総務の役割は多岐にわたるうえ、企業によってもその定義にはばらつきがあります。しかし、総務の本質さえ理解できれば、「なぜ総務が必要なのか」をイメージできるはずです。この記事では、総務の役割と仕事内容、今後の総務に求められる姿勢、総務の仕事を効率化する方法を紹介します。
目次
企業の総務が担う役割とは？
企業における総務の役割を最初に説明していきます。
社員の多面的なサポート
総務は経営陣や他部署との関わりが多いだけでなく、社外の人とも関わる機会が多いのが特徴です。そのため、平たくいえば「会社を円滑にまわして社員の多面的なサポートを行う」のが総務の役割です。また、部署と部署・経営陣と現場をつなぐような役を担ったり、組織運営においては必要な業務であるもののどの部署も担当ではないという業務をまるごと引き受けて遂行したりする役割もあります。
総務と経理の違い
総務と経理は、業務範囲や関わる部署において明確な違いがあります。総務は業務範囲が広く社内外の人とコミュニケーションをとることが多いですが、経理は売上管理・仕入管理・給与計算・決算書作成などのお金の流れを管理する業務が中心となり、関わる部署もお金に関するところに限定されます。独立した部署として経理部がない企業の場合、総務部が経理業務を行うケースも存在します。
総務部の主な仕事とは？
総務部の主な仕事内容について解説します。
人事・労務関連の業務
総務は、似たような業務領域の仕事とまとめられることがあり、そのひとつが人事・労務関連業務です。人事関連の主な業務としては、人材採用や人材配置の立案、教育・研修の実施、人事評価があり、労務関連の業務としては勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きが含まれます。
庶務（一般事務）
庶務（一般事務）の業務も総務の仕事として含まれます。書類・資料作成、小口金管理、伝票処理、郵送物の発送、オフィスの環境整備など、幅広く対応します。企業によっては応接室などの清掃や、対外的な業務として電話対応や来客へのお茶出しなどを含めていることもあります。
安全衛生管理、リスク管理
社員の安全衛生管理や会社全体のリスク管理業務も総務部が担っています。安全衛生管理として、社員の健康診断まわりの対応やストレスチェックの実施、時間外労働に対する抑制など、社員の心身の健康に配慮した取り組みが含まれます。また、リスク管理としては個人情報や情報セキュリティなどのセキュリティリスクへの対策、コンプライアンス（法令遵守）などの危機管理が含まれます。
これからの総務に求められる姿勢や役割は？
企業の在り方や組織運営のかたちは時代の変化とともに変化していくものですが、これからの総務に求められる役割・持つべき姿勢とはどのように変化していくと考えられるのでしょうか。
BCPの知識と策定
総務部の業務のひとつに社内の安全管理があり、そこには防災管理も含まれています。その一環として、緊急事態が発生した際に事業継続の方法・手段を定めておく「BCP」を策定する重要性が高まっています。BCPとは「事業継続計画」ともいわれ、企業が自然災害・火災・テロ攻撃・システム障害などの危機的状況に陥った場合、資産の損失や損害を最小限に抑えることを目的とした計画です。
BCPを策定することによって、優先すべき事業の特定・目標とする復旧時間・オフィスや仕入れ品などの代替手段の用意などを決めておくことができ、またそうしておくことによって顧客や株主からの信用維持につなげることができます。
ダイバーシティへの理解
企業のグローバル化や労働人口の減少などから、多様な人材を活用するダイバーシティマネジメントの重要性がますます高まってきています。たとえば、女性・シニア層・外国人労働者などの採用、社員1人ひとりに合った人材配置や研修プログラムの作成などが含まれます。
ダイバーシティマネジメントを成功させるには人事評価制度の見直し・勤務形態の整備などへの取り組みが欠かせないため、さまざまな部署との接点が多い総務部が橋渡し役となり、ダイバーシティへの理解を社内に広めること・人事制度を整えていくことが求められています。
ファシリティマネジメントの視点
企業の経営資源には人材・情報・資金のほか、ファシリティ（企業経営で必要なすべての設備や環境など）も挙げられます。ファシリティマネジメントは総務部の仕事の中でも重要な活動のひとつで、経営的な視点を持ちながら取り組む必要があります。
単なる総務部の1人というよりも、社全体を俯瞰し、時には組織を変革する役割を担うことになり、具体的にはオフィス環境の整備・建物やオフィスのライフサイクルコストの理解・ランニングコスト削減などのほか、投資対効果を見込んだオフィス環境の最適化などもあります。
総務の仕事を効率化するには？
さまざまな役割を担う総務では、日常業務をこなすにも手一杯というケースは少なくありません。そのような中でBCPの策定・ダイバーシティへの取り組みを進めるには、総務の仕事を効率化することが不可欠です。具体的に効率化する方法を紹介していきます。
目標設定の実施
総務業務の効率化を図るには、まず明確な目標を設定することが大切です。総務部は会社の備品を一括で管理していることが多いため、経費の削減はもっとも取り組みやすいといえます。備品を管理する際に必要な種類・数を調査しておくことで余剰在庫を減らしたり、人件費・減価償却費などを見直したりすることで効率化を図りましょう。
ツール、システムの導入
総務業務の業務効率化には、ツールやシステムを導入することも有効です。さまざまなデータを一元管理できるため、たとえば人事データを1カ所に集約させることによって、社員1人ひとりのスキル・能力に応じた人材配置や研修プログラムを作成することが可能です。また、社内向けにAIチャットボットを導入すると、社員から何度も受けるような質問をまとめて仕組み化でき、問い合わせ対応に必要な時間を削減できます。
人材派遣の利用
人材派遣を利用することも総務業務を効率化する1つの方法です。人材派遣を利用すると、電話対応や来客対応はもちろん、書類・資料作成、データ入力、書類のファイリングなどを任せることができます。人材派遣は自社の社員の管理下で業務を依頼できるためマネジメントしやすいといえますが、自社の社員と同様に社会保険料・交通費などを支払う必要があります。
こちらの記事では、人材派遣とアウトソーシングの違いを詳しく紹介しています。
関連記事：アウトソーシングと派遣の違いとは？特徴や効果的な活用方法を解説
業務のアウトソーシング
総務代行会社やクラウドソーシングサービスなどへ業務をアウトソーシングする方法もあります。総務代行会社へ依頼すると、電話・メール・来客対応、人事管理・給与計算などのほか、ファシリティマネジメントを依頼できることもあります。一方、クラウドソーシングサービスへの依頼は、企業の繁閑に合わせた依頼をしやすいことにくわえ、テレワークの推進も図れます。
総務の外注には「クラウドワークス」がおすすめ
総務を外注したい場合、即戦力となる人材を確保できるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が登録しています。
クラウドワークスを活用すれば、経理・会計の経験者や、秘書・総務などのバックオフィス業務を得意とする人材を広く探すことができます。基本的に、リモートでの業務委託契約になるため、社員を雇用する際にかかる費用（福利厚生費や賞与、交通費、その他備品代など）がかからず、コストを抑えて総務などを外注することができます。税理士や社労士の有資格者も探せるため、税務相談や就業規則の作成などを依頼することも可能です。
【クラウドワークスでの発注事例】
・事務代行（データ入力や資料作成、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、領収書の精算、売掛金管理など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（スケジュール管理やアポ取り、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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まとめ
総務は幅広い業務や役割を担っているだけに、その取り組み方次第で会社全体の生産性・経費削減の実現性は大きく改善するといえます。より戦略的な部分となるコア業務に集中するためにも、ツール導入やアウトソーシング、クラウドソーシングサービスなどを検討してみてはいかがでしょうか。
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