テープ起こし（文字起こし）は正確さを要求される作業であり、不慣れだと膨大な時間がかかることも少なくありません。この記事では、テープ起こしを正確に行うコツ・早く行うコツ・録音時のコツという3つのポイントに分け、詳しく解説します。
目次
テープ起こしを正確に行う2つのコツ
まず、文字起こしを正確に行うためのコツを紹介します。あとで見返したときにミスがいくつも出てこないよう、ここで挙げるコツを把握しておきましょう。
はじめに通しで聞いておく
テープ起こしを始めるにあたり、最初は録音を通しで聞いておくようにし、いきなり文字起こし（タイピング）を開始しようとしないことが大切です。特に複数人の話者がいる場合、全体の流れを把握することによってそれぞれを区別しやすくなり、内容の理解・整理につながるからです。正確な文字起こしのためには、1度目の再生は内容理解のため、2度目以降の再生は文字起こし作業のためというように分けるのがコツです。
日本語入力システムを利用する
漢字・語彙の変換を間違えている、英語のスペルミスがある、最初に長い文章をひらがな入力してから一気に変換しようとしたら上手くいかないなど、タイピング自体は早く終わっても必ずしも文字起こし作業がすべて順調にいくとは限りません。このような場合は日本語入力システムを活用する方法があります。
「ATOK（エイトック）」は、入力を推測して変換する機能・敬語や重ね言葉などを自動で校正する機能・タイプミスなどを正しく直す機能にくわえ、長文変換、英語入力支援などの機能も備わっている有料日本語入力システムです。『ATOK Passport』というWindows・Mac・Androidのすべてで利用可能なサブスクリプション制度を提供しているほか、Windows版・Mac版・Android版・ios版などを1つ単位で利用することも可能です。
無料の日本語入力ツールとしておすすめなのは「Google日本語入力」です。入力を推測して変換する機能・タイプミスをサポートする機能などのほか、インターネット上で頻出する固有名詞などをもとに辞書を作成しており、最新の語彙・専門用語などを自動更新しているのも特徴です。
テープ起こしを早く行う4つのコツ
続いて、テープ起こしを早く行うためのコツを4つ紹介します。
専用の音声再生ソフトを使用する
音声再生ソフトを使うことで、作業効率を飛躍的に向上させることができます。文字起こしに特化したソフトの中には、停止ボタンを押してから再度始めるときに数秒だけ巻き戻すといった機能が備わっているものがあります。この機能があると停止後の書き始めに余裕がうまれ、自身で巻き戻す手間を減らせるため、録音が長ければ長いほどに時間短縮効果を期待できます。中でも「okoshiyasu2」や「テープ起こしプレーヤー」などは初心者が使いやすいツールです。
タイピングの速さに合わせて再生する
タイピングの速度は人によって大きく差が出る部分であるうえ、実際の発話速度で文字起こしを進めていくのは初心者にとって至難の技といえます。自身のタイピング速度に応じて再生速度を変えられるソフトを使うことも、スムーズに文字起こし作業を行うコツです。
聴きとれない部分は後回しにする
文字起こし作業をしていると、複数人が同時に発言している・話者がボイスレコーダーから離れたために声が小さい・話者の背後から雑音が発生しているなどによって聴き取りが難しいケースがあります。このような場合は聴き取れないことにこだわり過ぎず、まずは終わらせることを優先します。その際、たとえば該当箇所に「・・・」などと記載しておき、後で再度確認する際に箇所を見つけやすくしておくのもコツです。
頻出単語は一括変換（置換）を行う
対話の中で頻出する名前・サービス名・企業名などは、「A」や「B」などと短い記号にして入力しやすくしておき、文章作成後に文字の置換機能を用いて一括変換することができます。カタカナ表記→英単語表記にする、ひらがな表記→漢字表記にするといったことも簡単に可能です。
Wordの場合、ホーム→編集欄にある置換ボタンをクリックします。検索する文字列欄には置換前の単語を、置換後の文字列欄には入力したい単語をそれぞれ入力します。すべて置換ボタンをクリックして完了です。また、Googleドキュメントの場合、上部のメニューバーにある編集→検索と置換をクリックし、検索欄には置換前の単語を、次に変更欄には入力したい単語をそれぞれ入力します。
テープ起こしを楽にする録音時の2つのコツ
会議やミーティングなどを録音する時には、以下の2点をふまえておきましょう。
複数人の場合は話者特定に配慮する
会議や座談会などでよくあるのが、複数の話者がいるケースです。複数人の音声を聞き分けるには、たとえば文字起こしを担う人物が実際の会議に参加して、各人が話す時間・性別・声の特性・内容に関するメモを作成しておくと混乱を防ぐことができます。また、司会者が発話者の名前を呼んでから発話する、発話者自身が発話前に名前を名乗るといったことも有効です。
音声がクリアに録音できるよう工夫する
録音時は周りの環境を整えて、より聞き取りやすい状態を作ることも大切です。たとえば、飲食店やシェアオフィスなどのノイズが多いところで行うのではなく、会議室などのようにまわりに人がいない静かな場所で行うのもポイントです。また、BGMや音楽がある場合にはできるだけ音を小さくする、もしくは消してもらえるように交渉をしておきましょう。
テープ起こしはプロに依頼するのもおすすめ
テープ起こしや文字起こしは慣れていないと時間がかかり、1時間のインタビュー記事を作成するだけでも5～6時間が発生してしまうことも少なくありません。限られた時間を有効活用するためには、文字起こし経験が豊富なプロに依頼をしてみてはいかがでしょうか。録音した音源を渡して文字起こしをしてもらうほか、会議自体にリモートなどで参加してもらってリアルタイムでメモをしてもらうことも可能です。
文字起こしの依頼者が見つからない場合、クラウドソーシングサービスの利用を検討してみましょう。特に、クラウドワークスにはテープ起こしの豊富な経験をもつクラドワーカー（フリーランスや個人）が多数在籍しています。
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まとめ
会議やインタビューなどの文字起こしは時間・労力を使うため、日本語入力システム・ツールなどをうまく活用しながら効率化を図ることがおすすめです。自社で取り組めるようなリソースがない場合には、音源を渡して文字起こしを外注する、あるいは会議などにリモート環境で参加してもらうといった方法をとることもできます。ぜひ検討してみてください。
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