アポイント調整は、営業活動に欠かせない業務のひとつです。作業内容そのものはシンプルですが、意外と手間やコストがかかると悩んでいる方も多いでしょう。そこで今回は、アポイント調整メールの書き方や例文、アポイント調整を効率化できるツール、おすすめの外注先などを紹介します。
目次
アポイント調整とは
アポイント調整とは、自社の顧客や取引先企業との打ち合わせを行う際に、双方のスケジュールを合わせることです。また、営業活動の一環として見込み顧客などへのアポ取りを目的に行うこともあり、いずれの場合も電話やメールで連絡します。
このページでは「メールでのアポイント調整」に焦点を当てているため、電話でアポイント調整を行いたい場合は、以下のページを参考にしてください。
関連記事:テレアポの効率化には何が必要?有効な方法やおすすめの外注先も紹介
アポイント調整メールの書き方
まずは、メールでアポイント調整を行う際のコツをいくつか紹介します。
①メールの件名をきちんと記入する
アポイント調整を行う場合、メールの内容だけでなく、件名をきちんと記入することが重要です。どのような用件なのか伝わりづらい件名では、メールを見逃してしまう(しばらく開封されない)可能性があるためです。件名の前半に重要事項を記載し、社名・氏名などもあわせて明記すれば、「誰からどんな内容のメールが送付されてきたのか」がぱっと見ただけで伝わりやすくなります。
【伝わりやすいメールの件名の例】
・「◯◯の打ち合わせに関する日程調整のお願い」株式会社ABC
・株式会社ABC【〇〇の件についてのお伺い】
・【ご面談のお願い】株式会社ABC 営業部 山田太郎
メールでアポイント調整を行う場合は相手の都合に合わせるのが基本なので、「~のお願い」「~のご相談」「~のお伺い」などの言葉を添え、こちらの姿勢が伝わる件名にしましょう。
②候補日をいくつか提案する
打ち合わせなどの日程を決める場合、スケジュールの候補日をいくつか提案するとスムーズにアポイント調整を行うことができます。相手の都合の良い日程を聞くだけでは、かえって相手を悩ませてしまうケースもあるためです。
また、相手から提案された日程ではこちら側のスケジュール調整が難しい場合もあり、候補日を提案しないことによってメールのやりとりが増える恐れもあります。
なお、候補日を提案する際は「来週火曜日の10時」といった書き方ではなく、「◯月◯日(火曜日)午前10時00分」「◯月◯日(火)10:00~11:00」というように日付・時間を明記し、双方で認識のズレが起こらないように注意しましょう。
③余裕のある返信期限を設定する
スケジュール調整のタイミングにもよりますが、返信の締め切り日を記載しておいたほうが良いケースもあります。相手が積極的にスケジュール調整を行いやすくなり、メールの返答率が高まる傾向にあるからです。また、返信がないときに、電話での再確認やリマインドメールの送付も行いやすくなります。ある程度の余裕をもたせ、返信期限を4日後~1週間後ほどに設定するケースが一般的です。
このように、アポイント調整には打ち合わせの日程調整、候補日の提案、返信期限などのスケジュール管理がつきものです。ビジネス向けのスケジュール管理アプリや、エクセルでのスケジュール管理方法などについては、以下のページで詳しく紹介しています。
関連記事:スケジュール管理のコツと厳選アプリ。エクセルでの管理方法も紹介
アポイント調整メールの文例
ここでは、アポイント調整メールの文例を紹介します。メールでアポ取りを行う際のテンプレートとしてご活用ください。
【文例】アポイント調整の際、最初に送るメール
件名「◯◯の打ち合わせに関する日程調整のお願い」株式会社ABC
営業2課 佐藤様
お世話になっております。株式会社ABCの山田太郎です。
先日はお忙しい中お時間をいただき、誠にありがとうございました。
お話しの中でご質問いただいていた弊社商品の新たなサービスについて、改めてご説明する機会を頂戴したく、ご連絡させていただきました。
【訪問希望日時】
①◯月25日(火)10:00~11:00、14:00~15:00
②◯月26日(水)13:00~14:00、15:00~16:00
③◯月28日(金)終日
つきまして、上記いずれかの日程からご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、◯月19日(水)までにご返信いただけますと幸いでございます。ご検討のほど宜しくお願い申し上げます。
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株式会社ABC 営業部 山田太郎
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:yamada@gmail.com
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【文例】相手からの返信に対して送るメール
相手から返信メールが来たら、返信へのお礼と正式なアポイント日時を連絡します。場所や簡単なアジェンダなども明記すると良いでしょう。
営業2課 佐藤様
