちの帰宅を促す、ノー残業デーを導入して定時退社に慣れるなどの方法が有効です。

勤務体系・給与体系の見直し

企業の勤務体系・給与体系を見直すことが残業の減少につながるケースもあります。例として、残業を申請制にし、残業を行う理由や目標時間を事前申告してもらう制度の導入が挙げられます。残業時間そのものを短縮するとともに、明確な理由のない残業を減らすことが期待できます。また、残業を行わないことを評価基準に加えたり、基本給の底上げを図ったりすれば、残業代確保のための残業を減らす効果を見込めます。

テレワークの推進が残業削減のきっかけとなることもあります。通勤のためにかかる時間や負担をなくして業務への集中を促すことにより、残業の発生を抑えられる場合があるためです。

一部業務の外注

業務の一部を外注して会社全体の業務量を減らすことも、残業削減には効果的です。特に有効なのは、ノンコア業務(企業の運営に不可欠であっても売上には直結しない事務・経理など)の外注です。社員がコア業務のみに集中できるようになれば各個人のタスクが明確化しやすく、業務の効率化や残業の削減が期待できます。ノンコア業務における繁忙期(決算期・年度末など)も発生しないため、時期ごとの業務量が増減しにくくなるという利点もあります。

外注による残業削減に「ビズアシスタントオンライン」


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業務によっては1日数時間・月30時間からの発注が可能なので、社員を1人採用するより人件費がかからないだけでなく、契約前には個人のスキルレベルや経験職種などを確認できるため、人材育成の手間も不要です。ノンコア業務の繁忙期のみ増員することも可能なので、求人・採用のプロセスやコストのカットにも役立ちます。

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まとめ

残業を減らすと、社員個人と企業の両方にメリットがあります。残業を減らすためにはさまざまな方法が考えられますが、社内で行う取り組みのほか、ノンコア業務の外注も有効です。依頼したい業務に見合った個人をマッチングしてくれるサービスの活用などもあわせて検討してみてはいかがでしょうか。

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佐藤カイ
オウンドメディアを持つ複数の企業において、WEBチームマネージャーとしてWEBマーケティング、GA解析、リスティング広告などを担当した経歴を持つ。現在クラウドワークスを中心にIT系の記事などを書くライターとして活動中。

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