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公開日: 2020.06.19

パワーポイント作成代行で受注率向上!依頼先の決め方や注意点を解説

ドキュメントの作成に想定より時間がかかってしまう、搭載機能を使いこなせず目指すクオリティのものが作れないなど、パワーポイントの資料作成に関する悩みを持つ方は多いのではないでしょうか。すぐに解決するのが難しい場合、資料作成代行を依頼するのも選択肢です。ここでは、作成代行を依頼するメリットや依頼先の決め方、注意点などをまとめました。

パワーポイント資料作成を代行すべき理由


パワーポイント資料の作成代行を依頼したほうが良い主な理由として、次の2点が挙げられます。

コア業務に集中できる

完成度の高いパワーポイント資料を短時間で作成するには、画像やグラフの挿入・配置手順、全体のレイアウトやアニメーションの設定などといった操作に慣れていることが前提となります。

しかし、ワードやエクセルとは違って不慣れな人が少なくないパワーポイントでの資料作成は、完成までに時間がかかり、本来行うべきコア業務の工数が確保できないというケースが少なくありません。その点、代行を依頼すれば、社員が資料作成に充てていた時間をコア業務へ回すことができ、企業の生産性向上にもつながります。

質が高い資料を作成できる

パワーポイント資料作成の代行を請け負う個人や会社の多くは、パワーポイントの機能や効果的な資料作成方法を熟知しています。そのため、パワーポイントの長所を生かした高クオリティな資料の作成が可能です。社内会議で行うプレゼンなどのほか、競合他社も多数参加するコンペなどにも通用する資料がほしい際には、作成代行を依頼すると良いでしょう。

パワーポイント資料作成の代行先の決め方


パワーポイント資料の作成を依頼する際、どのような点を考慮して代行先を決めれば良いのでしょうか?検討のポイントを紹介します。

何を重視するか

まず、納期・費用・資料のデザインなどといった要素のうち、何を重視して作成代行を依頼するかを明確にします。とにかく早めに完成させてほしい、急がなくて良いので費用を抑えたい、顧客の目を引く資料がほしいなど、企業の状況や資料の使用目的を考慮して重視するポイントを決めましょう。資料作成のスピード・料金・クオリティなどは代行先によって異なるため、どこへ依頼するのが良いかを選ぶ基準になります。

スキルや実績があるか

パワーポイント資料作成に関するスキルや実績の有無も重要です。資料に使用する文章・画像・グラフなどを渡したうえで作成してもらうのか、まったくのゼロから作成してもらうのかにもよりますが、パワーポイント資料の作成にはライティングスキル・デザインスキル・レイアウトスキルなどさまざまなスキルが必要です。

過去に作成したパワーポイント資料などをサンプルとして提示してもらえるようであれば、それぞれのスキルレベルを確認しておきましょう。資料作成の実績や利用者のリピート率などが公開されている場合、そういったデータもひとつの指標になります。

簡単に依頼できるか

依頼は簡単であるか・依頼しやすいかどうかもチェックしておきたい点です。特に、急いで資料を作成してほしい場合などには、依頼手続きが煩雑でないことや、速やかにこちらの意図を汲んで資料に反映してくれることが重要となります。事前に見積もりや相談が可能であれば利用し、不明点や齟齬をなくしてから正式に依頼を行うのも良い方法です。

パワーポイント資料作成の主な代行先


実際にパワーポイント資料の作成を依頼できるのは、次のような代行先です。

ビジネス資料作成代行サービス会社

ビジネス資料作成代行サービス会社では、企画書や提案書、商品カタログなど、ビジネス全般で使用する資料の作成代行を行っています。パワーポイントの資料だけではなく、他のソフトやツールで作成する資料もあわせて依頼したい場合などに利用するとスムーズです。

パワーポイント資料作成専門会社

パワーポイント資料作成専門会社は、パワーポイントを用いた資料の作成に特化した会社です。そのため、パワーポイントのさまざまなノウハウを持っており、資料の制作実績も豊富な場合が多数あります。有料の素材やオプションツールが充実しており、高いクオリティの資料を期待できますが、そのぶん料金が割高になるケースもあります。