お世話になっております。株式会社ABCの山田太郎です。
早々にご返信いただきありがとうございます。
お知らせいただいた日時にて貴社へお伺いし、サービスのご説明をさせていただきたく存じます。
【訪問予定】
日時:◯月28日(金)13:00~14:00
場所:貴社 本社ビル
打ち合わせ内容:弊社商品の新サービスのご説明
当日は、弊社営業部長◯◯、商品開発部の◯◯、私の3名でお伺いいたします。
月末の繁忙期に大変恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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株式会社ABC 営業部 山田太郎
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:yamada@gmail.com
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アポイント調整ツールを導入するメリット
打ち合わせを少人数で行う場合、アポイント調整はそれほど複雑になりませんが、参加者が多くなってくるとその限りではありません。とくに、スケジュールを変更する際は、押さえておいた会議室をキャンセルしたり、再予約を行ったりする手間が発生します。
このようなときに便利なのが「アポイント調整ツール」です。
一般的なアポイント調整ツールには、メールを使って自動的に日程調整を行う機能が搭載されています。参加者に候補日が送付され、それぞれが自分の都合の良い日程を入力すると、最適なスケジュールが自動で選出される仕組みです。ツールによっては、日時が決まると会議室の予約・解除を自動的に行う機能も搭載しており、日程変更にともなう会議室の仮予約解除・再予約などの手間を省くこともできます。
そのほか、日程調整メールやリマインドメールを自動的に発信してくれるツールもあります。アポイント調整は、対象人数が増えるほど管理する手間がかかりますが、アポイント調整ツールを導入すれば時間やコストを削減することが可能です。
おすすめのアポイント調整ツール3選
ここでは、おすすめのアポイント調整ツールについて、それぞれの特徴や料金体系を紹介します。
調整アポ
「調整アポ」は、オンライン会議などの日程調整を自動化できる法人向けツールです。Web会議ツールのURLを発行する、リマインドメールを送信する、会議室を予約するなど、アポイント調整に関する業務を自動化できます。月額利用料や料金プランは非公開のため、問い合わせをして確認する必要があります。(※無料トライアル期間あり)
伝助
「伝助」は、会員登録不要・完全無料で利用できるスケジュール調整サービスです。オンライン上のカレンダーで参加者のスケジュールや候補日を共有し、参加者が入力した出欠の状況を自動で集計・表示してくれます。クリック操作だけで出欠登録や日程調整を行えるため、社内のイベントや会議にも利用しやすいことが特徴です。
HubSpot
「HubSpot」は、顧客管理ツールとして幅広く利用されており、搭載機能のひとつであるミーティングツールを使ってアポイント調整を行うことができます。無料版・有料版があり、料金プランによって使える機能やスペックが異なります。連携機能もあるため、マーケティングや営業、カスタマーサービスなどを一元管理したい場合にもおすすめです。
そのほか、社内で対応するだけでなく、営業に関する業務を外注する方法もあります。アポイント調整や営業リストの作成代行などを依頼したい場合は、以下のページを参考にしてください。
関連記事:営業リスト作成代行を頼むには?料金相場やおすすめの依頼先を解説
アポイント調整、ビジネス事務の依頼なら「クラウドワークス」
アポイント調整の労力やコストを軽減したい場合、クラウドソーシングサービス(※)を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキルを持つ人材を探すことができます。
依頼先の選定・依頼内容の相談・契約・報酬の支払いなどといった一連の作業がオンライン上で完結し、単発の依頼・長期的な依頼のどちらにも利用可能です。
▶アポイント調整を依頼できる人材はこちら!実際のプロフィールをチェックできます
【クラウドワークスの案件の例】
・アポイント調整代行(商談の日程調整、返信対応など):商談成立1件あたり3,000円
・メールや電話、チャットでの返信代行&簡単な事務作業:時給1,000円~
・フルリモートの事務代行(日程調整、公式SNSの返信・更新など):時給1,000円~
・秘書募集(スケジュール管理、簡単な事務作業、データ入力など):時給1,300円
・テレアポ代行(説明会や体験レッスンの日程調整、フォローアップなど):月額1万円~
プログラマーやエンジニアも多数登録しているため、簡易的な日程調整ツールの開発依頼・見積もりなども依頼でき、特定の調整ツールの経験者を探すこともできます。
(※)クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと