インボイス制度が施行され、請求書の作成・発行をオンラインに切り替えたいという方も多いのではないでしょうか。この記事では、請求書をオンラインで作成するメリットと注意点、電子請求書システムを導入するメリット、おすすめのサービスなどを紹介します。
インボイス制度については以下の記事を参照してください。
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目次
請求書をオンラインで作成するメリットとは？
請求書をオンラインで作成することには以下のようなメリットがあります。
業務プロセスを簡素化できる
請求書をオンラインで作成すると、パソコンの画面上から押印、発行、送付などの一連の操作を行えます。書面での発行と比べて、印刷や封入、送付、ファイリングなどの作業が必要なくなる分、業務プロセスを簡素化することができます。インターネット環境とパソコンさえあれば作成できるため、テレワーク環境や在宅勤務でもスムーズな発行が可能です。
発行や郵送のコストを減らせる
請求書を書面で発行するためには、用紙・インク・封筒・切手代などのコストが発生するうえ、印刷・封入・発送に伴う人件費もかかります。請求書をオンラインで作成することによってこれらのコストを削減でき、印刷や発送に必要な手間・時間も省けるため、リソースを別の業務に生かすことも可能です。
請求書をオンラインで作成する時の注意点
請求書をオンラインで発行する場合、以下の2点を特に注意する必要があります。
真実性や可視性を満たすこと
オンラインで請求書を発行する場合、タイムスタンプなどを活用し、請求書が改ざんされないよう注意しなければなりません。タイムスタンプとは原本性の証明のために考えられたマークのことで、付与されると「その時刻以降は改ざんされていません」という証明になります。そのほかにも、改ざん防止の方法として電子署名の導入やPDFフォーマットで送信するといった方法があります。
また、書類の解像度が低いと小さな文字や数字などが分かりにくくなってしまうため、解像度は高いほうが望ましいです。目安としては200dpi（ドットパーインチ）以上、カラー書類の場合はRGB256以上を満たす必要があります。
それにくわえて、税務調査時に滞りなく進められるよう、必要な書類を必要な時に見つけられること・書類をカラーでも問題なく確認できること・取引年月日や勘定科目などで簡単に検索できること・カラー印刷が可能なプリンターを完備していることなどの「可視性」の確保も義務になっています。
印鑑の押印があると信頼性の担保に
本来、請求書への押印は義務付けられていませんが、押印がある請求書のほうが正式な書類として判断しやすく、取引先からの信頼性も高まる傾向があります。オンラインで請求書を発行する場合、電子印鑑を専門ツールや実店舗などで作成しておく方法と、手持ちの印鑑を用紙に押印してそれをスキャンしたものを画像として使用する方法があります。
電子請求書システムを導入するメリットとは？
実際にオンラインで請求書を発行する場合、WordやExcelで一から作成していくこともできますが、さらに効率化を行いたい時に便利なのが「電子請求書システム」です。電子請求書システムを導入とどのようなメリットがあるのか紹介していきます。
支払い漏れなどの確認の手間が省ける
電子請求書システムの中には、支払い漏れを確認することができるサービスがあります。未入金の請求書や支払期限が過ぎている取引があると、それを請求元に知らせる通知が届くため、支払い漏れが起こっているかどうか確認しやすくなります。経理担当者はこのような確認にかける時間・労力を大幅に省けます。
セキュリティ対策が可能
請求書をオンラインで送付する際に気をつけたいのが、データの誤送信です。しかし、電子請求書システムを使って請求書を作成する場合はクラウド上にある専用のサーバーで請求書が保管され、専用のURLにアクセスしなければダウンロードできない仕組みになっていることが多いため、情報漏えいが起こるリスクは低くなります。
そのほかにも、サービスによってはセキュリティのプロによる24時間365日の監視体制、電子データの自動バックアップ、通信データの暗号化などを行っているところがあります。
導入実績が多いおすすめ電子請求書システム
電子請求書システムとして提供されているサービスは数多くあるため、信頼性の高さが分かる「導入実績の多さ」で選定していくのもひとつの手です。そこで、多くの企業に導入されている電子請求書システムを3つ紹介します。
※紹介しているプランや料金は2024年2月現在の内容となっているため、最新のプランやキャンペーンなどは公式サイトをご確認ください。
MFクラウド請求書
MFクラウド請求書はインボイス制度や電子帳簿保存法に対応しており、直感的な操作で請求書の作成・送付が行える電子請求書システムです。取引先や請求書の品目を一度入力すればシステム上で自動登録され、次回作成時は取引先を指定するだけで簡単に請求書を作成できます。
印影データをアップロードすれば、押印済みの請求書を発行することも可能です。編集・閲覧権限の管理も可能であるため、請求書の改ざんなどといったリスクを回避できます。
法人向けプランと料金は以下のとおりです（税抜）。
・スモールビジネス 2,980円/月
・ビジネス 4,980円/月
・クラウド請求書Plus（IPO準備・中堅〜上場企業向け）※料金は問い合わせ
freee会計
freee会計は、請求書の発行はもちろん、請求書の内容から帳簿を自動作成できる機能を持つ電子請求書システムです。経理や税務の知識がない人でもワンクリックだけで決算書の作成が行えます。
インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、法令の変更などがあった際は会計ソフトが自動的にアップデートされます。
プランと料金は以下のとおりです（税抜）。いずれのプランにも30日間の無料お試しがあります。
・ミニマム 2,680円/月（23,760円/年）
・ベーシック 5,280円/月（47,760円/年）
・プロフェッショナル 47,760円/月（477,600円/年）
Misoca
Misocaは、見積書のデータから請求書を作成できる電子請求書システムです。複数のテンプレートから好きなデザインを選べる上、印影や会社のロゴを入れたオリジナルの請求書も作成できます。
外部サービスとの連携を行えるため、会計や確定申告などのオンラインソフト間のデータ移行も可能です。データの自動バックアップや通信の暗号化などの機能も搭載されています。
プランと料金は以下のとおりです（すべて税抜）。有料プランについては初年度無料キャンペーンを行っている時期もあるため、公式ページから確認してください。
・無料プラン
・プラン15 8,800円/年
・プラン100 3,000円/月
・プラン1000 10,000円/月
経理業務の効率化には「クラウドワークス」がおすすめ
電子請求書システムの導入や、経理業務全体の効率化を考えている場合、クラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
クラウドワークスを活用すれば、事務領域のプロや経理・会計などの有資格者などを探すことができ、オンライン上で仕事をスムーズに依頼できます。また、特定のシステムやツールに詳しい人材を探し、導入サポートやアドバイスを受けることも可能です。月末の繫忙期のみ経理業務を依頼したり、継続的に事務代行を任せたりなど、自社の要望に合わせて柔軟に相談できるため、多くの企業が外注の窓口としてクラウドワークスを活用しています。
【クラウドワークスでの発注事例】
・事務代行（データ入力や資料作成、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理や会計の代行（仕訳や記帳、領収書の精算など）：時給1,000～1,500円
・秘書業務の代行（スケジュール管理、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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まとめ
請求書のオンライン発行は、パソコンとインターネット環境さえあれば進められるのでテレワーク環境下では特に便利といえ、コスト削減効果も期待できます。ただし、一から自分で作成するとなると内容の改ざんや誤送信の危険性が高まるため、電子請求書システムの利用がおすすめです。さらなる経理業務の効率化を進めたい場合には、ぜひ外注も検討してみてください。
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