企業において秘書が行う業務は多岐にわたります。そのため、秘書業務を効率化することによって生じるメリットも数多くあります。今回は、効率化しやすい・しにくい秘書業務や効率化のメリット、具体的な方法などを解説します。
目次
効率化しやすい秘書業務とは？
初めに、一般的な秘書業務および効率化がしやすい秘書業務を紹介します。
基本的な秘書業務とは
秘書の業務は、主に管理職のサポートを行うことです。スケジュールの管理、電話・メールの対応、来客への応対、各種文書（会議資料・挨拶状・社内文書など）の作成、会議や打ち合わせへの同席などを行うほか、都度発生する雑務もこなします。電話やメールは重要なものを優先して取り次ぐ、社内・社外の関係者へ電報や祝儀・香典などを送る、会食の会場を手配するなど、状況に応じた対応が求められる業務も少なくありません。
シェア可能な業務は効率化しやすい
秘書が行う業務の中で効率化がしやすいのは、ノウハウや情報を他者と共有できる業務です。たとえば、会議室の確保や社内文書の作成、電話やメールの一次対応などが挙げられます。対して、個人情報や機密事項を扱う業務、臨機応変な判断が必要な業務は効率化が難しい業務とされます。
例として、冠婚葬祭への対応などは個人情報を扱うことにくわえ、発生するタイミングや件数が予測しにくいため効率化がしにくい業務です。また、社内の機密情報を扱う重要な取引や打ち合わせへの同席などについても、シェアや効率化が困難な業務といえるでしょう。
秘書業務の効率化がもたらすメリットとは？
続いて、秘書業務の効率化によって得られるメリットを確認しましょう。
社内業務全体の効率化
秘書業務が効率化されると、社内業務全体の効率化につながる場合があります。秘書が多面的なサポートを行うことで管理職の業務が円滑に進むようになり、スムーズな意思決定を促せるというのが大きな理由です。管理職が迅速に意思決定を行えば、企業の方針や戦略が自ずと定まります。そのため、社全体の方向性や社員ひとりひとりの役割も明確になりやすく、効率的に業務を行えるようになるケースがあります。
メイン業務の充実
秘書業務の効率化が企業にもたらすメリットとして、各人がメイン業務に集中しやすくなるという点も挙げられます。メイン業務とは、管理職であれば企業の経営にかかわる業務、社員であればその会社のコア業務（売上に直結する業務）を指します。来客への対応や雑務など、状況に応じた対応が求められる仕事を秘書が引き受けることで個人のメイン業務が充実し、業績向上や勤務時間の短縮なども期待できます。
秘書自身の負担軽減
秘書業務を効率化すると、秘書自身の負担を軽くすることにもつながります。かならずしも特定の人物が行う必要のない業務や、決まったやり方で行わなくても良い業務を効率化すれば、業務の量・時間を削減できる場合があります。秘書の身体的な負担を軽減できることにくわえ、「効率化できない業務」をより丁寧に行うことで管理職のサポートを強化できるという利点もあります。
秘書業務を効率化する具体的な方法は？
では、実際に秘書業務を効率化するにはどうすれば良いのでしょうか。いくつかの方法をご紹介します。
業務マニュアルを作成する
まず、秘書業務のマニュアルを作るという方法です。ある程度定型化できる業務・情報共有が可能な業務はマニュアルに記しておけば、秘書の不在時にも他の誰かが代行できるようになります。また、秘書の休職・退職・転職などによって業務引継ぎが発生した際や、業務経験の浅い秘書を育成する際にも役立てることができます。さらに、マニュアル化する作業そのものが業務内容の整理につながるというメリットもあります。
ツールやアプリを活用する
ツールやアプリの活用も秘書業務の効率化には有効です。サポートする管理職のスケジュール、来客や会議の予定などはデジタル化によって管理・閲覧がしやすくなります。リマインダー機能を使って重要なアポイントを再通知したり、業務や連絡先を優先順位ごとに振り分けたりするなど、さまざまな使い方ができます。スマートフォンにダウンロードして使えるものや無料のものは手軽に活用できますが、スマートフォンの紛失による情報漏洩などには十分な注意が必要です。
システム導入で業務を自動化する
グループウェアなどのシステムを導入し、業務の一部を自動化する方法もあります。管理職のスケジュール調整を複数人数分行わなければならない場合や、会議室の急な予約・取り消しが発生した場合などの対応がしやすくなるだけでなく、社全体で共有すべき事項を一斉に通知したり、一部の役職・部署のみに情報共有を行ったりできるグループウェアもあります。機能や導入規模などによっては高額な費用がかかる場合もあるため、多くは事前承認が前提となるでしょう。
外注を活用する
秘書業務を効率化するために、外注するという方法もあります。外注先として一般的なのは、クラウドソーシングサービス（※オンライン上で業務の受注・発注ができるサービス）で、外注したい秘書業務に合ったスキルを持つ人を探すことができます。リモートでの業務委託契約になるため、社員を雇用する際にかかるコスト（福利厚生費や賞与、交通費など）はかからず、事務や経理などをあわせて依頼することも可能です。
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秘書業務全般を依頼することはもちろん、経理や会計などをあわせて依頼することも可能です。繫忙期のみ事務代行を依頼したり、中長期的に秘書業務を任せたりなど、自社の要望に合わせて柔軟に相談できます。また、NDA（秘密保持契約）を締結できるため、社内秘の情報（従業員の勤怠情報、売上データなど）を共有する場合でも安心して利用できます。
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・経理や会計の代行（仕訳や記帳、領収書の精算、給与計算など）：時給1,000～1,500円
・秘書業務の代行（スケジュール管理やアポ取り、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
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まとめ
秘書業務を効率化すると、企業も秘書自身もさまざまなメリットを得られます。効率化の方法はいくつかありますが、コスト面や活用のしやすさという観点からはクラウドソーシングなどでの外注がおすすめです。必要に応じて検討してみてはいかがでしょうか。
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