クラウドソーシングサービスやオンライン秘書

クラウドソーシングやオンライン秘書にも作成代行を依頼できます。クラウドソーシングはオンライン上で仕事の受発注ができるサービスで、オンライン秘書は事務領域のハイスキルな在宅アシスタントを確保できるサービスです。

クラウドソーシングは匿名での受発注が可能で、人選・契約・成果物の納品・報酬の支払いなどがオンライン上で完結します。そのため、パワーポイントの知識が豊富な個人、プレゼン資料作成に十分な実績のある個人などをピックアップして資料作成代行を依頼し、オンラインで納品してもらうことができます。一方のオンライン秘書は実名でのやりとりになるため、より信頼性の高い人に依頼したい場合におすすめです。

パワーポイント資料作成代行時の注意点


パワーポイント資料の作成代行を依頼する際、具体的にどのような点に注意すれば良いのでしょうか?特に重要な3点を紹介します。

「伝えたいこと」の方向性を固める

どのような場で、誰に向けて示す資料なのかによって「伝えたいこと」や「伝え方」は異なります。決算や売上などを報告する資料は数値やグラフを多めに使って推移を明確にする、商品のプレゼン資料は何パターンもの画像や見やすいフォントの文字によって特徴・メリットを際立たせるなど、「伝えたいこと」の方向性をはっきりさせてから依頼することが大切です。

認識のすり合わせをしっかり行う

実際に資料作成を行う担当者と認識のすり合わせをきちんと行っておくことも重要なポイントです。事前に資料の内容やスケジュール感に関する認識のすり合わせができていれば、想定と異なる資料が作成されてきたり、納期に間に合わないほど大幅な修正が発生したりする事態を避けることができます。

また、こまめに連絡を取り合える体制を作っておけば、要件の変更・担当者の急病などといった不測の事態にも対応しやすくなります。

データの取り扱いに注意する

作成してほしい資料の種類にもよりますが、依頼時に社内の機密事項や個人情報にあたるデータの貸与を行う場合があります。より具体的で訴求力の高い資料を作成するためには必要なことですが、取り扱いには十分に注意しましょう。「資料作成後には速やかに破棄・削除を行う」など、貸与データの取り扱いについては事前に取り決めをしておくと安心です。

パワーポイント資料作成代行は「ビズアシスタントオンライン」

パワーポイントの豊富な知識と高い資料作成能力を持つ人に資料作成代行を依頼したいのであれば、「ビズアシスタントオンライン」がおすすめです。

ビズアシスタントオンラインは、さまざまなスキルをもつ個人が多数在籍するオンラインアシスタントサービスです。パワーポイント、ライティング、デザインのスキルをすべて持つ在宅アシスタントに代行を依頼すれば、優れたコストパフォーマンスで高品質な資料の作成が可能です。進捗確認や途中経過、不明点の質疑応答などもオンラインで行えるため、担当者と認識のズレが発生しにくいメリットもあります。

最短で1カ月から、必要な期間・人数の契約ができるため、企業の繁閑や必要な資料の本数に応じて柔軟な調整が可能です。パワーポイント以外の資料や帳票、各種ドキュメントなどの作成をあわせて依頼することもできるため、必要に応じてご検討ください。

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まとめ

社内におけるパワーポイントの資料作成に課題を抱えているのであれば、作成代行を依頼するのもひとつの方法です。ポイントを踏まえて代行先を選べば、十分な知識とスキルを持つ担当者による質の高い資料が期待できます。コスト・スキル・連絡などの面に優れたサービス「ビズアシスタントオンライン」を利用すればパワーポイント以外の業務も幅広く依頼することが可能なため、一度検討してみてはいかがでしょうか。

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ippo(一歩)
ビジネス系Webメディアにて執筆を担当。カード決済会社など、複数のオウンドメディアでの執筆経験あり。自身が従業員の教育や指導で得た経験を活かした、業務効率化やビジネス知識の解説などのテーマを得意とする。ブログ運営やビジネス心理学講座で1年半以上学んだ知識や経験をもつ。

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