ミーティング・打ち合わせなどのアポイントを調整するには電話やメールでの連絡が必要です。相手の都合の良い時に確認できる・文面として残ることで互いに齟齬をなくせるのはメールのほうといえるでしょう。そこで、メールでアポイントを調整する際の効果的な書き方、文例、便利なツールなどを紹介します。

アポイント調整の3つのポイント

最初に、メールでアポイント調整を行う場合に気をつけたいポイントを3点ご紹介します。

件名には要件を明記する

自社から送信したメールが送信先のメールボックスの中で埋もれてしまう、用件が伝わらない件名にしているために開封されず見逃されてしまうといった事態を避けるため、件名には要件を明確に記載しましょう。その際、できるだけ件名の前半に重要事項を記載し、社名・氏名なども添えておくと一目で伝わりやすくなります。たとえば以下のような書き方があります。

 
相手に都合をつけてもらうことになるため、「～のお願い」「～のご相談」「～のお伺い」などの言葉を添えて依頼の意向を伝えるようにするのがポイントです。

候補日の候補はいくつか提示する

日程調整の候補日は送信元がいくつか提示するようにします。都合の良い日を教えてもらうように打診する場合、かえって相手を悩ませることになりかねず、そのうえ提示された日程でこちら側が調整できない場合はメールのやりとりが増えてしまうからです。なお、候補日は「来週火曜日 10時」といった書き方ではなく、「○月○日（火曜日）午前10時」というように日付・時間を明記し、認識違いが起こらないようにするのも大切です。

ゆとりある返信期限を設定する

メールの内容などにもよりますが、返答の締め切り日を記載しておくと相手が積極的にスケジュール調整を行いやすくなり、返答率も高まる傾向にあります。そのうえ、返信が来ない場合の電話確認やリマインドメールも行いやすくなります。返信期限には余裕をもたせ、4～1週間ほどで設定することがおすすめです。

アポイント調整のメール文例

ここでは、アポイント調整を依頼する際の文例と、相手から返事が来た後に送信する文例の2パターンを紹介します。

アポイント調整を依頼するメール文例

相手から返事が来たあとのメール文例

相手から返事が来たら、返事に対するお礼と正式に決まった日時を連絡します。互いの齟齬がないよう場所や簡単なアジェンダなども明記すると良いでしょう。

アポイント調整ツールは本当に便利？

打ち合わせの参加者が少ない場合はアポイント調整はそれほど複雑になりませんが、参加者が多くなってくるとその限りではありません。また、相手が自社へ来訪する場合には押さえておいた会議室などをキャンセルし、再予約を行う手間も発生します。このような時に便利なのがアポイント調整ツールです。ここではメリットやおすすめのツールを紹介します。

アポイント調整ツールのメリット

一般的なアポイント調整ツールには、メールなどで行う日程調整を自動化する機能が搭載されています。参加者には候補日が送られ、それぞれが自分の都合を入力すると、全員の都合が合う最適解が自動で選出されるしくみです。また、調整ツールによっては、日時が決まると会議室の仮押さえを自動的に解放するといった機能を有するものもあり、仮予約解除の手間を省くことができます。

そのほか、日程調整メールやリマインドメールなどを自動的に発信してくれるツールもあり、参加人数が増えるほど煩雑で時間がかかりがちなアポイント調整の人的労力・コスト軽減を目指すことが可能です。

アポイント調整ツールのおすすめ3選

アポイント調整ツールのおすすめとして3つをご紹介します。最初に紹介する「調整アポ」は、日時の仮押さえと削除、会議室予約を自動で行えるうえ、招待される側は届いたURLから日時を選ぶだけで調整ができるのが特徴です。なお、調整アポを利用するにはクラウド受付システムの「RECEPTIONIST」が必要です。

続いて紹介する「伝助」も、会員登録などが不要な無料サービスです。カレンダーを選択して候補日を設定し、スケジュール調整ページを作るだけで操作が完了するうえ、招待する側へURLを送るだけで日程調整を行うことができます。クリックするだけで出欠登録が可能なためスマートフォンでも操作しやすく、社内のイベントや会議などにも利用しやすいツールといえます。

最後に紹介する「HubSpot」は顧客管理ツールとして幅広く利用されており、その機能のひとつとして備わっているミーティングツールを使うことでアポイント調整を行うことができます。無料で利用できるうえ、GoogleカレンダーやOffice 365カレンダーと同期もできます。打ち合わせの予約はこれらのカレンダー上で行えるため、何度もメールのやりとりをする必要がありません。HubSpot CRMと連携することも可能です。

ビジネス事務全般の外注ならビズアシスタントオンライン

アポイント調整の労力やコストを軽減する方法のひとつに、オンラインアシスタントサービスの「ビズアシスタントオンライン」を活用する方法があります。

ビズアシスタントオンラインならば、アポイント調整を中心とする事務領域の業務を、テレワーク環境で稼働可能なアシスタントへと依頼することができます。即戦力人材が揃っているうえ、1人で複数の業務をこなせるプロが数多く在籍しているため、アポイント調整のみならず経理業務・資料整理・オウンドメディア運用・マーケティングなどを併せて依頼できることもあります。

人材派遣ではなく繁忙期にだけ人手が欲しい企業や、繁閑に合わせてアルバイトや業務委託の人材を調整している企業ならば、月50時間から（業務により30時間から）・1日数時間程度の依頼が可能なビズアシスタントオンラインはコスト削減につながるといえます。

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まとめ

アポイント調整は参加人数が増えるほど煩雑になりがちですが、それにくわえて会議室の仮押さえの解除・正式な予約などの作業もミスなく進めていく必要があります。調整の労力や時間を削減するためにはアポイント調整ツールを利用したり、オンラインアシスタントへノンコア業務全般をまとめて依頼したりして、上手に業務効率化を図っていきましょう。

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